Egy rendszer sem képes mindenre!

az összekapcsolt vállalati ökoszisztéma szükségessége

Miről van szó?

Az operatív munkavégzés üzleti folyamatokra épül, melyek kivitelezése működteti a vállalatot. Ezen folyamatok egyes lépéseinek támogatására bizonyos funkcionális rendszereket alkalmazunk: a számlázóval számlázunk, a CRM rendszerben ügyfeleket, partnereket tartunk nyilván, a ticketing rendszerben a hibabejelentéseket kezeljük. Csakhogy az említett folyamatok nincsenek tekintettel sem arra, hogy milyen rendszerben kívánjuk megvalósítani őket, sem arra, hogy egy adott rendszer képességei mit tesznek lehetővé. Éppen ezért nagyon gyakori, hogy egy – egy üzleti folyamat végigvitele több rendszeren – vagy akár több szervezeti egységen – keresztül történik meg. Ezesetben igencsak időrabló lehet az adatok rendszerek közötti átmozgatása, a különféle rendszerek kezelése, az adatbázisokból történő adatkinyerés, stb.
Így aztán logikusnak tűnik a felvetés: mi lenne, ha ezeket a rendszereket összekötnénk úgy, hogy az üzleti folyamatok végigvihetőek legyenek? Erre a problémára kínál megoldást a middleware – szerűen működő workflow rendszer – és ezzel el is érkeztünk a bejegyzés fő témájához.


Hogyan kössük össze rendszereinket?

A vállalati rendszerek összekötése általában egy olyan kapcsolatot jelent két – vagy több – rendszer között, amely alkalmas rá, hogy a rendszerek „rálássanak” egymás adataira. Amellett, hogy egy ilyen egyszerű interface is segítséget jelenthet például a duplikált adatrögzítés, másolás esetében, nem kínál megoldást a teljes üzleti folyamat végigvitelére vagy az adatok automatikus kezelésére sem. Épp emiatt először meg kell állapítani a konkrét üzleti problémát, mielőtt rendszerek bevezetésén vagy összekötésén kezdünk gondolkodni. Amikor már jól körül írható problémahalmazt határoztunk meg, látni fogjuk, hogy milyen rendszerek lesznek a legalkalmasabbak ezek megoldására (egy rendszer sem fogja magában megoldani mindet…). Ekkor érdemes megfontolni javaslatunkat: használjunk olyan middleware - szerű alkalmazást rendszereink összekötésére, amely a kapcsolat megteremtése mellett képes az üzleti folyamatok kezelésére, vezérlésére és automatizálására is, hiszen a megoldandó problémák már előre vetítik azon pontokat is, ahol automatizálhatjuk a feladatokat!


Ismerd meg a „frontend” és a „backend” közti világot, a middleware-t!
A köztes szoftver egy olyan eszköz, amely az operációs rendszer funkcionalitását segíti, egészíti ki, azonban annak nem része. Sőt, a köztes szoftver egy olyan eszköz is, amely az alkalmazások számára nyújt szolgáltatásokat, azokat szolgálja ki, de azoknak szintén nem része. A middleware tulajdonképpen egy „ragasztó” az alacsonyabb infrastruktúra és a felhasználó alkalmazások között.
Láthatatlan hős, a szoftverfejlesztők, adminisztrátorok segítője, kommunikációs, biztonsági és szolgáltatás-szerver feladatokat lát el, menedzsel a háttérben, így véve le hatalmas terhet a szakemberek válláról. Middleware alatt értendőek azok a speciális hálózati szolgáltatások, szoftver komponensek, komplexitást csökkentő eszközök is, amelyeket megosztanak az alkalmazások és a felhasználók. Forrás: http://www.zerotohero.hu/middleware-leiras/


Hogyan hozzuk ki a legtöbbet meglévő rendszereinkből?

Ma már nem elképzelhető egy vállalat működése bizonyos támogató, funkcionális rendszerek nélkül. E rendszerek beszerzése, üzemeltetése jelentős költséget jelenthetett a vállalat életében, emiatt nem feltétlenül érdemes cserélni ezeket, hiszen úgy a már megvalósított befektetés gyakorlatilag kárba vész. Ezen túlmenően a kollégák, partnerek vagy akár a menedzsment is hozzászokhatott a rendszerekhez – mindenki tudja, milyen funkciót hol talál, milyen feladatot hogyan tud a leghatékonyabban elvégezni. Önmagában az, hogy a meglévő rendszereknél vannak újabb, több funkcióval rendelkező vagy szebb megoldások, önmagában még nem jelenti azt, hogy rendszereink csereérettek lennének. Amennyiben meglévő rendszereink lefedik a feléjük támasztott igényeket, vagy azok szignifikáns részét, úgy érdemes lehet elgondolkodni egy olyan vállalati rendszer kialakításán, ami a meglévő rendszerekre épül és azokat összekötve, kiegészítve működik. Itt kerül képbe a workflow és a middleware, mint technológiai megoldás. Hogyan? Az üzleti folyamatok kezelése a workflow-ban történik, míg különféle interfaceken keresztül a middleware összeköti a meglévő rendszereket és a folyamatokat, így kialakítva egy teljes, igény szerinti szoftveres környezetet a vállalat számára. Lássunk egy példát!


Példa rendszerek folyamat szintű összekötésére

Alábbi példánkban a workflow vezérli az üzleti folyamatot, amely automatikusan, több rendszer bevonásával és adataik felhasználásával fut végig, emberi beavatkozás nélkül.

Ahogy az ábrán is látható, az üzleti folyamat a folyamatkezelő rendszerben fut végig, ám a folyamathoz szükséges adatokat két különböző IT rendszerből (pénzügyi rendszer, CRM rendszer) olvassa ki illetve a módosult adatokat vissza is írja az adott rendszerek adatbázisaiba. Ennek megfelelően a folyamat automatizálható, hiszen nem szükséges manuálisan adatokat másolni, állományokat mozgatni. Így alakul ki a middleware szerű működés, hiszen a workflow – ban futó automatizált folyamat több más rendszerrel is kapcsolatban van. Fontos ugyanakkor, hogy a workflow futtatja a folyamatot, az automatizmus tehát csak úgy tud megvalósítani, ha rendelkezünk folyamatkezelő eszközzel is.

 

Gyakorlati jelentőség

A napi működés során számtalan olyan feladatunk adódhat, amelyhez több rendszerből van szükségünk adatokra, állományokra. A frusztráló manuális, ismétlődő feladatok tengere elbizonytalaníthat meglévő rendszereink képességeit illetően és előfordulhat, hogy másik megoldás után nézünk. Célszerűbb azonban végiggondolni, hogy amennyiben rendszereink képesek lennének egymás adatait is felhasználva működni, akkor nem lenne – e célszerűbb megtartani a már meglévő szoftvereket és bevezetni egy workflow+middleware megoldást, ami biztosíthatná a rendszerek elvárt közös működését? Ezzel mindenképpen költséget spórolhatunk meg, hiszen a rendszerek cseréje sem garantálja, hogy üzleti folyamataink futtathatók, automatizálhatók lesznek. Az integrációkkal kombinált folyamatkezelés azonban megadhatja a költséghatékony megoldást ezen problémákra, így mindenképpen érdemes felmérni, hogy egy ilyen bevezetést követően megoldhatók – e azok a feladatok, amik jelenleg problémát okoznak szervezetünk számára.