Az üzleti folyamatokról bővebben VII. - Folyamatábra készítő eszközök

Bevezetés

A valódi izgalmak még csak most kezdődnek, ugyanis ha képesek vagyunk egy folyamatot modellezni és lerajzolni, akkor már jobban átlátjuk cégünk működését, mint a cégvezetők többsége. Viszont innen már adódik a következő kérdés: mihez kezdjünk a megrajzolt folyamatábrákkal, a modellezett vagy tökéletesített folyamatokkal?

Ma betekintünk a folyamatvezérlő rendszerek világába, amelyek a megrajzolt folyamatokat futtatják, a feladatokat kiosztják, ellenőrzik megvalósulásukat és figyelik a határidőket.

 

Folyamatrajzoló eszközök

Amikor egy folyamathoz tartozó ábrát el kívánunk készíteni, fontos, hogy olyan eszközt válasszunk a „rajzoláshoz” ami tartalmazza a megfelelő ábrákat (lépés, döntés, összekötő, lezárás, stb.) olyan formában, ami megfelel a céljainkra. Ugyanakkor lényeges, hogy könnyen kezelhető, rugalmas megoldást válasszunk, amiben bármilyen folyamatot ábrázolhatunk és a későbbi igényeinket is kiszolgálja.

Ingyenes vagy fizetős?

Szerencsére ma már többféle eszköz is rendelkezésünkre áll ahhoz, hogy professzionális folyamatábrákat készítsünk. Ezek közül az egyik legelterjedtebb a Microsoft Visio megoldása, ami professzionális használatot tesz lehetővé és akár a csapatmunkát is támogatja. Ez azonban igen drága és használata csak akkor éri meg, ha valaki tényleg profi szinten foglalkozik folyamatmodellezéssel. Elérhetőek viszont olyan programok is, amelyek ingyenesen kínálnak olyan folyamatrajzoló funkcionalitást, ami messze kielégíti az átlagos igényeket. (azaz nem 300 lépéses folyamatot akarunk ábrázolni, amelyben van 60 résztvevő és 50 féle döntés...) Tapasztalataink alapján ezek az eszközök tökéletesen megfelelnek bármilyen kis vagy középvállalat folyamatainak ábrázolására.

draw.io

Az első ilyen a draw.io, ami egy ingyenes online megoldás, web böngészőből elérhető. A bal oldali menüben találjuk az előre elkészítette elemeket a Flowchart menüpontra kattintva. Itt megtaláljuk a lépések, összekötők, döntések és még egy sor egyéb, tetszőlegesen használható vagy mellőzhető folyamatábra elemet. A használni kívánt elemre kattintva az a szerkesztő felületre kerül és szabadon beállítható a mérete, elhelyezkedése illetve összekötők esetében az iránya is. Az összekötők beállítása kicsivel nehézkesebb, mert a kezdő és a végpont között van még egy töréspont lehetőség (ami egyébként hasznos, amikor az összekötőkbe pl. derékszöget vagy más törést szeretnénk alkalmazni) ami miatt a kezdő és végpont állítása mellett még a középpont helyét is meg kell határozni.

Az alkalmazás képes integrálódni pl. Google Drive – al vagy más online tárolóeszközzel, de az elkészült folyamatábrák akár HTML, PDF vagy XML formátumban is exportálhatóak, ezért a kezelésük igen könnyű.

Összességében a draw.io egy nagyon jó megoldás, ingyenes, hasznos és a kezelése sem nehézkes. Azonban amennyiben telepített megoldást keresünk, akkor inkább a következő megoldás lesz számunkra megfelelő.

 

Evolus Pencil

Az Evolus Pencil alapvetően nem folyamatszerkesztő eszköz, hanem képernyőtervező szoftverekhez. Ezzel szemben tartalmaz minden, a folyamatábrák elkészítéséhez szükséges elemet, így nyugodtan ajánlható ilyen célra is. Letöltést és telepítést követően azonnal használható, szintén képes professzionális folyamatábrák előállítására. Mindezt egyébként ingyen, reklámok és minden ilyesféle nélkül ami külön jó pont a programnak.

Használata egyszerű – amikor a folyamatunkat már rögzítettük, leírtuk, kiválasztjuk a bal oldali flowchart menüpontból azokat a folyamatelemeket, amelyeket használni kívánunk és elkészítjük a folyamatábrát.

Ez szintén menthető, exportálható lesz, ugyanolyan szabványos, professzionális kinézetet nyújt, mint a draw.io

 

Konklúzió

Amennyiben szeretnénk professzionálisan is megjeleníteni folyamatainak átlátható, standard jelölésű ábrákon, akkor ezt könnyen megtehetjük ingyenes eszközök segítségével online vagy gépünkre telepített formában is. A fő alapelvek és megoldási módok minkét esetben ugyanazok: ábrák, összekötők segítségével átláthatóvá tenni összetett üzleti folyamatokat.

 

És mi a cél mindezzel?

Amellett, hogy az üzletmenet átláthatóbbá, érthetővé válik, valamint kiderül, hogy ki mit csinál és hogy mi hogyan történik pontosan, még ennél is komolyabb hozadéka van a folyamatábrák elkészítésének. Ez pedig az, hogy amikor már látjuk, hogy sok folyamatunk van és ezeket valahogyan egységesen kellene kezelni, akkor minden bizonnyal folyamatszerkesztő eszközt fogunk választani magunknak. Ezekben a rendszerekben pedig pontosan ugyanígy kell leképezni a folyamatokat és egy jó rendszer egy ilyen folyamatábrából akár élesben is működő, azonnal futtatható folyamatot készít!

Erről is bővebben írunk következő bejegyzésünkben!