Az üzleti folyamatokról bővebben IV. - Lépések, döntések, felelősök, határidők

Vissza a tervezőasztalhoz!

A jól működő vállalkozás egyik alappillére, hogy a tulajdonos, ügyvezető pontosan átlátja a cég napi működését, operatív folyamatait. Ehhez viszonylag egyszerű tevékenység esetében is fontos, hogy a tevékenységek valamilyen módon rögzítésre kerüljenek, így nagy vonalakban meghatározható, hogy mi történik pontosan a cég életében. Értelemszerűen két részre oszthatjuk a cég operatív tevékenységeit: kivitelezés - szakmai munka és ügyviteli feladatok. Mindkettő egyformán fontos, így kezelésükre is arányosan szüksges figyelmet fordítani.

Ezeket a tevékenységeket érdemes rögzíteni is, lehetőleg írásban. Ebből azonnal látszik, hogy nagyjából mi történik a cégben. Illetve, ugyanitt feltüntetendő, hogy mely területnek ki a felelőse, azaz ki mit csinál a cégben. Egy ilyen lista valahogy így néz ki majd első körben:

  • Értékesítés: Személyes értékesítés beérkező megkeresések alapján. Kapcsolatfelvétel, ajánlatadás, személyes egyeztetések, szerződéskészítés. Károly, Mária és Zoltán a felelőse.
  • Reklám: Online reklámozás, weboldal felügyelete, Facebook marketing, blog, újsághirdetés, postai levél. Névjegyek, szórólapok, molinók elkészíttetése. Kiállításokra standok, egyéb eszközök elkészíttetése. Pályázatfigyelés, pályázatírás. Andrea a felelőse.
  • Kivitelezés/gyártás: Tervezési munkák ajánlatokhoz és megbízásokhoz. György a felelőse. Gyártás felügyelete, anyagbeszerzés, szakmai vezetés. Róbert a felelőse.
  • Könyvelés: Beérkező számlák iktatása, továbbítása. Számlák kontírozása, könyvelése. Bérszámfejtés, költségelszámolás. Kimenő számlák kiállítása, továbbítása. Postázás. Mariann és Erzsébet a felelőse.
  • Cégvezetés: A területek összefogása, célok kijelölése és a megvalósulás utánkövetése. Kapcsolattartás kiemelt partnerekkel, VIP ügyfelekkel. Számlák, belső igények, árajánlatok, szerződések jóváhagyása, szakmai ellenőrzése. Részvétel rendezvényeken, szakmai konferenciákon, eseményeken. Gábor a felelőse.

 

És így tovább, minden, a cégben megjelenő tevékenység esetében. Természetesen már közepes, vagy annál kicsivel kisebb cégméret esetében is nehéz megállapítani, hogy éppen ki mit csinál, ezért szükséges lehet a kollégák bevonása ebbe a fázisba is. Ami azért is jó, mert később mindenképpen szükséges lesz a kollégák véleményét kérni, hiszen az ő szakterületükre vonatkozóan is folyamatok kerülnek kialakításra! Egy adott - bármely - szakterületet pedig művelői ismernek a legjobban. Több vállalat jutalmazza, ha egy adott szakterület dolgozói új, jobb, hatékonyabb eljárásokat fejelsztenek ki. hiszen így organikusan fejlődik a szakterület munkavégzése és nő a teljesítménye is. Érdemes lehet ezen is elgondolkodni!

A folyamatok részletei

A következő lépés, hogy a rögzített tevékenységeket részleteiben is áttekintjük. Itt már több időre és energiára lesz szükség, ám ez a lépés hozza meg a különbséget szervezettség és káosz között, ezért mindenképpen érdemes végigcsinálni!

Kezdjünk hozzá a lehető legkézenfekvőbb módon: a saját cégbeli tevékenységünk elemzésével! Gondoljuk át, hogy pontosan mit csinálunk egy adott tevékenységláncban, illetve, hogy milyen tevékenységek előzik meg illetve követik a munkafolyamatunkat. Az előző példánál maradva Gábor, mint cégvezető jóváhagyása szükséges például a számlák elfogadásához, a kimenő számlák véglegesítéséhez. Mit csinál Gábor, amikor számla jóváhagyási igény érkezik számára és mi történik, ha elvégezte feladatát? Természetesen miután végiggondolta a tevékenységet, valamiylen módon rögzíteni is szükséges, hogy ne vesszen el vagy merüljön feledásbe. Lássuk röviden, néhány pontban, hogy hogyan nézhet ki egy ilyen lista a gyakorlatban!

Lépések, döntések, határidők

Gábornak tehát jóvá kell hagynia egy – jelen esetben bejövő – számlát. Mi történik ekkor?

  1. Mariann vagy Erzsébet elküldi a jóváhagyandó számlát Gábor számára.
  2. Gábor megvizsgálja, hogy a számla jogosan lett – e kiállítva, megfelelő volt e a kapcsolódó teljesítés. Ha a számla kiállítása nem bizonyult jogosnak, akkor Gábor elutasítja a számla jóváhagyását és jelzi a küldő felé, hogy a számlát nem tudja elfogadni.
  3. Gábor ellenőrzi a számlán szereplő összeget. Ha szükséges, megkeresi a szerződést, ami alapján a számla készült, és ellenőrzi a végösszeget és egyéb adatokat.
  4. Ha Gábor hibát talál az összegben vagy a számla formailag nem megfelelő, akkor visszaküldi Mariannak vagy Erzsébetnek, és kéri, hogy javítsák/indokolják az eltéréseket. (Ez természetesen az ügyfél/partner felé is történhet attól függően, hogy ki tart vele kapcsolatot.)
  5. Gábor, amennyiben minden kérdés tisztázásra kerül, jóváhagyja a számlát, amely így fizethetővé válik. Ekkor visszajelez a küldő felé, hogy a számla fizethető és megkéri, hogy utalja az összeget vagy saját maga utal.
  6. Az átutalást követően Gábornak további teendője nincs, ugyanakkor könyvelő kolléganőjének még rögzítenie kell a könyvelésben, hogy a számla fizetésre került, és további teendői is lehetnek. (pl. rögzítés a pénzügyi rendszerben, stb.)

 

A fenti egyszerű jóváhagyási folyamaton is látszik, hogy meghatározhatóak a résztvevők, (könyvelő és cégvezető) illetve eltérő döntések is hozhatóak (elfogadom vagy elutasítom vagy további pontosítást kérek) bizonyos feltételek (jogos – e a számla vagy nem, megfelelő – e formailag vagy sem, illetve megfelelő összegben került – e kiállításra vagy sem) alapján. Sőt, még a határidő is megjelenik, hiszen a számla fizetési határideje az utolsó olyan időpont, ameddig a jóváhagyásnak vagy elutasításnak meg kell történnie. Legtöbbszöer persze a formai, vagy akár tartalmi ellenőrzés nem a cégvezető feladata, ilyenkor jóváhagyás előtt jelezni kell, hogy ki mit ellenőrzött a számlán, mielőtt a vezető felé továbbküldte azt. Sőt, nagyobb szervezetek esetében általában az adoott szervezeti egység vezetője hagyja jóvá a már ellenőrzött és szakterületéhez tartozó számlákat a cégvezető helyett.

E logika mentén haladva szükséges minden területen áttekinteni, hogy mi történik a cégben. Ez a módszer talán nem nevezhető teljesen professzionális folyamat felmérésnek, ugyanakkor olyan transzparenciát biztosít a cégvezető és a résztvevők számára, ami önmagában is jobbá és hatékonyabbá teheti a cég működését. Hogy miért? Mert itt kiderülhetnek olyan felesleges lépések, szükségtelen teendők vagy kevéssé hatékony megoldások, amelyek akadályozzák a céget az optimális működés elérésében.

Összegezve tehát a céges folyamatok felmérése során érdemes először az összképet megvizsgálni, majd minél részletesebben, akár a kollégák bevonásával elemezni a tevékenységeket. Ezáltal kiderül, hogy ki mit csinál és mely tevékenység milyen lépéseken keresztül valósul meg, milyen döntéseket kell meghozni a folyamat során illetve, hogy milyen határidővel kell az adott folyamatot végigvinni.

Következő posztunkban a folyamatok modellezésével foglalkozunk és megnézzük, hogy hogyan lehet ábrázolni egy folyamatot, hogy célszerű megjeleníteni egy komplexebb tevékenységláncot úgy, hogy az mégis átlátható, érthető maradjon, és azonnal látszódjon rajta, ha valamilyen lépés nem megfelelő!