Az üzleti folyamatokról bővebben I. - Mi a folyamat?

Bevezetés

Előző posztunkban áttekintettük a folyamatok kialakulását és fejlődésük rövid történetét. 

Mai bejegyzésünk egy hét részes sorozat első része, ami azzal a céllal jött létre, hogy lépésről lépésre rálátást biztosítson az üzleti folyamatokra az alapoktól egészen a kifinomult, komoly technológiai hátteret igénylő megoldásokig. 

Mi az a folyamat?

Az üzleti folyamatok, folyamatkezelés és hasonló kifejezések gyakran olyan megfoghatatlan és a gyakorlatban nehezen – vagy egyáltalán nem – értelmezhető koncepciókat írnak körül, amik egy kis vagy középvállalat számára nem relevánsak, nem értelmezhetőek. E poszt célja, hogy egyszerűen, érthetően nyújtson betekintést az üzleti folyamatok világába.

bpmn_2_0_kicsi_2.png

A folyamat – esetünkben üzleti folyamat – bizonyos tevékenységek láncát, avagy adott sorrend szerint egymásutániságát jelenti. Magyarán szólva, ha kitűzünk egy – gyakorlatilag bármilyen – üzleti jellegű célt, annak megvalósításához utunk több lépésen keresztül fog vezetni. Ezen lépések együttesen jelentik az üzleti folyamatot, melyben bizonyos tevékenységek tetszőleges sorrendben végezhetőek el, míg mások kizárólag egymás után következhetnek. Utóbbit nevezzük függő folyamatlépésnek, a szakzsargonban dependenciának.

Gyakorlati példa

Nézzünk meg egy egyszerű, gyakorlati példát üzleti folyamatra, ahol a feladatok kötött sorrendben végezhetőek el! Legyen mostani példánk irodaszer beszerzése, mivel ez a tevékenység gyakorlatilag minden vállalkozásnál előfordul.

  1. Első lépésként meg kell határozni, hogy milyen eszközökre van szükségünk. Sok esetben elég, ha csupán leülünk és átgondoljuk, hogy mit kell megvennünk a papír-írószer boltban, míg más esetekben megkérjük kollégáinkat, hogy írják össze ilyen jellegű igényeiket.
  2. A második lépésben megvizsgálhatjuk, hogy az összegyűlt igényekre előreláthatóan van – e pénzügyi keret. Ha van, akkor megvásárolhatjuk őket, ha nincs, akkor bizonyos tételeket ki kell hagynunk a listáról.
  3. A harmadik lépésben megvizsgáljuk, hogy a listánkon szereplő tételeket hol szerezhetjük be a legalacsonyabb áron. Amikor megvan a „nyertes” beszerzési forrás (vagy források) jöhet a következő lépés, ami nem más, mint
  4. A kiválasztott irodaszerek megvásárlása a negyedik lépésben. Ebben a lépésben több lehetőségünk is van, így döntést kell hoznunk a vásárlás módjáról (a különféle döntésekről és hasonló eljárások folyamat szintű értelmezéséről később lesz szó)
    1. Megvehetjük személyesen a szükséges termékeket
    2. Megkérhetünk egy kollégát, hogy intézze el a bevásárlást számunkra
    3. Vagy megrendelhetjük a termékeket az adott szállító katalógusából, weboldaláról. 
  5. A példában maradjunk a termékek megrenedelésénél, így az ötödik lépésben a megrendelt irodaszereket kiszállítják számunkra. Itt az a feladatunk, hogy:
    1. A megrendelt termékeket a szállító számára kifizessük (amennyiben nem előre fizettünk) és
    2. A megrendelt termékeket átvegyük – átvétel előtt természetesen ellenőriznünk kell a mennyiségeket és a megrendelt termékek minőségét, nehogy hibás, sérült terméket vegyünk át!
  6. A hatodik lépésben az átvett termékeket kiosztjuk azok között, akik igényeiket jelezték és a kért eszközeik megérkeztek.

Ahogyan a fenti példából is látszik, sokszor bele sem gondolunk, hogy gyakorlatilag mindig minden tevékenységet folyamatban végzünk! Illetve, ahogy láttuk, nem is olyan triviálisan egyszerű végiggondolni még a ránézésre evidens üzleti tevékenységeket sem, viszont fontos, hogy a lépések megfelelően, helyes sorrendben kerüljenek kivitelezésre.

A következő részben

Következő posztunkban megvizsgáljuk, hogy melyek azok az üzleti folyamatok, amelyek minden cég, vállalkozó számára elengedhetetlenek a működéshez és gyakorlati példákat is bemutatunk ilyen folyamatok tekintetében. Sorra vesszük az egyes folyamatlépések között meghozható döntéseket (mint a fenti példában, ahol rendelhettünk és személyesen is megvásárolhattuk a termékeket) és megvizsgáljuk, hogy milyen döntés milyen változásokat okozhat egy folyamatban!