Az üzleti folyamatokról bővebben VIII. – Folyamatszerkesztő eszköz használata

Mire való a folyamatszerkesztő?

A folyamatszerkesztő eszköz abban tér el bármely más folyamatábra készítő megoldástól, hogy a megrajzolt folyamat működő, valós folyamattá alakítható egy mögöttes, munkafolyamat-kezelő rendszer segítségével. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a modellezett folyamatok kivitelezésre kerülnek úgy, hogy a résztvevők tevékenysége nyomon követhető marad és egy egységes, számítógépes rendszer kezeli a folyamatlépéseket.

A folyamatszerkesztőben ugyanolyan ábrákat készítünk, mint az előzőekben megismert folyamatábra készítő eszközökkel. A különbség csupán annyi, hogy ez esetben minden lépéshez hozzá kell rendelnünk egy felelőst (azaz azt a kollégát, aki az adott feladatot elvégzi) illetve egy határidőt, hogy megfelelő keretek között működjön a folyamat.

Döntések esetében automatizálni is lehet az egyes tevékenységeket, erről bővebben később írunk majd.

Jó példa folyamatszerkesztő eszközre az xFLOWer folyamatszerkesztője, melynek képernyőjét az alábbiakban láthatjuk:

Egy folyamatábra részlete

workflowsimpleht.JPG

 

Ez már egy működő folyamat modellje...illetve a modell egy része, ami egészében valahogy így néz ki:

workflowexampleinvest.JPG

De hogy egyszerűbb legyen a helyzet, blokkokra bonthatjuk a folyamatokat és egymásba ágyazhatjuk őket:

workflowexampleht.JPG

 

És mindezt miért készítettük el?!

Az így megszerkesztett folyamatokat gyakorlatilag azonnal futtathatjuk egy megfelelő munkafolyamat – kezelő rendszerben!

 

Mi a munkafolyamat-kezelő rendszer?

A munkafolyamat-kezelő rendszer – más néven workflow – egy olyan program, amely a cég munkafolyamatainak végig viteléért felelős, vezérli és követi a folyamatlépések megvalósulását, valamint értesíti a résztvevőket a feladatokról, esetleges elmaradásokról, határidőkről. Emellett a legtöbb ilyen rendszer képes kezelni a cég dokumentumait (hiszen a munkafolyamatok végig viteléhez legtöbbször szükségesek dokumentumok is!) és különféle jelentéseket is készíthet, beállítástól függően. Továbbá a fejlettebb rendszerekben lehetséges erőforrások hozzárendelése is adott feladatokhoz, így nem szükséges külön rendszerben követni, hogy például ki mikor foglalta le a tárgyalót vagy, hogy éppen kinél van a céges autó. Hiszen ha bármelyikkel feladata van valakinek, akkor a rendszerben látszódik az eszközök „foglaltsága”. Illetve ezen rendszerek képesek automatizálni olyan folyamatlépéseket, amelyekhez nem feltétlenül szükséges emberi erőforrás alkalmazása. Ilyen lehet például sablon dokumentumok automatizált kitöltése adatokkal, vagy előre megadott változók alapján.

 

Mit jelent ez a cégemnek?

Az előzőekben megállapítottuk, hogy szinte minden tevékenység, ami a cégben történik, folyamatként értelmezhető. Ezen túlmenően azt is megvizsgáltuk, hogy hogyan lehet a cég folyamatait végiggondolni, modellezni. Azonban mi a következő lépés? Mi értelme a folyamatok modellezésének, ábrázolásának, ha utána nem történik velük semmi? Bizony, nem sok. A következő lépés pedig az lenne, hogy a modellezett folyamatok kivitelezése mindig megtörténjen – ráadásul határidőre, egységesen, mindenki számára érthetően. Erre kisebb szervezetek, egyszerűbb folyamatok, esetleg projektszerű működés esetén ki lehetne nevezni egy projektvezetőt, aki a tevékenységeket összefogja. Igen ám, azonban egy projektvezető alkalmazása nagy költséget jelent, valamint általában más jellegű területeken (pl. szoftverfejlesztés) működnek hatékonyan. A megoldás éppen ezért egy olyan munkafolyamat kezelő rendszer bevezetése, ami képes minden folyamat végig vitelére hatékonyan, alacsony költséggel és átláthatóan.

 

 

„Az biztosan sokba kerül”

Nem meglepő, ha ez az első, ami eszébe jut, amikor nagyobb, az egész cég működését érintő szoftverről beszélünk. A workflow rendszerek valóban nagy költséget jelentettek és ezért – valamint más okokból is – kizárólag nagyvállalatok számára volt értelme bevezetni ilyen megoldásokat.

De ez már a múlt.

A jelen, és különösen a jövő fejlődése elérhetővé tette az ilyen rendszerek kis és középvállalati alkalmazását, baráti áron! Leggyakrabban havidíjas konstrukciók keretein belül, alacsony, tervezhető költség mellett valósítják meg a cég folyamatkezelését, így biztosítják a régebben csak nagyvállalatok számára elérhető tudást, funkciókat és megbízhatóságot – kisvállalati áron! Éppen emiatt van értelme továbbvizsgálni a folyamatszerkesztőket, melyekkel saját folyamatainkat megrajzolva működő folyamatokat kapunk a workflow rendszerben!

A legfontosabb ezzel kapcsolatban mégis az, hogy egy ilyen rendszer használata pénzt hoz a cégnek. Először költséget takarít meg, amikor a folyamatokat modellezzük, racionalizáljuk, hiszen ugyanazon tevékenységeket kevesebb ráfordítással oldhatjuk meg. A rendszer használata viszont bevételt is termel, hiszen nem elégséges a racionális folyamatok kialakítása, ha nincs eszköz, amivel ezek kezelhetőek maradnak, azaz ha nincs ami a szervezet – vagy szervezeti egység - működését összefogja.

 

Itt a vége...!?

Legalábbis a bevezető szekciónak, hiszen ezzel a poszttal a végére értünk sorozatunknak, amely a folyamatok világába volt hivatott bevezetni mindenkit, akit érdekel ez a téma. De még csak most jön a java! Következő bejegyzéseinkben sorra vesszük azokat a konkrét eseteket, amikor az ügyvitelszervezésben hiba, irracionális megoldások születnek és javaslatot adunk arra, hogy hogyan oldjuk meg ezeket a gyakorlatban. Természetesen mindezt konkrét példákkal is szemléltetjük majd, illetve felderítjük, hogy mik azok a területek a cégben, ahol a leggyorsabban és a legkevesebb ráfordítással lehet komoly eredményeket elérni a folyamatok racionalizálásával!

A következő bejegyzésünk egy olyan témáról fog szólni ami sajnos sok vállalkozót és vállalkozást érint, és a működés, a költséghatékonyság egyik legnagyobb ellensége. Több szempontból is megvizsgáljuk mielőtt harcba lépünk ellene, de egyvalami biztos: ha jól közelítjük meg az „ellenséget” akkor legyőzhető!