Alma, zebra, ütvefúró

Alma, zebra, ütvefúró

 

Avagy hogyan (ne) hasonlítsunk össze eszközöket

Az élet minden területén igyekszünk a legjobb, vagy legalábbis számunkra legmegfelelőbb megoldásokat megtalálni. Legyen szó autó, ház, vagy éppen egy szoftver vásárlásáról. Ez természetes igény, ami teljesen érthető, ahogyan szintén logikusnak tűnik, hogy a megfelelő megoldást úgy választhatjuk ki, ha ismerjük az elérhető megoldásokat, lehetőségeinket. Ennek érdekében mit tehetünk? Össze kell hasonlítanunk a piacon elérhető termékeket, szolgáltatásokat! Erre a célra ma már számos eszköz áll rendelkezésünkre: online terméktesztek, összehasonlító oldalak, vagy akár a termékek gyártó általi leírása, állításai.

Mi az előfeltételezés?

Ilyen esetekben feltételezzük, hogy a vizsgált termékek azonos célt szolgálnak, azaz nagyságrendileg ugyanazt "tudja" mindegyik. Így autót autóval, hangszórót hangszóróval, mosógépet pedig mosógéppel hasonlítunk össze. Erre szokás azt mondani, hogy almát az almához hasonlítunk - és ez így rendjén is van. Mi történik azonban, ha nem "alma-alma" összehasonlítást végzünk? Lehet egy termékkategórián belül annyiféle eltérés, ami teljesen más árazást, működést, kezelést feltételez? A válasz - mint látni fogjuk mindenképpen - igen!

Teherhajó vagy sportautó?

Vegyünk példának egy fő termékkategóriát, a közlekedési eszközöket. Ebben a kategóriában találhatunk repülőgépeket, hajókat, teherutókat, biciklit, rollert és így tovább. Tegyük fel, hogy mi autót szeretnénk vásárolni, és e termék szintjén kívánjuk kihozni a maximumot a pénzünkből. Ebben az esetben a fő kategórián belül már csak az autókat vizsgáljuk, az összes többi kiesett. Így tehát nem fogjuk az autót és a teherhajót összehasonlítani. Vizsgálatunkat tovább finomíthatjuk az autó kategórián belül: benzines, dízel, vagy elektromos? Szedán vagy kombi? Családi vagy sportautó? Egyterű vagy SUV? És így tovább - még rengeteg kérdést feltehetünk és további végtelen számú szempont alapján hasonlíthatjuk egymáshoz az adott kategória egyes elemeit.

Eszünkbe jutna vajon azon gondolkodni, hogy sportautó helyett megfelelhet-e számunkra egy teherhajó?

Ugye, hogy nem? Megmosolyogtató lenne, ha valaki azon gondolkodna, hogy napi bejáráshoz Toyota Yarist vagy inkább Ideal X T2-SE-A1 típusú tankerhajót válasszon...

Különbségek

A lényeg itt is az egyes kategóriák közötti különbségekben rejlik. Hiszen ha egy szűkebb csoporton belül szükséges döntést hoznunk, akkor kisebb különbségek adódnak, mintha egy nagyobb körből kellene választanunk. A hajók és autók közötti különbségek egyértelműek, így nem is gondolkodunk azon, hogy hajót vagy autót vegyünk, amikor autóra van szükségünk. Két-háromféle autó között ugyanakkor sokat dilemmázhatunk, így viszont - szerencsésebb esetben - közelebb kerülünk célunkhoz, hogy ideális autót találjunk.

És hogyan kapcsolódik mindez a szoftverekhez??

Mint minden egyéb esetben, úgy szoftvereknél is felmerül az igény, hogy a lehető legjobbat - azaz cégünk számára a legmegfelelőbbet - válasszuk. Jó kezdet, ha eleve adott üzleti problémákra keresünk megoldást, nem pedig a trendek vagy "csináljunk ezzel valamit" elv alapján keresgélünk. A fent vázolt kategóriákkal a párhuzam, hogy a "szoftver", mint gyűjtőfogalom ugyanaz a kategória, mint a "közlekedési eszköz", hiszen e fő kategórián belül annyi variáns elérhető, hogy adott esetben csak kapkodjuk a fejünket, melyiket is válasszuk. Természetesen amellett, hogy egyes szoftverek között igen nagy különbségek lehetnek, ezek nem annyira egyértelműek, mint pl. egy autó/hajó esetben. De ettől még ugyanilyen nagyok! Épp emiatt fontos tisztában lennünk célunkkal, azaz, hogy milyen problémára keresünk megoldást. Még a vállalati szoftverek kategória is rettenetesen szerteágazó, az előző analógiával élve, legyen ez a kategória egyenértékű a szárazföldi közlekedési eszköz kategóriával. Itt még mindig beleszaladhatunk abba a hibába, hogy kamiont, traktort és sportautót igyekszünk összehasonlítani és ezalapján dönteni, de egy lépéssel már közelebb vagyunk, mintha még hajókat és repülőket is vizsgálnánk. Ideálisan autót szeretnénk autóhoz hasonlítani, így a vállalati szoftverek esetében is kiemelten lényeges, hogy egy adott területen belül keresgéljünk. Vannak ERP rendszerek, CRM rendszerek, számlázó megoldások, workflow rendszerek - ha a mi problémánkra egy adott típusú vállalati rendszer lesz a megoldás, akkor azon a kategórián belül keresgéljünk ahelyett, hogy egy "mindentudó" megoldást keresnénk (ilyen nem létezik, ahogy autó-kamion-repülőgép-hajó sem)

Tapasztalat

Gyakran látjuk ügyfeleink szoftverválasztása esetében, hogy igyekeznek minél több ajánlatot és terméket megismerni, gyakran egymástól teljesen eltérő igényekre, üzleti problémákra fejlesztett megoldásokat is. Ennek megfelelően, ha a kiválasztásnál bármilyen tévedés adódik, akkor soha nem lesz megfelelő a rendszer működése, hiszen nem arra való, mint amire használni szeretnénk! (gondoljunk a teherhajóval való napi munkába járásra - többnyire nem működik, ha esetleg mégis, akkor sem az igazi...)
Nemrégiben egy érdeklődőnél láttunk hasonlót. Három különféle rendszerről kértek árajánlatot, majd a végén megállapították, hogy a három rendszer közt az egyetlen hasonlóság, hogy mindegyiknek van ára - így ezalapján hasonlították össze őket... A cím is erre az összehasonlításra utal: adott egy alma, egy zebra és egy ütvefúró, ezek közös tulajdonságait kellett megkeresni és összehasonlítani...
Érdeklődőnk ennek megfelelően az árak összehasonlítását követően a legolcsóbb megoldás mellett döntött. Azaz - az előző példánál maradva - vett egy almát, hiába lett volna az igény az, hogy legyen mit bemutatni az állatkertben vagy az, hogy ki kell fúrni 15 000 lyukat.

Működni fog?

Nem valószínű. A legnehezebb ilyenkor elfogadni a rossz döntést és meghozni a szükséges intézkedéseket. Senki sem szereti bevallani, hogy hibázott, különösen nagy értékű beszerzések esetében nem. Ugyanakkor előbb-utóbb eljön az a pillanat, amikor az alma már sehogy nem adható el zebrának és egyszer ki kell mondani azt is, hogy lyukakat fúrni sem lehet vele. Csakhogy az átmenet ideje alatt a cég folyamatosan veszít: a bevezetés nem csak költséges, hanem időt és energiát is igényel, a bevezetett rendszer csak teher lesz a munkavállalók számára, az operatív munka emiatt lelassulhat, sőt akár a megnyert projektek kivitelezése is veszélybe kerülhet. A belátást követően kezdődhet csak el a károk enyhítése és egy megfelelő rendszer kiválasztása, ami jobb esetben bizonyos idő múlva már nyereséget termel veszteség helyett.

Mi a tanulság?

Szerintünk mindig azt érdemes megvizsgálni, hogy egy adott szoftveres eszköz milyen célt szolgál, (NE legyen "mindentudó!") és összevetni ezt a célt saját igényeinkkel. Amennyiben a kettő kellően nagy átfedést mutat, úgy érdemes lehet ebbe az irányba haladnunk, ha nem, akkor viszont mihamarabb el kell engednünk és más megoldás után néznünk. Mi a helyzet az árral? Ha csak ár alapján hozzuk meg döntésünket, akkor fennáll a veszélye, hogy amát veszünk zebra helyett, így ez sem tanácsos. Ha és amennyiben meggyőződtünk arról, hogy két vagy több eszköz azonos funkciókkal rendelkezik, akkor érdemes csak összehasonlítanunk az árat, hiszen a funkcionalitás az, amire szükségünk van. És ne feledjük, hogy szoftverek esetében is igaz - általánosságban - hogy az ár és a minőség egyenesen arányos, nyilván ésszerű kereteken belül. Hosszabb távon lehet, hogy az olcsóbb lesz drága, hiszen a vállalati szoftverek igazi értéke a használatukkal megszerezhető többletbevétel, ami munkaidő vagy erőforrás-felszabadulásban is jelentkezhet. Legyen ezért ez a vezérlőelvünk a kiválasztásnál: közép és hosszabb távon melyik megoldással tehetem a lehető leghatékonyabbá cégem működését?