Az üzleti folyamatokról bővebben II. - Milyen folyamataim vannak?

Bevezetés

Mai bejegyzésünk egy hét részes sorozat második része, ami azzal a céllal jött létre, hogy lépésről lépésre rálátást biztosítson az üzleti folyamatokra az alapoktól egészen a kifinomult, komoly technológiai hátteret igénylő megoldásokig. Ebben a bejegyzésben megvizsgáljuk – a teljesség igénye nélkül – a legáltalánosabb, minden vállalkozásnál előforduló folyamatokat.

 

Vannak folyamataim?

Röviden: igen, vannak. Akkor is vannak, ha nem kerültek definiálásra vagy a tevékenységek nem folyamatokként vannak megfogalmazva. Elsőre furcsának tűnhet, de még a megszokott, bevált módszerek, gyakorlatok, rutinok is folyamatokat és részfolyamatokat képeznek, amik által bizonyos tevékenységláncok elvégzésre kerülnek. Az előző poszunkban bemutatott irodaszer beszerzési példára visszautalva: még egy ilyen, egyébként triviálisnak nevezhető tevékenység is értelmezhető folyamatként sőt, ha folyamat oldalról szemléljük, jóval kiforrottabb megoldást találhatunk a problémára.

 

Folyamatfejlesztés – lehet, hogy Ön is így csinálja?

Az „akadémiai” definícióval szemben a mi megközelítésünk szerint minden olyan tevékenység folyamat, ami valamilyen cél elérésére indul és eredménnyel végződik. Ilyen értelemben, például amikor egy adott szakma képviselője a saját szakterületén kialakítja a saját tevékenységeit és módszereit munkája elvégzésére, akkor tulajdonképpen folyamatot fejleszt. A legjobb példa ilyen tevékenységre az, amikor a tökéletességre törekvő szakember akár éveken át kísérletezik különféle eljárásokkal, módszerekkel a szakmájában és így válik egyre jobbá és tökéletesebbé a terméke vagy szolgáltatása. Ilyenkor egy szakember sem gondolkodik azon, hogy ő most „folyamatot” vagy „eljárást” fejleszt, hanem egyszerűen jobb, hatékonyabb vagy akár olcsóbb módszereket keres tevékenységeire. Természetesen később az így fejlesztett módszereket, eredményeket le is jegyezheti vagy más módon továbbadhatja, esetleg a következő generáció számára. Így biztosított a folyamatos fejlődés, amely szakmák tekintetében már évszázadok óta jelen van. De mi a helyzet az ügyvitellel?

Amikor vállalkozásról és üzleti folyamatokról beszélünk, akkor a gyakorlatban ugyanez történik, a különbség csupán annyi, hogy ez esetben nem szakmai, hanem ügyviteli teendőinket igyekszünk hatékonyabban, jobban elvégezni. Ezeket az eredményeket aztán ugyanúgy továbbadhatjuk másoknak, hogy ők is hatékonyabban, jobban elgyenek képesek szervezni ügyviteli tevékenyégüket, mint mi magunk.

 

Ügyviteli folyamatok – minden vállalkozásnál.

Az ügyvitel és az ügyviteli folyamatok főleg a vállalkozás indulásakor állítják kihívás elé a vállalkozót. Aki először épít vállalkozást, talán csak most szembesül a könyvelés, az adózás, a jogi környezet és még egy sor egyéb terület adottságaival. Adott esetben ezek nehezebben átlátható, többféle képpen is értelmezhető teendők, amelyek mindegyike külön szakember bevonását igényelheti. Ugyanakkor a vállalkozás működése nem képzelhető el például könyvelés vagy szerződések szerkesztése nélkül. Külsős szakemberek – könyvelő, ügyvéd... - segíthetnek ebben, azonban a saját üzleti céljainkat értenünk kell és át is kell adnunk, hogy számunkra megfelelő végeredményt várhassunk el. Ilyenformán az ügyviteli feladatok, folyamatok átláthatóak kell, hogy legyenek a vállalkozó vagy a cégtulajdonos számára. Mivel az ilyen feladatok között időbeli és logikai összefüggések is vannak, érdemes e tevékenységeket folyamatszinten értelmezni (azaz nem csak egyesével megvizsgálni egy – egy teendőt, hanem rendszerezetten áttekinteni a működésüket). Hiszen a cégvezető elemi érdeke, hogy az ügyvitel a lehető legkisebb vízfejet jelentse a szervezeten belül, azaz minél hatékonyabban működjön. Ellenkező esetben a cég - és így annak tulajdonosa is - pénzt veszít, amit akár máshonnan lehet szükséges pótolni. Így azonban lefelé tartó spriálba kerül a vállalkozás és egyre nehezebb lesz visszatérni a hatékony cégműködéshez.

Íme egy példa, amelyben egy egyszerű árajánlatadás és szerződés folyamatot ábrázolunk:

ajanlatadas_egyszeru_2.png

 

Hogyan tovább? 

Következő bejegyzésünkben áttekintjük, hogy melyek azok a leggyakoribb ügyviteli folyamatok, amik szinte minden vállalkozásnál biztosan megjelennek. Néhány egyszerűbb példán keresztül szemléltetjük, hogy alapvetően milyen folyamatokat érdemes mindenképpen átgondolni és a gyakorlatban alkalmazni.