Az üzleti folyamatokról bővebben II. - Milyen folyamataim vannak?

Bevezetés

Mai bejegyzésünk egy hét részes sorozat második része, ami azzal a céllal jött létre, hogy lépésről lépésre rálátást biztosítson az üzleti folyamatokra az alapoktól egészen a kifinomult, komoly technológiai hátteret igénylő megoldásokig. Ebben a bejegyzésben megvizsgáljuk – a teljesség igénye nélkül – a legáltalánosabb, minden vállalkozásnál előforduló folyamatokat.

 

Vannak folyamataim?

Röviden: igen, vannak. Akkor is vannak, ha nem kerültek definiálásra vagy a tevékenységek nem folyamatokként vannak megfogalmazva. Elsőre furcsának tűnhet, de még a megszokott bevált módszerek, gyakorlatok, rutinok is folyamatokat és részfolyamatokat képeznek, amik által bizonyos tevékenységláncok elvégzésre kerülnek.

 

Folyamatfejlesztés – lehet, hogy Ön is így csinálja?

Az „akadémiai” definícióval szemben a mi megközelítésünk szerint minden olyan tevékenység folyamat, ami valamilyen céllal indul és eredménnyel végződik. Ilyen értelemben, például amikor egy adott szakma képviselője a saját szakterületén kialakítja a saját tevékenységeit és módszereit munkája elvégzésére, akkor tulajdonképpen folyamatot fejleszt. A legjobb példa ilyen tevékenységre az, amikor a tökéletességre törekvő szakember akár éveken át kísérletezik különféle eljárásokkal, módszerekkel a szakmájában és így válik egyre jobbá és tökéletesebbé a terméke vagy szolgáltatása. Ilyenkor egy szakember sem gondolkodik azon, hogy ő most „folyamatot” vagy „eljárást” fejleszt, hanem egyszerűen jobb, hatékonyabb vagy akár olcsóbb módszereket keres tevékenységeire.

Amikor vállalkozásról és üzleti folyamatokról beszélünk, akkor a gyakorlatban ugyanez történik, a különbség csupán annyi, hogy ez esetben nem szakmai, hanem ügyviteli teendőinket igyekszünk hatékonyabban, jobban elvégezni.

 

Ügyviteli folyamatok – minden vállalkozásnál.

Az ügyvitel és az ügyviteli folyamatok főleg a vállalkozás indulásakor állítják kihívás elé a vállalkozót. Aki először épít vállalkozást, talán csak most szembesül a könyvelés, az adózás, a jogi környezet és még egy sor egyéb terület adottságaival. Adott esetben ezek nehezebben átlátható, többféle képpen is értelmezhető teendők, amelyek mindegyike külön szakember bevonását igényelhetik. Ugyanakkor a vállalkozás működése nem képzelhető el például könyvelés vagy szerződések szerkesztése nélkül. Külsős szakemberek – könyvelő, ügyvéd... - segíthetnek ebben, azonban a saját üzleti céljainkat értenünk kell és át is kell adnunk, hogy számunkra megfelelő végeredményt várhassunk el. Ilyenformán az ügyviteli feladatok, folyamatok átláthatóak kell, legyenek a vállalkozó vagy a cégtulajdonos számára. Mivel az ilyen feladatok között időbeli és logikai összefüggések is vannak, érdemes e tevékenységeket folyamatszinten értelmezni (azaz nem egyesével megvizsgálni egy – egy teendőt, hanem rendszerezetten áttekinteni a működésüket).

Íme egy példa, amelyben egy egyszerű árajánlatadás és szerződés folyamatot ábrázolunk:

ajanlatadas_egyszeru_2.png

 

Hogyan tovább? 

Következő bejegyzésünkben áttekintjük, hogy melyek azok a leggyakoribb ügyviteli folyamatok, amik szinte minden vállalkozásnál biztosan megjelennek. Néhány egyszerűbb példán keresztül szemléltetjük, hogy alapvetően milyen folyamatokat érdemes mindenképpen átgondolni és a gyakorlatban alkalmazni.