Az üzleti folyamatokról bővebben VI. - A folyamatábra alapjai

Bevezetés

Előző posztjainkban már többször előkerült a folyamatok ábrázolási módja, a folyamatábra. Ez a széles körben ismert és elfogadott ábra nagy segítséget jelent, ha folyamatainkat szeretnénk valamilyen módon rögzíteni és átlátni, mikor pontosan mi történik.

Fontos azonban tudni, hogy egy folyamatábrán milyen alakzat mit jelent, hogyan működik a folyamatábra a gyakorlatban és milyen eszközök állnak rendelkezésre folyamatábra készítésére, szerkesztésére.

 

Egyszerűtől az összetettig

A folyamatok ábrázolásának többféle módja is elfogadott és ismert. Mi a legegyszerűbb és emiatt legkézenfekvőbb ábrázolást mutatjuk be, mivel a gyakorlatban ez a leginkább használható ábrázolási forma. A folyamatábrákon összességében a következő elemeket tüntethetjük fel:

  1. Lépések
  2. Döntések
  3. Végrehajtók (felelősök)
  4. Erőforrások

 

A felelősök és erőforrások feltüntetése a folyamatábrán csak akkor célszerű, ha ezeket vizuálisan akarjuk megjeleníteni külső szemlélők számára, azonban ha arra törekszünk, hogy a folyamatábra valamennyire rugalmas maradjon – azaz a végrehajtók és erőforrások „cserélhetőek” lehetnek – akkor ezeket nem szükséges megjelenítenünk benne, mégis értelmezhető és az ábrázolt folyamatot tekintve teljes értékű ábrát kapunk. Továbbá sok olyan folyamat ábrázolása elképzelhető – már egy közepes méretű szervezet esetében is - ahol egy feladat elvégzése több kolléga számára is lehetséges, például ha öten végzik a dokumentum iktatás feladatait, akkor az ide tartozó feladatokat bármely kolléga megkaphatja, így nincs értelme egy felelőst megjeleníteni az ábránkon. Illetve amennyiben folyamatkezelő eszközt használunk folyamataink vezérlésére, úgy abban a megfelelő helyeken ezek az adatok természetesen rögzíthetőek és a rendszer ennek megfelelően „tudni” fogja, hogy az adott feladatot kinek kell kiadnia vagy kik között kell szétosztania az azonos feladatokat. (megj.: az előző iktatás példánál maradva, ahogyan az egyes dokumentumok iktatása szükségessé válik, úgy a rendszer az egyes dokumentumokat vagy irattípusokat rendeli kollégákhoz, azaz a lépés mindig ismétlődik, viszont a feladatokat többen is megkaphatják, hogy végrehajtsák ugyanazt a lépést – csak más dokumentummal.)

 

A folyamatábra iránya

Alapvetően két féle iránya lehet folyamatábráinknak, mindkettő a lépések időrendiségét jeleníti meg:

  1. Balról jobbra vagy
  2. Fentről lefelé

Mutató irányok segítségével. Mi a második típust használjuk, azaz a folyamatábra legfelső eleme jelenti az első lépést, az alatta lévő a másodikat, és így tovább. Ugyanígy, a balról jobbra történő ábrázolás esetében a bal első elem jelenti az első lépést, a tőle jobbra lévő a másodikat.

 

A folyamatábra elemei

Lépések

A folyamatlépések végrehajtandó feladatokat ábrázolnak, azaz olyan tevékenységet jelentenek, melyet valamely felelősnek el kell végeznie. Ezeket téglalapok formájában jelöljük, Amelyeken feltüntetjük az adott lépés elnevezését vagy fő tulajdonságát.

lepes_abra_1.png

Összekötők

A folyamat egyes lépéseit – legyen az végrehajtandó feladat, döntés, vagy bármi – úgynevezett összekötőkkel kötjük össze. Ezek a gyakorlatban olyan, a lépések közé illesztett nyilak, melyeknek iránya megmutatja a folyamat egymásutániságát. Figyeljük meg, hogy a fenti ábrán egy összekötő helyezkedik el a végrehajtandó lépés téglalapja felett és alatt. Ez azt jelenti, hogy a végrehajtandó feladat egy olyan köztes lépés, amelynek van előzménye és azt követően a folyamatban még további lépések is következnek.

Döntések

A folyamat során gyakran többféle lehetőség közül is választhatunk annak függvényében, hogy az illetékesek milyen döntéseket hoznak. Ezen döntések megváltoztathatják a folyamat további futását és különféle elágazásokat eredményeznek a folyamatban. Ugyanakkor könnyen előállhat olyan eset is, amikor a döntés például egy előző lépés eredményét vagy a hozzá tartozó dokumentumot érinti: megfelel vagy sem; pl. számla esetében. Ilyenkor a döntés nyomán nem egy másik elágazás mentén megy tovább a folyamat, hanem ezen a ponton megáll, hiszen a hibás dokumentumot az előző lépés végrehajtójának küldjük vissza ellenőrzésre. Egyes esetekben természetesen még „visszább” is küldhetjük a dokumentumot, vagy beépíthetünk ellenőrzési lépéseket. A lényeg, hogy ezen esetekben általában a folyamat egy megelőző pontjára jut vissza a kérdéses dokumentum (vagy egyéb anyag) és a folyamat addigi része ismételten elvégzésre kerül, hogy a hibás dokumentum megfelelően haladhasson tovább a folyamatban. Erre jó példa volt előző posztunkban az az eset, amikor a számla jóváhagyója nem találta megfelelőnek a számla tartalmát, így azt visszaküldte a pénzügyi osztályra, ahonnan a számla hozzá érkezett.

 

A folyamat során meghozott döntések ábrázolási módja ez:

dontes_abra_1.png

Ahol a döntés praktikusan egy eldöntendő kérdés formájában jelenik meg, (pl. megfelel–e a számla?) majd ebből  - általában - Igen vagy Nem irányba mehet tovább a folyamat.  (Másképpen szólva Igen ágon vagy Nem ágon halad tovább a folyamat)

Nagyon fontos, hogy minden döntés esetében mindig legalább két irányban halad tovább a folyamat, másképpen a döntés értelmezhetetlen lesz. Ugyanígy lényeges, hogy mindkét lehetséges esetre megfelelően kidolgozott folyamatlépéseink legyenek. Az előző példánál maradva, ha a számla nem megfelelő és visszaküldésre kerül, akkor egyrészt pontosan meg kell határozni, hogy mely lépéshez, felelőshöz kerüljön vissza, illetve szükség szerint olyan javítási lépések közbeiktatása is szükséges lehet, amelyek biztosítják, hogy még egyszer ne kerülhessen hibásan továbbküldésre a számla.

A folyamatábrák alapjai tehát fenitek, melyek kibontásával, komplexebb folyamatábrákkal, különféle folyamat ábra típusokkal illetve egyéb érdekességekkel következő posztunkban foglalkozunk bővebben!