Cégszervezés rendszerszinten II. rész

Cégszervezés rendszerszinten 2. rész - A működéstervezés alapjai

A következőkben néhány konkrét, alapvető cégműködés tervezési tevékenységről értekezünk, hiszen ahogy előző bejegyzésünkben kifejtettük, a jól működő, sikeres vállalkozás alapja a tervezett, később optimalizált működés kialakítása és fenntartása.
Kezdjük tehát az alapokkal, és vegyük szemügyre az operatív működést, jelenleg nem a szakmai kivitelezésre, hanem az ügyvitelre fókuszálva!

Az első kérdések

Legelőször a következő kérdéseket kell feltennünk cégünk, vállalakozásunk működtetésével és a résztvevők tevékenységeivel kapcsolatban:

  • Ki?
  • Mit?
  • Mikor?
  • Miért?
  • Hogyan?

Csinál vagy fog csinálni a cégben? Természetesen amennyiben egyedül kezdünk vállalkozásba, akkor a ki kérdése - legalábbis egyelőre - nem merül fel. A kérdéseink kapcsán mindig keressük meg a következő konkrét válaszokat:

Ki?

Amennyiben tudjuk, hogy milyen ügyviteli feladatokat kinek tervezünk delegálni, úgy szükséges mérlegelni, hogy valóban a megfelelő emberre bízzuk-e a feladatot. Természetesen vannak egyértelmű döntések: a könyvelő kezeli a számlákat, a takarító pedig az iroda takarítását végzi, hiába is próbálnánk megfordítani ezt a berendezkedést. Ugyanakkor, amikor feladatokat rendelünk munkatársakhoz, mindig érdemes úgy delegálnunk, hogy a résztvevők egyrészt pontosan tisztában legyenek feladataikkal, azok határideivel, elvégzési módjával, elvárásainkkal. Ugyanígy lényeges, hogy a kompetencia mellett a kollégának egyfajta belső indíttatása is legyen a legtöbb feladat elvégzésére, azaz a "nemszeretem" feladatokat lehetőleg arányosan osszuk el a munkatársak közt, így sok későbbi kellemetlenségtől megkímélhetjük magunkat. És ezzel át is kanyarodunk a következő lényeges kérdésre:

Mit?

A mit kérdésre nem biztos, hogy elégséges az alapvető választ adnunk: mindenki azt csinálja, amihez ért...hiszen a közös munka során sok olyan részképesség, kiemelkedő teljesítmény vagy éppen negatívum kiderülhet, amelyek miatt újra kell gondolnunk a feladatok kiosztását. Ami viszont minden esetben lényeges: egy kiemelkedően kompetens, motivált és szorgalmas munkavállaló esetében is elmondható, hogy nem vagyunk egyformák: a legjobb szándék ellenére is eltérhetnek a munkaadói elvárások a munkavállalói megvalósítástól! Éppen ezért lényeges, hogy minden kiosztott feladatnak legyen egységes, előre meghatározott elvégzési módja, amelyet mindig pontosan ugyanúgy kell elvégezni. Ezek az elintézési módok (azaz az egyes feladatokhoz kapcsolódó üzleti részfolyamatok) akár a munkavállalóval közösen is kialakíthatók, hiszen előfordulhat, hogy egy specialista sokkal mélyebben, átfogóbban látja az adott feladatot, mint a cég vezetője. A lényeg, hogy kialakuljon egy olyan konszenzus - akár kompromisszum - a felek között, amely lehetővé teszi a feladat elvégzési módjának rögzítését, rendszerben való követését. Amikor ez kialakult és láthatóan működik, a későbbiekben érdemes lehet az egyes visszajelzések alapján úgy módosítani az ilyen elintézési módokat, hogy még hatékonyabb lehessen a működés, azaz gyorsabban, kevesebb ráfordítással, magasabb minőségben érjük el ugyanazt az eredményt. 

Mikor?

Az időzítés talán a legfontosabb kérdés az ügyvitelben, hiszen sokszor akár törvényi határidőket is tartanunk kell, ellenkező esetben szankciókat kaphatunk! Ilyen esetekben lényeges, hogy minden egyes határidőre el kell intézni valamit, azaz végig kell vinni egy-egy vagy akár több, összefüggő tevékenységláncot az eredmény elérése érdekében. Ilyenkor kerülnek előtérbe az ún. belső határidők, hiszen hiába adunk meg 15 napos határidőt egy adott ügy elintézésére, ha ahhoz több megelőző lépést is el kell végezni. Ilyen lehet például a könyvelés leadási határideje: ha a határidő adott, akkoris egy sor előzetes tevékenység szükséges a megvalósításához: minden számlát kiállítsunk, fizessük be az ÁFÁt, gyűjtsünk össze minden bejövő számlát, esetleg a dolgozók jelenléti íveit, ha a könyvelőnk végzi a bérszámfejtést is, stb.. Ezek közül kiragadva csak egy tevékenységet, az ÁFA fizetést elmondható, hogy még e résztevékenység is lépésekből épül fel: ÁFA összesítése, költség ÁFA levonása, stb.. Amennyiben ezek közül csak egy nem valósul meg időben, úgy az egész cél veszélybe kerül: nem fogjuk tudni határidőre leadni bevallásunkat és büntetést kapunk. Éppen ezért ezeket a tevékenységeket ilyen részletességgel, átfogóan célszerű megtervezni, szemelőtt tartva a hatékonyságot is. 

Miért?

E kérdés esetében talán a prioritások meghatározása a leglényegesebb szempont. Hiszen minden cél megvalósulása válasz lehet a kérdésre: azért kell elvégezni X (rész) feladatot, hogy Y cél megvalósuljon. Ugyanakkor, különösen ha több párhuzamosan futó szálon dolgozunk, szükséges meghatározni a feladatok elvégzési sorrendjét is, azok fontossága alapján. Így elkerülhető, hoyg egy kiemelten lényeges tevékenység ne kerüljön elvégzésre kevésbé lényeges feladatok megvalósítása miatt. A legfontosabb, hogy ezeket a prioritásokat világosan, pontosan és lehetőleg írásban (is) kommunikáljuk a munkavállalók felé, így tisztában lesznek az elvárásokkal és igyekezni fognak megfelelni ezeknek. Ellenkező esetben akár rossz szándék vagy valós emberi mulasztás nélkül is előfordulhat, hogy beosztottjaink más prioritásokat határoznak meg maguknak, mint amelyek a cégnek valójában fontosak - így elvárásainknak nem felelnek meg és problémákba ütközünk, konfliktusok alakulhatnak ki. 

Hogyan?

A végére maradt az egyik legtöbb időt és energiát igénylő kérdés: hogyan végezzük el az egyes feladatokat? Ahogy már említésre került, kifejezetten lényeges, hogy munkavállalóink számára pontosan meghatározzuk feladataikat és azok elvégzési módját ideálisan a betanulási időszak alatt. Így a munkavállalók elvárásainknak megfelelően végzik el feladataikat, tisztában lesznek azok fontosságával, helyével a szervezetben. Ezen túlmenően - és talán ez a leglényegesebb szempont - ügyfeleink mindig, minden esetben egységes, magas minőségű szolgáltatással, láthatóan jól működő vállalkozással találják szembe magukat, amikor nálunk vásárolnak. Ez pedig megemeli a céget: hitelesség, megbízhatóság, profizmus lesznek azok a fogalmak, amelyeket cégünkhöz társítanak. Így sokkal nagyobb valószínűséggel fognak minket választani egy következő vásárlás esetében ahelyett, hogy konkurenseinket gazdagítanák. Ennek megfelelően csökkennek a marketing és értékesítési költségeink is, azaz több profitot termelünk - látható, hogy megéri ilyen képet sugározni magunkról! 

Az alapkérdések megválaszolása után kezdhetünk neki az üzleti tervezésnek, ez azonban egy következő bejegyzés témája lesz - reméljük azt is örömmel olvassák majd!