Folyamat alapon 1. - Ajánlatkezelés

Folyamat alapon 1. - Ajánlatkezelés

Komplex ajánlatok előkészítése

Ha termékünk vagy szolgáltatásunk szükségessé teszi összetett ajánlatok elkészítését, akkor látnunk kell, hogy pontosan milyen költség, idő illetve erőforrás tényezőkkel kell számolnunk az ajánlat elkészítése során. Ehhez elengedhetetlen a szobán forgó projekt előzetes felmérése, az előbbi tényezők lehetőleg minél pontosabb becslése. A felmérés már önmagában is szükségessé teszi további szervezeti egyégek, kollégák bevonását az ajánlat előkészítésébe, így ez lehet ajánlatadási folyamatunk első része, logikai egysége. A felmérés elkészítéséhez általában szükséges egyeztetnünk kollégáinkkal, az ügyféllel és szükséges saját időbeosztásunkat is szem előtt tartani. Ezt követően az egyeztetett időpontban a felmérést el kell végezni és a kapott adatokat az ajánlatadáshoz rögzíteni. Ha szükséges, akkor a kivitelezésért, megvalósításért felelős kollégák a felmérés eredménye alapján kalkulációt készítenek az árajánlat elkészítéséhez. Ekkor lehet elégséges információnk ahhoz, hogy az ajánlat elkészítésébe belekezdjünk. Ennélfogva a következő lépéseken megyünk keresztül, még az ajánlatírás megkezdése előtt:
 

1. Időpontegyeztetés ügyféllel

2. Időpontegyeztetés szakterülettel

3. Az egyeztetett időpontban felmérés elvégzése

4. A felmérés eredménye alapján árkalkuláció

5. Az árkalkuláció árajánlatba foglalása

 
Láthatjuk, hogy már az ajánlat konkrét elkészítése előtt is milyen sok feladat akad és mennyi szervezést igényel, hogy az ajánlathoz szükséges adatok rendelkezésre álljanak. Arról nem beszélve, hogy milyen szereplők bevonása volt szükséges ehhez a tevékenységhez:
 

1. Ügyfél

2. Szakterület

3. Értékesítés

 
Így már egyértelmű, hogy egy komplex árajánlat előkészítése sem "one man show", hanem több oldalról igényli különféle területek bevonását. De lépjünk tovább, és vizsgáljuk meg mi szükséges ahhoz, hogy az ajánlat ügyfelünk számára kiküldhető állapotba kerüljön!
 

Az árajánlat elkészítése

Komplex ajánlatok esetében a legtöbbször valamilyen ajánlati formátum, sablonizált árajánlat módosításával, testre szabásával érhetjük el leghatékonyabban, hogy az aktuális ajánlat elkészüljön. Az ügyféladatokon túl természetesen testre kell szabnunk az ajánlat tartalmi részét, illetve be kell foglalnunk a felmérés során keletkezett üzleti adatokat is. Amikor ez megtörtént, célszerű a szakterület jóváhagyását is kérnünk, hogy biztosak legyünk benne: a befoglalt adatok helyesek és valid ajánlatot készítünk. Így a következő lépéseket végezzük el ekkor:
 

1. Ügyféladatok befoglalása

2. A felmérés során keletkezett adatok befoglalása

3. Tartalmi rész testre szabása

4. Szakterület jóváhagyása

 
Látható, hogy itt megint szükséges volt bevonni a szakterületet, tehát még mindig csapatmunkában kell gondolkodnunk, mielőtt még az ajánlat elkészülne. A következő lépésben vezetői jóváhagyás is szükséges az ajánlat kiadása előtt, hiszen az ajánlati kötelmek tekintetében mindig felelős vezetőnek kell felelősséget vállalnia.
 

Az ajánlat jóváhagyása

Ebben a lépésben, a szakterület jóváhagyása után a vezetőség bevonása történhet meg. A vezetői jóváhagyások is összetettebbek lehetnek egy "rendben lesz így" típusú válasznál - és a vezetői visszajelzéseket minden esetben implementálnunk is kell, mielőtt elküldjük az árajánlatot. Ha egyszerű, egykörös vezetői jóváhagyás szükséges, akkor a vállalat meghatározott vezetője jóváhagyja vagy elutasítja az ajánlatot. Jóváhagyás esetén egyszerű dolgunk van, hiszen innentől csak ki kell küldenünk a már késznek minősíthető ajánlatot, azonban ha elutasításra került a tervezet, akkor úgy szükséges módosítani azt, hogy megfelelő legyen a vezetőség számára is. Így tehát szükséges, hogy a jóváhagyó visszajelzésében egyértelmű legyen, mit kifogásol az ajánlatban.
Bizonyos esetekben - például adott értékhatár felett - akár felsővezetői vagy ügyvezetői/vezérigazgatói jóváhagyás is szükséges lehet a vezetői jóváhagyáson túlmenően. Ilyenkor már többkörös jóváhagyásról beszélhetünk, és a felsővezetői visszajelzés alapján kell módosítanunk az ajánlatot úgy, hogy az kiküldhető legyen. Itt is fontos, hogy a felsővezető pontos visszajelzést adjon, azaz tudnunk kell, hogy mit kifogásolt az ajánlatban. Ennek birtokában már módosíthatjuk az ajánlatot úgy, hogy az kiküldhető legyen. 
Ebben a lépésben tehát a következő szereplőket vontuk be:
 

1. Közvetlen vezető

2. Felsővezető (opcionálisan)

3. Szakterület vagy szakterületi vezető (opcionálisan)

 

Az ajánlat kiküldése

A jóváhagyott ajánlat kiküldése első ránézésre egyszerű feladatnak tűnhet, ami nem igényel különösebb magyarázatot. De vigyázat, az értékesítési projektek nagy része az utókövetésen bukik el! Éppen ezért szükséges, hogy az ajánlat kiküldésekor pontosan tudjuk, milyen utókövetést alkalmazunk - email, telefon, személyes megkeresés - illetve, hogy az mikor tesszük meg. Az ajánlat kiküldéséhez is szükség lesz legalább egy kísérőlevélre illetve az érintett további szervezeti egységek, szereplők értesítésére: szakterület, közvetlen vezető, felsővezetés, stb. ahogy éppen szükséges. Így a következő feladataink adódnak:
 

1. Ajánlat kiküldése

2. Érintettek tájékoztatása

3. Utókövetés tervezése, rögzítése

 

Milyen lépéseken mentünk végig eddig?

 
Összesítve tehát a következő tevékenységeknek kellett megvalósulnia az ajánlatkéréstől az ajánlatadásig:
 

1. Időpontegyeztetés ügyféllel (felméréshez)

2. Időpontegyeztetés szakterülettel (felméréshez)

3. Az egyeztetett időpontban felmérés elvégzése

4. A felmérés eredménye alapján árkalkuláció

5. Az árkalkuláció árajánlatba foglalása

6. Ügyféladatok befoglalása

7. A felmérés során keletkezett adatok befoglalása

8. Tartalmi rész testreszabása

9. Szakterület jóváhagyása

10. Közvetlen vezető jóváhagyása

11. Felsővezetés jóváhagyása (opcionálisan)

12. Szakterület vagy szakterületi vezető jóváhagyása (opcionálisan)

13. Ajánlat kiküldése

14. Érintettek tájékoztatása

15. Utókövetés tervezése, rögzítése

 
Mindezeken túlmenően a következő szereplőket kellett bevonnunk, akár opcionálisan, az ajánlkészítés valamely fázisába:
 

1. Ügyfél

2. Szakterület

3. Szakterületi vezető

4. Közvetlen vezető

5. Felsővezető (opcionálisan)

 
Összegezve, egy viszonylag összetett tevékenységlánc alakult ki, melyben szereplők, feladatok, dokumentumok, jóváhagyások, további tevékenységek kezelése volt szükséges.
 

Hogyan növeljük az ajánlatadási folyamat hatékonyságát?

A fenti példából is látható, hogy mindezen tevékenységeket, határidőket, adatokat fejben tartani szinte lehetetlen, amennyiben egynél több ajánlatot adunk ki. Emiatt szükséges olyan rendszerben kezelni az ajánlatadás folyamatát, amely képes kezelni az egész tevékenységláncot a hozzá kapcsolódó dokumentumokkal, szerepkörökkel, tevékenységekkel egyaránt. Így biztosíthatjuk, hogy az ajánlatadás során ne „felejtődjön el” semmilyen lényeges információ, határidő, ígéret. Ezen túlmenően szerencsés, ha a folyamat minél nagyobb részét tudjuk automatizálni. Ilyen lehet például az ügyféladatok ajánlati sablonba emelése, a végleges dokumentum generálása, a kiküldés jóváhagyást követően sőt, amennyiben algoritmizálható, úgy a jóváhagyások automatizálása is megvalósulhat. 
 
De milyen rendszerre lesz szükségünk ahhoz, hogy mindezt megvalósítsuk? CRM-re? ERP-re? Valamilyen ajánlatkezelő célrendszerre? Vagy olyan univerzális eszközre, amiben bármilyen üzleti folyamatot - így az ajánlatadás folyamatát is - kezelhetjük? Véleményünk szerint az utóbbira! Az xFLOWer workflow ezekre a folyamatokra is teljeskörű megoldást kínál - erre a linkre kattintva elérhető az ajánlatok kezelésére kialakított modul, illetve ingyenes bemutató is igényelhető!