A workflow bevezetés haszna 3 - Versenyelőny

A workflow bevezetés haszna 3 - Versenyelőny

Bár elcsépeltnek tűnhet a kifejezés, hogy valami, amiért fizetni kell "versenyelőnyhöz juttat", mégis szükséges megemlíteni néhány olyan workflow tulajdonságot, amik tényleges piaci előnyhöz vezetnek. E sikertényezők szoros összefüggésben vannak az általános szervezettséggel illetve az operatív működés megfelelő kézbentartásáról. Másodsorban a különféle automatizációs megoldások segítségével is előnybe kerülhetünk versenytársainkhoz képest, akár költségcsökkentés akár minőségnövekedés révén. Mindezeken túlmenően a már taglalt ügyfélélmény-javulás is kiemelheti cégünket a konkurencia tengeréből. Hogyan?

Árelőny

Hogyan értékesíthetjük termékeinket kedvezőbb áron, de ugyanolyan - vagy akár magasabb - haszonkulccsal, mint konkurenseink? Gyakorlatunkból a következő példa mutatja meg kiválóan, hogy hogyan segíthet a workflow - és a bevezetéssel járó szervezettebb működés - magasabb profit elérésében. Egy vállalat folyamatelemzése során az értékesítési adatok arról tanúskodtak, hogy a megrendelések - akár a nagyobb, többszázmillió Forint összértékűek is - adott esetben hibásan kerülnek teljesítésre, lassú átfutás mellett, sőt, még hibás termékek is leszállításra kerültek. Így aztán egyrészt a vevői elégedettség - fogalmazzunk így - alacsony szinten maradt, míg az értékesítéssel és teljesítéssel kapcsolatos költségek kifejezetten magasak maradtak. Mindezen problémák elolvasztották a profit egy jelentős részét úgy, hogy közben egy esetleges árcsökkenés szóba sem kerülhetett. A folyamatok elemzése közben kiderült, hogy az egyes részlegek közötti kommunikáció, illetve a több szervezeti egységen átívelő folyamatok inadekvát kivitelezése vezetett ezekhez a problémákhoz. Nyilván minden egyes részleg a másikat okolta a problémák megjelenéséért, viszont az alapvető okok és problémák megoldására nem került megfelelő fókusz. Néhány mondatban összefoglalva ez persze egyszerűnek tűnhet, ugyanakkor e folyamatok újra tervezése és implementációja igen komplex üzleti problémák megoldását tette szükségessé úgy, hogy bizonyos belső ellenállást is le kellett küzdeni a bevezetés során. Természetesen, mivel a keletkező többletköltségek messze meghaladták az elfogadható szintet, a folyamatok optimalizálása megtörténhetett. ennek elsődleges oka a vezetőség hozzáállása volt: ahelyett, hogy felelősöket kerestek volna és beosztottjaikat hibáztatják, sokkal inkább arra helyezték a fókuszt, hogy feltárják a valós okokat és megszüntessék azokat. Ebben a workflow rendszer nagy segítségnek bizonyult, hiszen már a kezdeti folyamatelemzés is rávilágított bizonyos problémákra, kevésbé hatékony módszerekre. Ezen túlmenően a bevezetést követően nem csupán a tevékenységek egymásutánisága vált teljesen transzparenssé, hanem minden adat azonnal elérhető lett, így szinte azonnal visszacsatolást kaphattak a bevezetett intézkedések megfelelőségéről. Ezen a szálon elindulva később az érintett folyamatok finomhangolásra kerültek, és a workflow rendszer sajátosságai - nevesül, hogy a dolgozók csak egyféleképpen végezhetnek el tevékenységeket a meghatározott foylamat mentén - miatt bizotsítottá vált azok konzisztens kivitelezése is. A belső költségek csökkenésével nagyobb profit vált elérhetővé, ami később az árak csökkentését is lehetővé tette. Ehhez azonban szükség volt mégegy workflow-képességre.

Automatizáció

Az előbb említett példában - ahogy a legtöbb esetben - a folyamat kialakítás részét képezte az automatizálható tevékenységek felmérése és a szükséges automatizációk megvalósítása. Jelen esetben ez leginkább a dokumentáció előállítására, kezelésére és a bejövő dokumentumok folyamatszintű kezelésére vonatkozott. Régebben a megrendelések, szerződések kitöltése kézzel történt, ami igen időigényes feladat nagy mennyiségű megrendelés kezelése esetében. Szerencsére azonban ezek sablondokumentumok, ennek megfelelően előállításuk a workflow-ban automatikusan megtörténik. Ezen túlmenően, a manuálisan elkészített megrendeléseket el kellett juttatni a teljesítési folyamat következő szereplőjéhez, amivel több probléma is adódott: egyrészt egyesével el kellett küldeni a megrendelőket - akár emailben, akár papír alapon - a fogadó félnek pedig manuálisan fel kellett dolgoznia azokat. Mindeközben ellenőrizni kellett e dokumentumok megfelelőségét is. A workflow rendszer viszont azonnal, automatikusan továbbítja ezeket a dokumentumokat, értesíti a fogadó felet arról, hogy feladata érkezett, valamint az adatokat is automatikusan ellenőrzi a megadott paraméterek alapján, például, hogy egy, a megrendelőben szereplő termék ára megfelel-e az árlistában foglaltaknak és így tovább. Ez a megoldás egyrészt drasztikusan csökkentette a hibák számát, másrészt meggyorsította a kivitelezést is. Ennek  megfelelően a megrendelők hamarabb jutottak hozzá a kért termékekhez, valamint a megrendelések teljesítése is pontosabbá vált, azaz azok a termékek kerültek kiszállításra, amik valóban megrendelésre kerültek, megfelelő mennyiségben és olyan áron, amit az ügyfél előzetesen az árlistából már megismert. Mindez nagyban növelte a vevői elégedettséget, valamint a belső erőforrások - jelesül a munkaidő - takarékos felhasználásához is hozzájárult.

Összegzés

Az egyes megoldások mellett természetesen fontos tanulsága az előző példának, hogy a vezetőség pozitív, támogató, nyitott hozzáállása is szükséges volt ahhoz, hogy a vállalat magasabb szintre léphessen és megoldja azokat a belső problémákat, amik versenyképességét csökkentették. Ezen túlmenően a következő előnyökkel járt a workflow rendszer bevezetése a versenyelőny elérése szempontjából:

  • Hatékonyabb munkavégzés, alacsonyabb munkaerő-költség
  • Költségcsökkentés automatizáció által, valamint algoritmikus ellenőrzési pontok beépítésével (kevesebb hibás teljesítés)
  • Valós idejű visszajelzés és teljes transzparencia - így azonnal látszik, hogy pontosan hol, milyen probléma merül fel. Ennek alapján jobb, gyorsabb döntések hozhatók és a probléma hamarabb megoldódik.
  • Az erőforrások megfelelő allokációja: ha valamely ponton a folyamat lelassul, akkor oda több erőforrást allokálhatunk.