Automatizálással a munkaerőhiány ellen

Néhány évvel ezelőtt még valószínűleg senki nem gondolta volna, hogy 2017 – ben Magyarországon a vállalkozások egyik legnagyobb problémája a munkaerő hiánya lesz. Természetesen voltak előjelek: kivándorlás, szakképzés leépítése, belső migráció és mások. De a mostani helyzettel akkoriban még senki nem számolt; lehetett látni, hogy néhány ágazatban esetleg problémák adódhatnak, azonban az általános munkaerőhiány kialakulásától még messze álltunk. Ma azonban az a helyzet, hogy szinte minden ágazatban megjelenik a minőségi munkaerő hiánya. Ennek megfelelően a jól képzett, tapasztalt szakemberek minden további nélkül kérhetnek – és kapnak – minden eddiginél magasabb béreket. Ez önmagában nem probléma, sőt kifejezetten kívánatos lenne, hogy a magyar bérek felzárkózzanak a nyugati fizetésekhez. Ugyanakkor a jelen gazdasági környezetben a munkáltatók nem feltétlen képesek kigazdálkodni magasabb béreket – önhibájukon kívül. Ezen gordiuszi csomó átvágására nincs túl sok lehetőség – bizonyos területek automatizálása viszont ilyen lehet.

Automatizáció az ügyvitelben

Amikor automatizációról esik szó, legtöbbünk lelki szemei előtt nagy, robotizált gyártósorok jelennek meg, ahol a robotok automatikusan végzik el az addig ember által végzett munkákat: hegesztenek, csavaroznak, vágnak, festenek és így tovább. Jelenleg még kevésbé elterjedt fogalom az irodai automatizáció, azaz az operatív működést támogató szervezeti egységekben, adminisztrációban megvalósítható automatizálás. Ugyanakkor e területen is rengeteg ismétlődő, akár emberi beavatkozás nélkül elvégezhető feladat adódik: adatok rögzítése, másolása, űrlapok kitöltése, jóváhagyások kezelése, beérkező iratok iktatása és így tovább. Miért ne alkalmazhatnánk olyan szoftveres megoldást, ami támogatja az irodai automatizálást is? Egy megfelelően robosztus workflow rendszer segítségével egy sor olyan irodai tevékenységet automatizálhatunk, amelyek jelen állapot szerint „pénztemetők” – azaz hozzáadott értéket nem hoznak létre, viszont muszáj elvégezni – lehetőleg hiba nélkül. Fontos, hogy ezen feladatok amellett, hogy felesleges költséget jelenthetnek minden vállalkozásnak, a munkahelyi hangulatra, morálra is rossz hatással lehetnek. Hiszen egyrészt azok a kollégák, akiknek ilyen monoton, unalmas feladatokból állnak a napjaik jó eséllyel nem lesznek elégedettek munkájukkal és előbb utóbb új kihívást keresnek illetve a többi kolléga számára is frusztrálóak lehetnek a hosszabb átfutási idők, az ügyintézés nehézkessége, a bonyolult ügyintézés és az ezekhez kapcsolódó rutinok. A fokozódó munkaerőhiány ugyanakkor nem csupán bérfelhajtó hatással bír, hanem szinte minden munkavállaló számára kínálhat olyan lehetőséget, melyet megfontolnak – így pedig elveszíthetjük kollégáinkat és cégünk növekedése lassul – vagy ami még rosszabb, elindulunk a lejtőn…
Természetesen még rengeteg olyan eset adódhat, amikor egy megfelelő rendszer segítségével automatikusan történhetnek meg olyan feladatok, amelyek kivitelezése, követése, ellenőrzése jelenleg emberi erőforrással történik.
Lássunk néhány példát és jeleket, amelyek megmutatják, hogy mely munkafolyamatainkat automatizálhatnánk!

A vezető pozícióban lévő kollégák e-mailt használnak a kiadott feladatok utókövetésére?

Amennyiben a kiadott feladatok követése e-mailekben történik, úgy valószínűleg nem megfelelő az üzleti folyamat kialakítása. Egy workflow rendszer segítségével megoldható, hogy a munkavállalók automatikus figyelmeztetést kapjanak, amikor egy feladatuk határideje közeleg, de még nem készültek el vele. Sőt, igény szerint a rendszer akár a vezetők részére is küldhet értesítéseket, összesítést a közelgő határidökről, még meg nem valósult feladatokról, így eszkalálva a problémát. Ennek megfelelően a vezetők más kolléga számára újra oszthatják a feladatokat vagy más megoldást kereshetnek a probléma kezelésére. Sőt, beállítás szerint akár még ösztönző szisztéma is kiépíthető workflow rendszer segítségével, ahol a határidőre vagy azelőtt elvégzett feladatokat a rendszer összesíti és „pluszpontot” ad értük, míg a határidőkből való kicsúszás mínusz pontokat jelenthet. Ilyen rendszerekkel maga a folyamat is egyszerűsíthető – nem szükséges például a kollégákat megkérdezni egy – egy feladat aktuális állapotáról, mivel az a rendszer felületén mindig, valós időben elérhető.

Munkavállalói egymásnak „passzolgatják” a feladatokat?

Amennyiben egy feladat megoldása több résztvevő közreműködését is igényli, úgy előfordulhat, hogy a munkavállalók oda-vissza adják a részfeladatokat egymás között. Így nem csupán a hatékonyságot csökkentik – a feladat megoldási idejét pedig növelik – hanem egyúttal a hibázás lehetősége is jelentősen megnő: nem a megfelelő verzió kerül leadásra egy dokumentumról, nem az a munka kerül jóváhagyásra, amelynek kellene, fájlok elvesznek, a felelősséget nem lehet megállapítani – és így tovább. A leggyakrabban olyan dokumentumok esetében fordulnak elő ilyen hibák és problémák, amelyeket többen, több szervezeti egységben is szerkesztenek. Például egy szerződés, melyet az értékesítés készít, a jogi osztály véleményezi jogi szempontból, míg a kontrolling ellenőrzi az árazást, megtérülést, ezután pdig egy felelős vezetőnek jóvá kell hagynia. Folyamatkezelő rendszer nélkül az ilyen dokumentumok véglegesítse problémás és lassú lehet, valamint több hiba is maradhat benne, hiszen nincs olyan eszköz, amely biztosítaná, hogy a következő szerkesztési pontra csak a megelőző lépések betartása mellett juthasson el egy dokumentum. Azaz előfordulhat például, hogy egy dokumentumnak jogi jóváhagyás után kellene eljutnia pénzügyi jóváhagyásra, azonban bármilyen oknál fogva mégis pénzügyi jóváhagyásra kerül jógi ellenőrzés nélkül, ha nem kezelik rendszerben a dokumentum életútját. Ezesetben előfordulhat, hogy jogilag hibásan kerül ki a partnerhez, ügyfélhez a dokumentum – egy ilyen eset problémáit aligha szükséges külön is taglalnunk…

A kollégák e-mailben kérik a vezetők jóváhagyását?

Munkavállalóink számára megterhelő és időigényes feladatként jelenhet meg visszajelzések, jóváhagyások kérése és kezelése, amennyiben nem megfelelő rendszerben támogatjuk e feladataikat.  Ugyanakkor nem csupán a hibalehetőségek száma növekszik az ilyen típusú jóváhagyás – kezeléssel, hanem a vezetők megválaszolandó emailjeinek száma is, amely adott esetben maga alá temetheti a vezetőséget és hátráltatja a hatékony munkavégzést is. 
Nem beszélve arról, hogy a jóváhagyás – kérések vagy az azokra adott válaszok elkeveredhetnek a levelezésben, így nem feltétlen lehet tudni a későbbiekben, hogy ki, mit miért és mikor hagyott jóvá vagy utasított el. Workflow rendszer segítségével azonban egyrészt keretbe foglalhatók a jóváhagyási feladatok és mindig, minden jóváhagyás azonos lépéseken keresztül és határidőkkel valósul meg. Másrészt viszont a jóváhagyások, döntések egy része automatizálható is, például értékhatár, vagy más, jól definiálható tényező függvényében.

Ismétlődő feladat? Automatizáld!

Az ismétlődő feladatok a kínálják a legjobb lehetőséget automatizálásra!
E feladatok automatizálásával takarítható meg a legtöbb költség és erőforrás a vállalat számára. Lássunk egy példát:
Ha 5 kolléga naponta 2 órát tölt ismétlődő, automatizálható feladatok elvégzésével, akkor napi 10, havi kb. 200 és évente kb. 2400 emberóra költsége spórolható meg a feladat automatizálásával. Ez – a KSH által számított, 290 300 Ft havi bruttó átlagbér bérköltségével számolva – kb. 5,4 millió Ft megtakarítást jelent évente. Ez az összeg természetesen változhat, ha a kollégák több időt töltenek automatizálható feladatok elvégzésével vagy nagyobb létszámban vannak jelen a szervezetben. És ez az összeg még nem tartalmazza azt a többletbevételt, amit az automatizáció miatt felszabaduló kollégák generálhatnak magasabb hozzáadott értékű feladatok elvégzésével!


Napi rutin vs. termelékenység

Amíg a kollégák adatmásolással, felesleges levelezéssel, adatrögzítéssel töltik idejüket, nem tudnak időt szakítani stratégiailag fontos, értékes munka elvégzésére!
Értékesítési csapat esetében például sok időt vehet igénybe az adminisztráció. Amellett, hogy az adatok rögzítése és a munka adminisztrációja rendkívül fontos, minden perc, amit az értékesítők erre szánnak, eladás nélkül telik…
Hogy oldhatjuk meg, hogy az adminisztratív munka minőségének megtartása mellett időt szabadítsunk fel az értékesítésben? Egy megfelelően kialakított workflow rendszer segítségével automatizálhatjuk az adminisztráció nagy részét, így értékesítőink azt csinálhatják, amihez a legjobban értenek: eladhatják termékünket, szolgáltatásunkat ahelyett, hogy számítógépük előtt ülve végeznék adminisztratív feladataikat. Ebből következően növekszik az eladott mennyiség, az értékesítés hatékonysága is. 
Ugyanakkor az automatizált folyamatok nem csupán egy-egy szervezeti egység, hanem az egész szervezet számára hasznosak. Hiszen minden területen akad olyan feladat, amit automatizálni lehet vagy gyorsabb, célszerűbb egy erre a célra kialakított rendszerben kezelni. Az olyan alkalmazások, mint az xFLOWer workflow, nagy segítséget jelentenek a vállalat minden területén és szintjén a munkafolyamatok kezelésében, minden iparágban.


Minden kérdésére szívesen válaszolunk és segítünk megoldani aktuális operatív, vállalkozás vezetési problémáit, amennyiben felveszi velünk a kapcsolatot ide kattintva!