A workflow bevezetés haszna 4 - A működési kockázatok csökkentése

A workflow bevezetés haszna 4 - A működési kockázatok csökkentése

A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, negyedik részében megvizsgáljuk, hogy hogyan csökkenti a workflow - BPM - rendszerek bevezetési a napi működéssel összefüggő üzleti kockázatokat.

Milyen operatív kockázatokat vizsgálunk?

Bár a működési kockázatok spektruma igencsak széleskörű, most azokra a területekre fókuszálunk, amelyek egy megfelelően előkészített workflow bevezetéssel - és az ehhez kapcsolódó folyamatszervezés által - kezelhetők vagy minimalizálhatók.
Ahogy látni fogjuk, sok olyan eset és esemény történhet, ahol közvetlenül képes nagy összegű kockázatokat kezelni a workflow bevezetés. Lássuk milyen esetek ezek!

Kontrolling szemlélet

Természetesen tisztában vagyunk azzal, hogy a pénzügyi kontrolling egy külön szakma, amit nem tiszte betölteni egy rendszernek sem, legalábbis önmagában. Ugyanakkor amennyiben az üzleti folyamatok oldaláról közelítünk láthatjuk, hogy a nagyobb veszteségek vagy egyéb, pénzügyi problémákat okozó helyzetek elkerülését egy ehhez hasonlatos szemlélet megvalósításával érhetjük el, amennyiben rendelkezésre áll egy olyan rendszer, ami ezeket az ellenőrzési pontokat, tételeket, illetve jóváhagyásokat megfelelően támogatja. Lássunk néhány példát ilyen típusú operatív folyamatokra, azok kezelésére!

Hibák a teljesítésben

Ma már a nem igazán jellemző, hogy egy megrendelés - különösen B2B környezetben - egyszerűen, néhány telefonnal vagy esetleg jegyzettel kezelhető lenne. Árak egyeztetése, rendelkezésre állás, mennyiségi kedvezmények, kiszállítással kapcsolatos ügyintézés, biztosítások, adóügyi megfelelés nemzetközi tranzakcióknál, és így tovább - ezek közül a legtöbbet kezelnünk kell megrendelések teljesítése során. Ahogy a megrendelésekkel kapcsolatos ügyintézés bonyolultsága növekszik, úgy a hibalehetőségek száma és arány is nő. Szerencsés esetben ezek a hibák még az átadás-átvétel előtt felszínre kerülnek, így az ügyfél nem, vagy nem közvetlenül lesz figyelmes ezekre. Ha azonban "nincs szerencsénk" akkor a teljesítés hibás lesz, az ügyfél pedig elégedetlen. Ilyen hibák lehetnek például a megrendelt termékek hibás összeállítása, a kiszállítás pontatlanságai, helytelen dokumentáció - például rosszul kiállított számla - nem elfogadható teljesítés, hibás termékek kiszállítása és így tovább. Mindezekre többnyire csak akkor derül fény, amikor az ügyfél reklamáció formájában jelez vissza számunkra megrendeléséről, ez pedig rombolja a vállalkozásunk hírnevét  különösen ha ez esetleg valamilyen publikus online felületen történik. Az ügyfél felháborodása egyébként - legalábbis részben mindenképpen - jogos: megrendelt valamit, amiért fizetett, és mégsem azt kapta kézhez, vagy hibás terméket kapott, esetleg nem érkezett meg határidőre a rendelés, és így tovább. E problémák és hibák azonnal kezelhetők, amennyiben szigorúan szabályozott és megfelelő rendszerben kezelt üzleti folyamatokra építjük megrendeléseink kezelését. Például egy rendelés felvétele esetén az ügyfélnek mindenképpen vissza kell igazolnia a megrendelt tételeket, a kiszállítási határidők megfelelőségét illetve az árakat és egyéb további feltételeket. Ezzel már egy sor problémát kezeltünk. Ugyanakkor e rendelést még össze is kell állítani, azaz először a visszaigazolt megrendelésnek el kell jutnia az összekészítésért felelős kollégához, majd a tételeket - összevetve a megrendelés tartalmával - ellenőrizni is szükséges. Ezt részben automatizálhatjuk workflow rendszer segítségével, ugyanakkor önmagában a folyamat ellenőrzési pontjai is - amelyeket mindenképpen el kell végezni, amennyiben workflow rendszerben dolgozunk - segítik a helyes komissiózás megtörténtét. Emellett fontos, hogy a megrendelés alapján a rendszer képes akár automatikusan is kiállítani a hozzá tartozó számlát, szállítólevelet is, így ezek ismét nem lehetnek hibásak. Továbbá a szállítás megszervezésében is segítséget nyújthat, amennyiben ezt a tevékenységet is folyamat alapon kezeljük. Így egyrészt a folyamatok és ellenőrzési pontok, másrészt pedig a rendszer kínálta automatizációs lehetőségek okán a megrendelések teljesítése pontosabb és gyorsabb lesz, ennek megfelelően ügyfeleink is elégedettebbek lesznek.

Téves kifizetések

A bejövő számlák kiegyenlítése szintén olyan terület, ahol kiemelten fontos, hogy megfelelő ellenőrzési pontokat építsünk a folyamatokba. Álljon itt egy néhány évvel ezelőtti példa: Bizonyos Evaldas Rimasaukas, egy litván illetőségű úriember, aki a következő könnyű - de korántsem legális - pénzszerzési módszert találta ki. Alapított egy olyan céget, ami nevében is nagyon hasonló volt a Google és a Facebook által alvállalkozóként alkalmazott tajvani céghez. Természetesen az általa alapított "vállalkozás" a világon semmilyen tevékenységet nem végzett, viszont a valódi, azonos nevű tajvani cég nevében kezdett el számlákat küldeni a két tech óriásnak. E tevékenységét éveken keresztül folytatta, így 100 millió dollárt sikerült kicsalnia MINDKÉT óriásvállalattól, azaz összesen körülbelül 60 milliárd Forintnak megfelelő összeggel rövidítette meg őket. A számlát kis összegűek voltak, ráadásul olyan tételeket tartalmaztak, amiket a két cég valóban rendszeresen vásárolt - a másik, azonos nevű cégtől. Öt év után leplezték le a csalást és Rimasaukas börtönbe került, de arról nem szólt egy hír sem, hogy a károsultak viszont látták-e pénzüket. Hogyan segíthet a workflow megelőzni az ilyen csalásokat?
Erre a dokumentumokon keresztüli adattovábbítás ad lehetőséget. Ha ugyanis workflow rendszerben hozunk létre - vagy kezelünk - például egy szerződést, akkor folyamat szinten kötelezővé tehetjük, hogy minden megrendelés ehhez csatlakozzon. Azaz egyrészt minden megrendelésben feltüntetésre kerül, hogy melyik szerződéshez kapcsolódik és kizárólag azok a termékek rendelhetők, ami ka szerződésben szerepelnek, kizárólag a szerződés szerinti mennyiségben. Ezen túlmenően a bejövő számláknak is minden esetben megrendelőkhöz kell kapcsolódniuk, vagy a rendszer automatikusan elutasítja befogadásukat. Így tehát a szerződéstől a számláig biztosított, hogy csak a megfelelő adatokkal operáló számlák kerülhessenek kifizetésre. Így például elkerülhető, hogy másik bankszámlára, vagy akár csak egyetlen karakterrel különböző cég nevére kiállított számlát fogadjon be a szervezet, ahogy az is, hogy bármilyen szerződéses adat másképpen szerepeljen a számlán, mint a szerződésben. 
De csavarjunk ezen mégegyet! Hiszen a teljesítések ellenőrzése így még mindig nem valósult meg. Viszont a workflwo rendszer arra is lehetőséget biztosít, hogy egy számla csak akkor legyen befogadható, ha ahhoz teljesítési igazolás is tartozik - természetesen az előbb már említett, megfelelő szerződéses és egyéb adatokkal. Amennyiben ez nincs meg, úgy a rendszer nem engedélyezi a számla befogadását, és máris megakadályoztunk egy hibás teljesítés, vagy teljesítés nélküli számla kiegyenlítését. Természetesen a folyamatokba további ellenőrzési pontok, kereszt-ellenőrzések, vagy akár többszintű jóváhagyások is beilleszthetők, ennek megfelelően a szervezet akár több szintjén is jóvá kell hagyni egy-egy megrendelést vagy számlabefogadást, mielőtt a kifizetés megtörténik.

Konklúzió

Fenti példákból jól látszik, hogy workflow rendszer bevezetésével viszonylag egyszerűen megakadályozhatunk egy sor közvetlen veszteséget okozó csalást, félrevezetést vagy rossz szándékú támadást. Legyünk őszinték: bár semmilyen biztonsági és ellenőrzési megoldás nem tökéletes, mégis, ha a Google és a Facebook számára nem volt teljesen megoldott a fent vázolt probléma, akkor valószínűleg a magyar vállalkozások döntő többségében sem az. Folyamataink kellő átgondolásával illetve egy megfelelő workflow rendszer bevezetésével viszont sokat tehetünk azért, hogy megelőzzünk egy sor rafinált, trükkös csalást, lopást - ennek pedig közvetllen pénzügyi hasznát látjuk, akár azonnal!