COVID-19 és a gazdaság - készüljünk fel időben!

COVID-19 és a gazdaság - készüljünk fel időben!

A COVID-19 koronavírus hazai megjelenésével soha nem látott mértékben növekedett az otthoni munkavégzés aránya. Értelemszerű, hogy egy ilyen súlyosságú járványügyi helyzet esetében, aki csak teheti, elkerüli a személyes érintkezést, különösen az egy légtérben történő, huzamos idejű tartózkodást. Ugyanakkor a vállalkozások nem voltak felkészülve egy ilyen helyzet kezelésére: ahol nem, vagy csak elhanyagolható mértékben volt jelen a távmunka intézménye, ott komoly kihívásokkal szembesülnek a munkavállalók és a munkaadók egyaránt.

Jelenlegi helyzet

Látható, hogy a koronavírus járvány által okozott helyzet kezelésére többnyire "tűzoltás" jellegű intézkedések születnek távmunka, és személyes jelenlét nélküli operatív munkavégzés, cégvezetés tekintetében. Gyorsan kell cselekedni, ami a legtöbb esetben valamilyen csoportmunkát, távoli munkavégzést támogató vagy hasonló szoftveres megoldás beszerzését jelenti, legalábbis IT oldalról. Így a távoli munkavégzés és a kommunikáció megoldásra is kerül, de nincs előre kialakított, tervezett struktúra, egységes eljárásrend, amit a vezetők és a munkavállalók alkalmazhatnának a kialakult helyzetben. 
Utólag persze könnyű okosnak lenni és megállapítani, hogy bizony ilyen helyzetre is előre fel kell készülni. Mivel a jelenlegi koronavírus világjárvány példa nélküli a mostani munkavállalói és munkáltatói tömegben, nem igazán volt előrelátható, hogy milyen intézkedések lesznek szükségesek - vagy mégis?
Aki követte a nemzetközi híradásokat a koronavírus kínai és később más országokban is mért, lejelentett terjedéséről, a hazai kitörés előtt néhány héttel, esetleg hónappal már elgondolkodhatott azon, hogy hogyan, milyen módon kell majd kezelni a járványt, amikor az hazánkba ér. Ugyanakkor nem volt kész, átvehető megoldás, vagy jó gyakorlat az ilyen helyzetek kezelésére vonatkozóan, így még a legkörültekintőbb felkészülés is szenvedhetett bizonyos gyermekbetegségektől. Így a gyakorlatban derülnek ki azok a problémák, amiket a megváltozott helyzet generál a normál vállalati működésben. 


Összességében elmondhatjuk, hogy a mostani helyzet megoldása improvizatív lehet, és ennek megfelelően nem lesz olyan hatékonyságú, mintha felkészülhettünk volna rá kellő időben és megfelelő eszközök latba vetésével.

A közeljövő

Mára már nyilvánvaló, hogy a járvány nem hetekre, hanem nagyon jó esetben is hónapokra bénítja meg egyes gazdasági ágazatok működését. Elég csak a turizmusra és a vendéglátásra, rendezvényszervezésre gondolnunk, amely ágazatok elsőként váltak érintetté a járvány okozta gazdasági kataklizmában. Kétségtelen ugyanakkor, hogy a recesszióban minden ágazat érintetté fog válni előbb vagy utóbb - kisebb-nagyobb mértékben. Vannak elemzők, akik a zuhanást követően gyors fellendülésre, míg mások elhúzódó, mély válságra készülnek, rosszabbra, mint a 2008-as gazdasági világválság. Ezt jelen pillanatban nem tudhatjuk, az viszont biztos, hogy világjárvánnyal szemben gazdasági válságot legtöbben már átéltünk, aminek mindenképpen van egy haszna a mostani helyzetre nézve. Ez pedig a tapasztalat: mivel már találkoztunk ilyen helyzettel, van elképzelésünk arról, hogy mi fog történni, lehetnek emlékeink arról, hogy azt a helyzetet hogyan kezeltük - vagy kezelték kormányok, intézmények - illetve, hogy milyen intézkedéseket kellett meghoznunk saját vállalkozásunknál ahhoz, hogy minél kevesebb sérüléssel ússzuk meg a vérzivataros időket. 


Gazdasági hatások és felkészülés

A COVID-19 járvány gazdasági hatása már most is érzékelhető és a közeljövőben is az lesz. Hogy a válság meddig fog tartani és pontosan milyen mélységben fogja érinteni a gazdaságot, nem tudhatjuk előre. Azt viszont igen, hogy valamilyen módon minket is érinteni fog. Az intézkedések tekintetében pedig szintén kijelenthetjük, hogy ilyen esetben az egyetlen életképes. és cégünket hosszabb távon is megfelelő pályán tartó megoldás a hatékonyság drasztikus növelése, azaz kevesebb erőforrásból kell legalább annyi hozzáadott értéket előállítanunk, mint eddig. Mindamellett, hogy ennek sok lehetősége elérhető, mi - tapasztalatunk és tevékenységünk okán - leginkább az automatizációt emelnénk ki. 

Az automatizáció két fő típusa

Vállalati automatizáció tekintetében alapvetően két fő irányt, típust különíthetünk el: egyik a termelés automatizációja, a másik pedig a háttérfolyamatok, irodai tevékenységek automatizációja. A termelés automatizációja elsősorban fizikai robotok és automatizált gépsorok csatarendbe állításával valósítható meg, míg az irodai - vagy még inkább ügyviteli - automatizáció egyértelműen szoftveres megoldásokkal automatizálható. Ezek közül is két olyan típust emelnénk ki, amelyek a leginkább támogatják az irodai munka automatizációját: a workflow és az RPA megoldások.

Workflow és RPA röviden

E két szoftver több közös tulajdonsággal is rendelkezik, ugyanakkor eltéréseket is mutatnak. A workflow rendszerek teljes üzleti folyamatokat, tevékenységeket kezelnek és automatizálnak - például dokumentumok generálása, adatok feldolgozása, döntések kezelése, feladatok kiosztása, stb. - minden esetben szerveroldalon. Azaz a workflow a dolgozók saját gépein végzett manuális tevékenységeket nem tudja automatizálni, minden más algoritmizálható tevékenységláncot viszont igen. 
Az RPA megoldások ezzel szemben nem kezelnek teljes üzleti folyamatokat, hanem a dolgozók munkaállomásain végzett manuális tevékenységek nagyon nagy részét - például adatok mozgatása, adatmódosítás, keresések elvégzése, adatok strukturálása, nyomtatványok kitöltése, stb. - minden gond nélkül, könnyedén megvalósítják.


Együttes erővel

A két eszköz ötvözésével pedig az ügyviteli automatizáció még magasabb szintjét érhetjük el, hiszen ha a workflow a teljes tevékenységláncot viszi végig, az RPA pedig a munkaállomásokon végzendő feladatok nagyrészét képes elvégezni, akkor gyakorlatilag a komplexebb, emberi tudást és gondolkodást igénylő feladatok, döntések, kreatív vagy magas hozzáadott értékű tevékenységeken kívül a legtöbb ügyviteli feladat automatikusan fog megvalósulni. Így amennyiben igazán komoly eredményeket szeretnénk elérni e téren, mindenképpen érdemes a két eszköz képességeit ötvözve, együttesen alkalmazni ezeket. 

Összegzés

Bár a mostani helyzetre idő és lehetőség sem volt igazán felkészülni, a most beköszöntő válság esetében legalább ilyen tekintetben szerencsésebb a helyzet - legalábbis bizonyos iparágakban. Mindenképpen érdemes fontolóra venni a minél szélesebb körű és teljesebb automatizáció tervezett, átgondolt megvalósítását és így felkészülni az előttünk álló, várhatóan nehéz időszakra. Amikor az üzleti környezet kihívásaival kell szembenéznünk, legyen az a megrendelésállomány csökkenése, partnereink esetleges elvándorlása, a megnövekedő értékesítési költségek vagy bármi hasonló, ha kellően felkészülünk és implementáljuk azokat a költségcsökkentő megoldásokat, amiket módunkban áll, akkor mindezek mellett legalább a belső működés problémáit könnyebben tudjuk kezelni. Adott esetben - de ez talán szerencse kérdése is - a belső működésünk lesz olyan jó állapotban, hogy kizárólag a külső problémák megoldására kelljen fókuszálnunk. Ne késlekedjünk hát, előzzük meg a bajt és racionalizáljuk vállalkozásainkat, ruházzunk be most költségcsökkentő megoldásokba - azaz az automatizáció megvalósításába - és várjuk felkészülten a kopogtató nehéz időszakot: így nagy valószínűséggel nem fog olyan mélyen érinteni, mint teljesen készületlenül.