Folyamat alapon 10 - Jóváhagyások kezelése

Folyamat alapon 10 - Jóváhagyások kezelése

Vajon miért lehet olyan lényeges - és érdekes - a jóváhagyások kezelése, hogy külön blogposztot szenteljünk neki? Hiszen a jóváhagyás egyszerű: szóban jelezzük, vagy emailben megírjuk igényünket felettesünknek, aki vagy jóváhagyja, vagy elutasítja, nem? Rövid válaszunk: nem. A jóváhagyások kezelése ennél jóval összetettebb és szervezeti szempontból lényegesebb tevékenység, így mai posztunk témája ez lesz.

Mit szükséges jóváhagyni?

Fontos kérdés, hogy az alapeseteken túlmenően - például egy kolléga szeretne irodaszert rendelni, ám ezt jóvá kell hagynia felettesének, és így tovább - rengeteg olyan helyzet, igény, dokumentum vagy éppen döntés jelenhet meg, amit valamilyen módon jóvá kell hagyni. A teljesség igénye nélkül néhány példát hozunk gyakorlatunkból:

  • Jóváhagyandó dokumentumok: árajánlatok, megrendelések, szerződések, számlák, kommünikék, sajtóközlemények, stb.
  • Jóváhagyandó igények: ad-hoc költségigények, szabadságigények, fizetési előleg igények, határidő-módosítási igények, eszközigénylések, jogosultság igények, stb.
  • Szervezeten kívüli jóváhagyások: ügyféligények, beszállítói igények, árajánlatok, teljesítési feltételek akár beszállítói akár ügyéloldalon, teljesítések és igazolások elfogadása, stb.
  • Jóváhagyandó költségek: értékesítési és marketing költségek, utazási költségek, rendezvények költségei, kivitelezési költségek, beszerzési - alapanyag - költségek, stratégiai költségek, stb.

A sor minden bizonnyal még folytatható lenne, ugyanakkor ezek a példák talán már kellő bizonyságul szolgálnak azon előző felvetésünkre, miszerint a jóváhagyások sokrétűek és sok esetben igen összetettek is lehetnek. Lássuk, milyen módszereket alkalmazhatunk jóváhagyások kezelésére

Jóváhagyás típusok

Egyszerű, egykörös jóváhagyás

A klasszikusnak mondható, egyszerű eset, amikor egy beosztott jóváhagyást kér felettesétől - bármire - és felettese ezt jogosult is megtenni.

Két- vagy többkörös jóváhagyás
Ebben az esetben egy beosztott jóvá kíván hagyatni valamit felettesével, azonban nevezett felettesnek ezt nincs jogosultsága egyedül jóváhagyni. Ilyenkor az első felettes egyfajta "szűrő" is: ha úgy látja, hogy az igényt nem lehet jóváhagyni, akkor elutásítja. Egyéb esetekben a közvetlen felettes jóváhagyja az igényt, majd további jóváhagyást is kér ugyanerre az igényra, ami csak akkor kerülhet jóváhagyott státuszba, ha a további jóváhagyók is elfogadták, jóváhagyták az igényt.

Soros jóváhagyás

Az utóbbi példa esetében látható egyfajta lineáris feladatvégzés: időben elsőként a közvetlen felettes hagy jóvá, majd ezt követően a második - vagy sokadik - jóváhagyó hagyja jóvá az igényt. Ilyen esetben soros jóváhagyásról beszélünk, azaz az egyes szintek jóváhagyásai egymást követően valósulnak meg, és csak akkor kerül magasabb szintre az igény, ha az alacsonyabb szinten már jóváhagyásra került.

Párhuzamos jóváhagyás

Párhuzamos jóváhagyás esetében több jóváhagyásra jogosult, de azonos hierarchiai szinten lévő szereplő elé kerül az igény, és amennyiben egyikük jóváhagyja az igényt, úgy az már elfogadottnak számít. A lényeg, hogy ezesetben nem egymást időben követő, hanem egyszerre - azaz párhuzamosan - megvalósuló jóváhagyásokról beszélhetünk.

N/M jóváhagyások

A párhuzamos jóváhagyások egy konnotációja lehet, amikor azonos hierarchiai szinten lévő döntéshozók közül kell valahánynak jóváhagynia egy igényt. Egyszerű példával élve: 5 azonos szinten lévő jóváhagyásra jogosult közül legalább 3-nak kell jóváhagynia az igényt, hogy az elfogadottnak minősülhessen. 

Fentiek kombinációi

Természetesen előfordulhat olyan helyzet, vagy igény - jellemzően nagyértékű, stratégiai beszerzéseknél vagy költségeknél fordul elő - amikor bár egy szinten párhuzamosan került jóváhagyásra az igény egy adott szinten, ezt mégis eszkalálni szükséges. Így már komplexebb jóváhagyási folyamatról beszélhetünk, azaz ezesetben az egyes fenti jóváhagyás-típusok között is eszkalációs pontok keletkeznek. Így a párhuzamosnak vélt jóváhagyás például csak adott szinten párhuzamos, a végső elfogadás mégis sorossá válik; a magasabb szinte jóváhagyása természetesen lehet megint csak párhuzamos, N/M, és így tovább.

Felelősség

Ezzel a ponttal jelen bejegyzésünk talán legfontosabb eleméhez érkeztünk, ez pedig a felelősség kérdése. Hiszen minden döntésért, minden igény elfogadásáért vagy elutasításáért felelősséget kell vállalnia annak, aki a döntést meghozta - ez a transzparens működés egyik alapja! Sok kellemetlen helyzet és konfliktus is megelőzhető ily módon: a döntések megszületése után is követhető, hogy ki, mikor, miért hagyott jóvá vagy utasított el egy adott igényt. Ilyen döntéseknek akár pénzügyi, sőt személyügyi következményei is lehetnek adott esetben, ezért szükséges, hogy átlátható maradjon e tevékenység is. Értelemszerűen minden cégnél más és más protokollok szerint történnek a jóváhagyások és eltérő kritériumai lehetnek az egyes igények jóváhagyhatóságának is. Emiatt szükséges lehet olyan eszközt választani erre a célra, ami képes az operatív működés modellezésére és a jóváhagyások folyamatszintű kezelésére, akár más operatív tevékenységekhez kapcsolódóan is.

Hogyan kezeljük az összetett jóváhagyásokat?

Bár már egyszerű jóváhagyások esetében is célszerű rendszerben kezelni e tevékenységeket, az összetett jóváhagyások kezelésére azonban szinte kötelező valamilyen erre a célra megfelelő rendszert használnunk, hiszen már csak az igények és a hozzájuk kapcsolódó jóváhagyások mennyisége miatt sem életszerű ezek ad hoc, e-mailes, vagy szóbeli kezelése. Természetesen felmerül a felelősség kérdése is, hiszen e-mailek eltűnhetnek, a szó elszáll, és így tovább. A jóváhagyások folyamatszintű, testreszabott kezelése egy olyan workflow rendszerben valósítható meg legegyszerűbben, ami képes bármilyen típusú és összetettségű jóváhagyási folyamat kezelésére, valamint utólag nem módosítható módszerrel tárolja az egyes döntéseket, azok felelőseit és eredményét is. Ilyenek a workflow rendszerek, amik kifejezetten üzleti folyamatok - és így jóváhagyási tevékenységek - kezelésére lettek kifejlesztve.

Összegzés

Láthatjuk, hogy a jóváhagyások kezelése összetettebb feladat, mint elsőre gondolnánk. Éppen ezért szükséges ezek komplex értelmezése az üzleti folyamatokhoz kapcsolódóan is. Hiszen, eggyel tovább gondolva e tevékenységet rájöhetünk, hogy minden igény - és ezáltal minden jóváhagyás - valamely céges tevékenységhez, azaz üzleti folyamathoz, operatív működéshez kapcsolódik. Ahogy az előzőekben is említettük, ennek okán az ilyen tevékenységek kezelése leginkább workflow rendszerben képzelhető el. Az xFLOWer pedig olyan fejlett, gazdag funkcionalitást és teljes testreszabhatóságot kínáló workflow keretrendszer, ami képes bármilyen jóváhagyási folyamatok kezelésére, akár automatikusan is!