Dokumentumkezelés: érdemes újragondolni

Nemzetközi felmérések alapján bebizonyosodott, hogy a dokumentumkezelésnek mekkora szerepe lehet a vállalat eredményességében. Több felmérés eredményei alapján is kijelenthető, hogy a dokumentumok kezelése olyan feladat, ami önmagában talán nem teremt hozzáadott értéket, ugyanakkor, ha nem megfelelő rendszert alkalmazunk erre a feladatra, komoly veszteségek érhetnek minket. De lássuk a számokat, tényeket!

A dokumentumok helytelen kezelése 21.3%-os kiesést okoz a termelésben

Az IDC által 2012 – ben készített globális kutatás eredménye egyértelműen kimutatta az összefüggést a nehézkes dokumentumkezelés és a hatékonyság alacsony szintje között. A leggyakoribb problémák között szerepelnek például:

  • A címzettek nem tudják megnyitni a dokumentumokat
  • Az illetékesek nem találják meg a szükséges dokumentumokat
  • A dokumentumok e-mailekben vesznek el
  • Nem a megfelelő dokumentum kerül csatolásra egy adott feladathoz

Ezek az apróságok összeadódnak és komoly veszteségeket termelnek. Megoldás lehet ezen problémákra egy olyan integrált rendszer használata, amelyben a csapat létrehozhat, küldhet, fogadhat és tárolhat is dokumentumokat, egy platformon belül.

 

Az irodai személyzet 92% - a emailen keresztül kezeli dokumentumait

A Harris Interactive több, mint 1000 fős, munkájához számítógépet napi szinten használó és fájlokat is megosztó mintán végzett felmérése szerint leginkább az e-mailre támaszkodnak a dokumentumok megosztása és szerkesztése során. Ez a nehézkes eljárás ugyanakkor azt is eredményezi, hogy a dokumentumok követhetetlenné válnak, hiszen egy e-mail fiókba akár többszáz levél is érkezhet egy nap. Könnyen látható, hogy mennyi időt felemészt, mire egy szükséges dokumentumot a kollégák megtalálnak a levelezésükben… Fény derült továbbá arra a tényre is, miszerint pont a fenti eljárás miatt nem követhető, hogy ki mikor szerkesztette a dokumentumot, annak melyik az utolsó verziója illetve, hogy milyen prioritást élvez. Ennek megfelelően maga az eljárás gátolja a hatékony munkavégzést, így ilyen esetekben is javasolt olyan integrált dokumentumkezelő rendszer bevezetése, amely képes mindezen problémákat kezelni. Így megoldható, hogy mindig látható legyen ki szerkesztette utoljára a dokumentumokat, nem szükséges e-mailben megosztani azokat illetve még a kapcsolódó feladatok akár automatikus kiosztása is megoldott lehet, amennyiben olyan rendszert választunk, mely a dokumentumok kezelése mellett az üzleti folyamatokat is kezeli.

Az irodai dolgozók 83% - a mindennap időt veszít a dokumentumok verziózása miatt

Ugyanezen, a Harris Interactive által végzett kutatás megmutatta, hogy a dokumentumok verzióinak manuális kezelése is időigényes feladat. Például amikor egy kolléga által szerkesztett dokumentum többek számára is kiküldésre kerül, lehet, hogy valaki már javít egy hibát – de a csapat többi tagja erről nem tud. Így meglehet, hogy sokszorosan végzik el ugyanazon feladatot, ugyanakkor a dokumentum utolsó, végleges verziójának kijelölése is körülményessé válik. Egy dokumentumkezelő rendszerben azonban minden változtatás, verziókövetés automatikusan történhet, illetve látszik, hogy ki, mikor és mit változtatott az adott dokumentumon. Szervezeti szinten ezzel is sok munkaóra spórolható meg napi szinten.

A szakemberek idejük 50% - át információk keresésével töltik és átlagosan 18 percbe telik megtalálni a szükséges dokumentumot

Az M-Files ECM kutatása alapján egy megosztott tárhelyen alapuló, fastruktúrát alkalmazó dokumentum tárolási megoldás esetében rengeteg idő veszik el keresgéléssel és a szükséges információ megtalálásával. Ennél jobb megoldásra van szükség a dokumentumok tárolására. Ideális erre a célra egy olyan felhő alapú rendszer, amelyben nem csak a dokumentumok címére lehet keresni illetve bárhonnan, bármikor elérhető. Az xFLOWer DMS rendszerben például minden dokumentumhoz hozzárendelhető tetszőleges számú címke, melyek alapján később akár komplex kereséseket is végrehajthatunk pillanatok alatt. Ezen túlmenően a rendszer minden üzleti folyamathoz a megfelelő dokumentumokat rendeli, így egy adott ügy végigvitele esetében keresni sem szükséges.

A cégvezetők 77% - a igényli, hogy távolról is elérje fájljait

Az Intuit felmérése szerint – melyben 750 cégvezetőt kérdeztek – a kis és közepes vállaltok vezetőinek nem kevesebb, mint 77% - tartaná nagy segítségnek cége üzemeltetésében, ha mindig, mindenhol elérné a fontos fájlokat. Megint csak a felhő alapú technológia a megoldás, hiszen csak így lehetséges elérni fájljainkat, legyünk bármilyen távol is az irodától. Ennek megfelelően felhő alapú dokumentumkezelő rendszer választása javasolt, hiszen így biztosítható ezen funkcionalitás is a dokumentumok tekintetében. Természetesen a fejlett DMS és workflow rendszerek, mint például az xFLOWer Cloud, lehetőséget biztosítanak minden típusú állomány elérésére. Ezen túlmenően minden csapattag akár távolról is dolgozhat egy adott állományon, így a csapatmunka támogatása is megoldott a hozzáférés biztosítása mellett.

Az e-aláírások akár 20 USD megtakarítást is eredményezhetnek dokumentumonként

Az Ombud felmérése (nemzetközi kutatás fejlett országokban) során megvizsgálta, hogy pusztán az e-aláírásra történő váltás milyen költségcsökkenést eredményez nagyobb szervezeteknél. A kutatás kimutatta, hogy (legalábbis az Egyesült Államokban) dokumentumonként akár 20 USD megtakarítást is eredményezhet a váltás, mivel több típusú költség csökkenését vagy nullázódását is jelenti, például: papír költségek, nyomtatási költségek, postaköltség, munkaerő költsége és egyéb költségek. A felmérés szerint a papírmentes iroda kialakításával nem csupán ezen költségek spórolhatóak meg, hanem a nyomtatók és egyéb eszközök hibái, leállása miatti időveszteség és a költséges javítások is elkerülhetők. Természetesen a digitalizált dokumentumkezelés felgyorsítja a dokumentumok jóváhagyását is, melyek egyébként visszafoghatnák a munkavégzést.

A digitális dokumentumkezelés 80% - al csökkenti az átfutási időket

Ugyanígy az Ombud előző kutatása mutatta ki, hogy a dokumentumok folyamat szinten történő, digitális kezelése körülbelül 80% - al csökkenti a dokumentumokhoz kapcsolódó átfutási időket. Nem véletlenül: amennyiben egy vezető bárhol, bármikor, egy kattintással jóváhagyhat vagy elutasíthat egy dokumentumot, úgy ennek átfutási ideje értelemszerűen kevesebb lesz, mintha csak az irodában tehetné meg ugyanezt. A jóváhagyási folyamatok gyorsulása az értékesítés tekintetében is rövidebb átfutási időket eredményez, így egy adott időperiódus alatt több ajánlat, megrendelés, szerződés kerülhet jóváhagyásra, ami közvetlenül növeli az értékesítés hatékonyságát. Természetesen a nyomtatási és postázási idők csökkenése is közrejátszik, az ügyfélhez is sokkal hamarabb odaérnek a dokumentumok, mintha azokat nyomtatva kellett volna aláírni (esetleg postázni)

 

Összegzés

Fentieket figyelembe véve kimondható, hogy ma már nem elképzelhető hatékony irodai munka megfelelő támogató rendszerek nélkül. Kiderült továbbá, hogy egy statikus dokumentumkezelő rendszer tudása nem feltétlenül elégséges, amennyiben célunk a költségek és a munkateher csökkentése. Ehhez olyan támogató rendszerre van szükség, amely a dokumentumokat üzleti folyamatok mentén kezeli azokat megfelelően rendezi, akár automatikusan archiválja sőt, még szerkesztésüket és jóváhagyásukat is képes kezelni, felhő alapon. Az xFLOWer Dokumentumkezelő megoldása azonban még ezen is túlmutat, hiszen fejlett automatizációs képességei révén képes további munkaidőt spórolni, valamint a feladatokat is automatizáltan oszthatja ki a kollégák között. Tekintse meg rendszerünket és kérjen ingyenes bemutatót még ma!