Az üzleti folyamatokról bővebben VII. - Folyamatábra készítő eszközök

Bevezetés

Bár az üzlet ifolyamatok tárgykörét már viszonylag bőven tárgyaltuk, a valódi izgalmak még csak most kezdődnek, ugyanis ha képesek vagyunk egy folyamatot modellezni és lerajzolni, akkor már jobban átlátjuk cégünk működését, mint a cégvezetők többsége. Viszont innen már adódik a következő kérdés: mihez kezdjünk a megrajzolt folyamatábrákkal, a modellezett vagy tökéletesített folyamatokkal? Milyen megoldást találhatunk, ha ezeket valamilyen módon szeretnénk cégünk napi működésében, a gyakorlatban is viszontlátni?

Betekintünk a folyamatvezérlő rendszerek világába, amelyek a megrajzolt folyamatokat futtatják, a feladatokat kiosztják, ellenőrzik megvalósulásukat és figyelik a határidőket. Előtte azonban ismerkedjünk meg olyan professzionális eszközökkel, amikkel ténylegesen standard, minden tekintetben megfelelő folyamatábrákat rajzolhatunk!

 

Folyamatrajzoló eszközök

Amikor egy folyamathoz tartozó ábrát el kívánunk készíteni, fontos, hogy olyan eszközt válasszunk a „rajzoláshoz” ami tartalmazza a standard ábrákat (lépés, döntés, összekötő, lezárás, stb.) olyan formában, ami megfelel a céljainkra. Ugyanakkor lényeges, hogy könnyen kezelhető, rugalmas megoldást válasszunk, amiben bármilyen folyamatot ábrázolhatunk és a későbbi igényeinket is kiszolgálja. Így könnyen, gyorsan készíthetünk a standardoknak is megfelelő folyamatábrákat, ennélfogva sokkal könnyebb dolgunk lesz, amikor ezeket valamilyen folyamatkezelő eszközben szeretnénk implementálni.

Ingyenes vagy fizetős?

Szerencsére ma már többféle ingyenes, akár online is elérhető eszköz is rendelkezésünkre áll ahhoz, hogy professzionális folyamatábrákat készítsünk. Ezen túlmenően természetesen léteznek fizetős megoldások is. Ezek közül az egyik legelterjedtebb a Microsoft Visio, ami professzionális használatot tesz lehetővé és akár a csapatmunkát is támogatja. Ez azonban igen drága és használata csak akkor éri meg, ha valaki tényleg profi szinten foglalkozik folyamatmodellezéssel. Elérhetőek viszont olyan programok is, amelyek ingyenesen kínálnak olyan folyamatrajzoló funkcionalitást, ami messze kielégíti az átlagos igényeket. (azaz nem 300 lépéses folyamatot akarunk ábrázolni, amelyben van 60 résztvevő és 50 féle döntés...) Tapasztalataink alapján ezek az eszközök tökéletesen megfelelnek bármilyen kis vagy középvállalat folyamatainak ábrázolására.

draw.io

Az első ilyen a draw.io, ami egy ingyenes online megoldás, böngészőből elérhető. A bal oldali menüben találjuk az előre elkészített elemeket a Flowchart menüpontra kattintva. Itt megtaláljuk a lépések, összekötők, döntések és még egy sor egyéb, tetszőlegesen használható vagy mellőzhető folyamatábra elemet, így a folyamat elemi lépéseinek ábrázolása tulajdonképpen megoldott. A használni kívánt elemre kattintva az a szerkesztő felületre kerül és szabadon beállítható a mérete, elhelyezkedése illetve összekötők esetében az iránya is. Az összekötők beállítása kicsivel nehézkesebb, mert a kezdő és a végpont között van még egy töréspont lehetőség (ami egyébként hasznos, amikor az összekötőkbe pl. derékszöget vagy más törést szeretnénk alkalmazni) ami miatt a kezdő és végpont állítása mellett még a középpont helyét is meg kell határozni. Az egyes elemi lépéseket akár színekkel is megkülönböztethetjük, így még egyértelműbbé tehetjük az ábrát. Ugyanakkor ez egy időrabló és eredményességét tekintve sem túl hatékony megoldás, így célszerűbb egyszerű, fekete-fehér ábrák készítésére törekednünk. Természetesen a Draw.io Flowchart elemek között megtaláljuk az adatok, adatbázisok, dokumentumok és egyéb eszközök, "kellékek" standard jelöléseit is, így valóba összetett folyamatábrát rajzolhatunk segítségével.

Az alkalmazás képes integrálódni pl. Google Drive – al vagy más online tárolóeszközzel, de az elkészült folyamatábrák akár HTML, PDF vagy XML formátumban is exportálhatóak, ezért a kezelésük igen könnyű.

Összességében a draw.io egy nagyon jó megoldás, ingyenes, hasznos és a kezelése sem nehézkes. Azonban amennyiben telepített megoldást keresünk, akkor inkább a következő megoldás lesz számunkra megfelelő.

 

Evolus Pencil

Az Evolus Pencil alapvetően nem folyamatszerkesztő eszköz, hanem képernyőtervező (UI designer) szoftverekhez. Ezzel szemben tartalmaz minden, a folyamatábrák elkészítéséhez szükséges elemet, így nyugodtan ajánlható ilyen célra is. Letöltést és telepítést követően azonnal használható, szintén képes professzionális folyamatábrák előállítására. Mindezt egyébként ingyen, reklámok és minden ilyesféle nélkül ami külön jó pont a programnak. Itt is megtaláljuk az elemi lépéseket, döntéseket, adatbázisokat, dokumentumokat jelölő standard piktogramokat és még egy sor egyéb haznos kiegészítőt is, amikkel akár a folyamatunk során szükséges űrlapok kinézetét is megtervezhetjük.

Használata egyszerű – amikor a folyamatunkat már valamilyen módon rögzítettük, például leírtuk, kiválasztjuk a bal oldali flowchart menüpontból azokat a folyamatelemeket, amelyeket használni kívánunk és elkészítjük a folyamatábrát.

Ez szintén menthető, exportálható lesz, ugyanolyan szabványos, professzionális kinézetet nyújt, mint a draw.io.

 

Konklúzió

Amennyiben szeretnénk professzionálisan is megjeleníteni folyamatainkat átlátható, standard jelölésű ábrákon, akkor ezt könnyen megtehetjük a fenti ingyenes eszközök segítségével online vagy gépünkre telepített formában is. A fő alapelvek és megoldási módok minkét esetben ugyanazok: ábrák, összekötők segítségével átláthatóvá tenni összetett üzleti folyamatokat. 

 

És mi a cél mindezzel?

Amellett, hogy az üzletmenet átláthatóbbá, érthetővé válik, valamint kiderül, hogy ki mit csinál és hogy mi hogyan történik pontosan a cégben, még ennél is komolyabb hozadéka van a folyamatábrák elkészítésének. Ez pedig az, hogy amikor már látjuk, hogy sok folyamatunk van és ezeket valahogyan egységesen kellene kezelni, akkor minden bizonnyal folyamatvezérlő eszközt fogunk választani magunknak. Ezekben a rendszerekben pedig pontosan ugyanígy kell leképezni a folyamatokat és egy jó rendszer egy ilyen folyamatábrából akár élesben is működő, azonnal futtatható folyamatot készít!

Erről is bővebben írunk következő bejegyzésünkben.