Az élet minden területén igyekszünk a legjobb, vagy legalábbis számunkra legmegfelelőbb megoldásokat megtalálni. Legyen szó autó, ház, vagy éppen egy szoftver vásárlásáról. Ez természetes igény, ami teljesen érthető, ahogyan szintén logikusnak tűnik, hogy a megfelelő megoldást úgy választhatjuk ki, ha ismerjük az elérhető megoldásokat, lehetőségeinket. Ennek érdekében mit tehetünk? Össze kell hasonlítanunk a piacon elérhető termékeket, szolgáltatásokat! Erre a célra ma már számos eszköz áll rendelkezésünkre: online terméktesztek, összehasonlító oldalak, vagy akár a termékek gyártó általi leírása, állításai.
Ilyen esetekben feltételezzük, hogy a vizsgált termékek azonos célt szolgálnak, azaz nagyságrendileg ugyanazt "tudja" mindegyik. Így autót autóval, hangszórót hangszóróval, mosógépet pedig mosógéppel hasonlítunk össze. Erre szokás azt mondani, hogy almát az almához hasonlítunk - és ez így rendjén is van. Mi történik azonban, ha nem "alma-alma" összehasonlítást végzünk? Lehet egy termékkategórián belül annyiféle eltérés, ami teljesen más árazást, működést, kezelést feltételez? A válasz - mint látni fogjuk mindenképpen - igen!
Vegyünk példának egy fő termékkategóriát, a közlekedési eszközöket. Ebben a kategóriában találhatunk repülőgépeket, hajókat, teherutókat, biciklit, rollert és így tovább. Tegyük fel, hogy mi autót szeretnénk vásárolni, és e termék szintjén kívánjuk kihozni a maximumot a pénzünkből. Ebben az esetben a fő kategórián belül már csak az autókat vizsgáljuk, az összes többi kiesett. Így tehát nem fogjuk az autót és a teherhajót összehasonlítani. Vizsgálatunkat tovább finomíthatjuk az autó kategórián belül: benzines, dízel, vagy elektromos? Szedán vagy kombi? Családi vagy sportautó? Egyterű vagy SUV? És így tovább - még rengeteg kérdést feltehetünk és további végtelen számú szempont alapján hasonlíthatjuk egymáshoz az adott kategória egyes elemeit.
Ugye, hogy nem? Megmosolyogtató lenne, ha valaki azon gondolkodna, hogy napi bejáráshoz Toyota Yarist vagy inkább Ideal X T2-SE-A1 típusú tankerhajót válasszon...
A lényeg itt is az egyes kategóriák közötti különbségekben rejlik. Hiszen ha egy szűkebb csoporton belül szükséges döntést hoznunk, akkor kisebb különbségek adódnak, mintha egy nagyobb körből kellene választanunk. A hajók és autók közötti különbségek egyértelműek, így nem is gondolkodunk azon, hogy hajót vagy autót vegyünk, amikor autóra van szükségünk. Két-háromféle autó között ugyanakkor sokat dilemmázhatunk, így viszont - szerencsésebb esetben - közelebb kerülünk célunkhoz, hogy ideális autót találjunk.
Mint minden egyéb esetben, úgy szoftvereknél is felmerül az igény, hogy a lehető legjobbat - azaz cégünk számára a legmegfelelőbbet - válasszuk. Jó kezdet, ha eleve adott üzleti problémákra keresünk megoldást, nem pedig a trendek vagy "csináljunk ezzel valamit" elv alapján keresgélünk. A fent vázolt kategóriákkal a párhuzam, hogy a "szoftver", mint gyűjtőfogalom ugyanaz a kategória, mint a "közlekedési eszköz", hiszen e fő kategórián belül annyi variáns elérhető, hogy adott esetben csak kapkodjuk a fejünket, melyiket is válasszuk. Természetesen amellett, hogy egyes szoftverek között igen nagy különbségek lehetnek, ezek nem annyira egyértelműek, mint pl. egy autó/hajó esetben. De ettől még ugyanilyen nagyok! Épp emiatt fontos tisztában lennünk célunkkal, azaz, hogy milyen problémára keresünk megoldást. Még a vállalati szoftverek kategória is rettenetesen szerteágazó, az előző analógiával élve, legyen ez a kategória egyenértékű a szárazföldi közlekedési eszköz kategóriával. Itt még mindig beleszaladhatunk abba a hibába, hogy kamiont, traktort és sportautót igyekszünk összehasonlítani és ezalapján dönteni, de egy lépéssel már közelebb vagyunk, mintha még hajókat és repülőket is vizsgálnánk. Ideálisan autót szeretnénk autóhoz hasonlítani, így a vállalati szoftverek esetében is kiemelten lényeges, hogy egy adott területen belül keresgéljünk. Vannak ERP rendszerek, CRM rendszerek, számlázó megoldások, workflow rendszerek - ha a mi problémánkra egy adott típusú vállalati rendszer lesz a megoldás, akkor azon a kategórián belül keresgéljünk ahelyett, hogy egy "mindentudó" megoldást keresnénk (ilyen nem létezik, ahogy autó-kamion-repülőgép-hajó sem)
Gyakran látjuk ügyfeleink szoftverválasztása esetében, hogy igyekeznek minél több ajánlatot és terméket megismerni, gyakran egymástól teljesen eltérő igényekre, üzleti problémákra fejlesztett megoldásokat is. Ennek megfelelően, ha a kiválasztásnál bármilyen tévedés adódik, akkor soha nem lesz megfelelő a rendszer működése, hiszen nem arra való, mint amire használni szeretnénk! (gondoljunk a teherhajóval való napi munkába járásra - többnyire nem működik, ha esetleg mégis, akkor sem az igazi...)
Nemrégiben egy érdeklődőnél láttunk hasonlót. Három különféle rendszerről kértek árajánlatot, majd a végén megállapították, hogy a három rendszer közt az egyetlen hasonlóság, hogy mindegyiknek van ára - így ezalapján hasonlították össze őket... A cím is erre az összehasonlításra utal: adott egy alma, egy zebra és egy ütve fúró, ezek közös tulajdonságait kellett megkeresni és összehasonlítani...
Érdeklődőnk ennek megfelelően az árak összehasonlítását követően a legolcsóbb megoldás mellett döntött. Azaz - az előző példánál maradva - vett egy almát, hiába lett volna az igény az, hogy legyen mit bemutatni az állatkertben vagy az, hogy ki kell fúrni 15 000 lyukat.
Nem valószínű. A legnehezebb ilyenkor elfogadni a rossz döntést és meghozni a szükséges intézkedéseket. Senki sem szereti bevallani, hogy hibázott, különösen nagy értékű beszerzések esetében nem. Ugyanakkor előbb-utóbb eljön az a pillanat, amikor az alma már sehogy nem adható el zebrának és egyszer ki kell mondani azt is, hogy lyukakat fúrni sem lehet vele. Csakhogy az átmenet ideje alatt a cég folyamatosan veszít: a bevezetés nem csak költséges, hanem idő és energiát is igényel, a bevezetett rendszer csak teher lesz a munkavállalók számára, az operatív munka emiatt lelassulhat, sőt akár a megnyert projektek kivitelezése is veszélybe kerülhet. A belátást követően kezdődhet csak el a károk enyhítése és egy megfelelő rendszer kiválasztása, ami jobb esetben bizonyos idő múlva már nyereséget termel veszteség helyett.
Szerintünk mindig azt érdemes megvizsgálni, hogy egy adott szoftveres eszköz milyen célt szolgál, (NE legyen "mindentudó!") és összevetni ezt a célt saját igényeinkkel. Amennyiben a kettő kellően nagy átfedést mutat, úgy érdemes lehet ebbe az irányba haladnunk, ha nem akkor viszont mihamarabb el kell engednünk és más megoldás után néznünk. Mi a helyzet az árral? Ha csak ár alapján hozzuk meg döntésünket, akkor fennáll a veszélye, hogy amát veszünk zebra helyett, így ez sem tanácsos. Ha és amennyiben meggyőződtünk arról, hogy két vagy több eszköz azonos funkciókkal rendelkezik, akkor érdemes csak összehasonlítanunk az árat, hiszen a funkcionalitás az, amire szükségünk van. És ne feledjük, hogy szoftverek esetében is igaz - általánosságban - hogy az ár és a minőség egyenesen arányos, nyilván ésszerű kereteken belül. Hosszabb távon lehet, hogy az olcsóbb lesz drága, hiszen a vállalati szoftverek igazi értéke a használatukkal megszerezhető többletbevétel, ami munkaidő vagy erőforrás-felszabadulásban is jelentkezhet. Legyen ezért ez a vezérlőelvünk a kiválasztásnál: közép és hosszabb távon melyik megoldással tehetem a lehető leghatékonyabbá cégem működését?