5 jó ok, hogy automatizáld dokumentum orientált folyamataid

Szerencsére mára igen sok szervezetnek sikerült túllépnie a papír vezérelte folyamatok széleskörű alkalmazásán. Természetesen e folyamat - utóbb már digitális transzformáció néven - még mindig tart, viszont már látszik, hogy sok vállalkozás felismerte milyen előnyökkel jár a papír alapú ügyintézés modernizálása. 

De miért is lesz egy folyamat dokumentum vezérelt? Többnyire azért, mert valamilyen dokumentum érkezése, jóváhagyása, keletkezése az, ami az adott ügyintézési folyamatot elindítja illetve kontrollálja. Például beszerzések esetében egy beszerzési igény űrlap kitöltésével indul a folyamat, majd a papír elkezd "utazni" a szervezeten belül; több jóváhagyóhoz kerülhet, kellhet rá a beszerző aláírása, szükséges felvezetni a bekért ajánlatokat, és így tovább. De bármilyen, ilyen jellegű folyamat esetében elmondható, hogy a papír vezéreli az adott folyamatot. E papír természetesen lehet elektronikus dokumentum is (például e-mail, űrlap vagy valamilyen célrendszer adatbekérő képernyője) egy azonban biztos: a dokumentumot adatokkal szükséges kitölteni, el kell juttatni a további résztvevőkhöz, fel kell rá vezetni az esetleges változásokat és így tovább.

Mi lenne, ha mindez nem lenne szükséges, hanem létezne egy olyan rendszer, ami automatikusan előállítja a dokumentumokat a szükséges adatokkal, a meghatározott ügymenet szerint "utaztatná" jóváhagyásokat, ajánlatokat, ellenjegyzéseket kérne rá és értesítené az indítót is a végeredményről - automatikusan? A technológia ma már lehetőséget biztosít ezen tevékenységek automatizálására. Mit nyerünk a dokumentumok automatizálásával? Természetesen értékes munkaidő szabadítható fel, amelyet így más, magasabb hozzáadott értékű tevékenységek elvégzésére fordíthatunk. Így az automatizálás mérhető üzleti eredményt produkál, ennek megfelelően pontosan kimutatható az eszközbevezetés vagy éppen az egész projekt jövedelmezősége. 
Az eszköz, ami mindezt lehetővé teszi az ún. WCA (Workflow and Content Automation) eszköz, melyben egy workflow és egy tartalom előállító eszköz funkcionalitása egyesül.

A WCA megoldásokról bővebben

Szemben a régebbi workflow illetve DMS megoldásokkal, egy WCA rendszerben nem csupán folyamatba illeszthetők, tárolhatók és visszakereshetők a kezelt dokumentumok, hanem előállításuk és adott esetben szerkesztésük is a rendszerben történik, a lehető legnagyobb mértékű automatizálás mellett. Hogyan kell ezt elképzelni a gyakorlatban? Vegyünk például egy sablonizált szerződést, amelyben bizonyos adatok és szekciók változnak a megrendelés függvényében. Ebben az esetben a szerződés törzsszövege adott és a rendszer automatikusan kitölti adatokkal, mint például cégadatok, ügyféladatok, pénzügyi adatok és így tovább. Mindezeken túlmenően egy ilyen típusú szerződés tartalmazhat olyan szekciókat is, amelyek szintén változnak, nem csupán az adatok kitöltése szükséges. Egy ilyen típusú szerkesztési feladat megoldása általában úgy történik, hogy miután a feladat kiadásra került, az érintettek elkezdik szerkeszteni a dokumentumot, majd e-mailben vagy egyszerű tartalommegosztó eszközökkel köröztetik egymás és a jóváhagyók között. Emiatt előfordulhat, hogy rossz verzió kerül szerkesztésre vagy jóváhagyásra, hogy egyes részek véletlenül törlésre kerülnek vagy minden érintettnek meg kell várnia, amíg az időrendben előtte lévő kolléga befejezi saját szerkesztési feladatát. Ezzel szemben egy WCA rendszer, mint például az xFLOWer, egyrészt feltölti adatokkal a dokumentumokat, másrészt kizárólag a szerkesztendő dokumentum szekciókat teszi elérhetővé a kollégák számára. Egyúttal természetesen ki is osztja a szerkesztési feladatokat az illetékeseknek. Nem számít, ki mikor, mit szerkesztett, mivel a rendszer automatikusan verziózza a dokumentumot, illetve az egyesz szekciók és a törzsszöveg összeillesztését is automatikusan elvégzi. Amikor a szerkesztés lezárult, a rendszer akár automatikusan képes elindítani a szükséges jóváhagyási folyamatot is, biztosítva, hogy mindig a megfelelő verzió kerüljön a jóváhagyókhoz.

Lássuk továbbá az okokat, amelyek miatt mindenképpen érdemes megfontolni a dokumentum vezérelt folyamatok automatizálását!


5 jó ok, hogy automatizáld dokumentum vezérelt folyamataid

1. Kevesebb eszköz szükséges

WCA rendszer alkalmazása esetén nem szükséges további IT rendszereket bevezetni a dokumentumok kezelésére, folyamatba foglalására. Elég egy egyszerű szövegszerkesztő, vagy akár a WCA eszköz grafikus felületén is elvégezhetők a szerkesztési feladatok, az xFLOWer például ezen az elven működik. Emellett természetesen lehetséges csatolni más eszközzel készült (pl. Word) dokumentumokat is, azonban a szerkesztés akár teljes egészében xFLOWer-ben történhet. Így nem szükséges felkészíteni a szervezetet több eszköz használatára, kevesebb idő, költség és energia az eszköz bevezetése illetve a megtérülés is gyorsabb lehet. Ezen túlmenően - mivel az xFLOWer bevezetéséhez nincs szükség programozásra - az IT részleg terhelése is csökken egy ilyen eszköz bevezetése esetén. Még egy nagyon lényeges érv: egy WCA eszköz bevezetésével megszüntethetők a szervezeten belüli tudásszigetek, azaz elérhető, hogy a szükséges üzleti információk mindig, minden érintett számára elérhetők legyenek, továbbá, amennyiben egy pozícióban személyi változás történik, úgy az új kolléga számára nagyságrendekkel könnyebb és gyorsabb lesz a betanulás folyamata is. 

2. A manuális dokumentumkezelés lelassít!

A dokumentumok manuális kezelése lelassítja a vállalkozás operatív működését. A dokumentumkezelés automatizálásával viszont jelentősen gyorsul a működés. Nemrég még az elektronikus aláírások jóváhagyásokra gyakorolt gyorsító hatása miatt örülhettünk, azonban ma már a dokumentumokhoz kapcsolódó minden folyamat és feladat felgyorsítható. Egy könnyen kezelhető WCA rendszer - mint például az xFLOWer - segítségével egyrészt minden adat akkor és ott érhető el, amikor és ahol szükséges, így időt spórol, valamint akár az egész folyamat automatizálható, ami pedig rendkívüli előnyt biztosít. 
Mindehhez szükséges átgondolni, hogy hogyan lehetne intelligensebb, kevesebb emberi erőforrást igénylő folyamatok mentén megoldani a dokumentumok elkészítését és szerkesztését. Például, ha egy szerződésnek tartalmaznia kell bizonyos jogi klauzulákat, akkor biztosan szükséges a jogi osztály jóváhagyása is, vagy megfelelő, ha a rendszer automatikusan ellenőrzi a szükséges klauzulák meglétét? Amennyiben utóbbi megoldás megfelel, úgy nem szükséges külön jóváhagyás, és a dokumentum kiküldhető - ezzel akár több nap időt és több óra munkaidőt spóroltunk, a fogadó fél pedig hamarabb jutott hozzá a számára lényeges dokumentumhoz.

3. Gyorsabb, kényelmesebb ügyfél életút

Az automatizáció gyorsabb és magasabb szintű ügyfél élményt is lehetővé tesz. Ennek oka, hogy az automatizált feladatok elvégzése az ügyfél irányában is gyorsítja a folyamatokat, így gyorsul a kiszolgálás, legyen szó visszajelzések küldéséről, ügyintézésről, hibaelhárításról vagy bármilyen olyan tevékenységről, ami az ügyfeleket közvetlenül érintik. Ugyanakkor az üzleti folyamatok egyszerűsíthetők is automatizációval, így az ügyfél oldalán kevesebb időbe telik az ügyintézés, kényelmesebb lehet a kapcsolattartás az ügyfélszolgálattal és így tovább.

4. Növekvő árbevétel, jobb eredmények

A dokumentumkezelés és szerkesztés automatizálása hatással lehet az egész szervezetre. Íme néhány példa olyan szervezeti egységekre, amik hatékonyabban működnek automatizált dokumentumkezelés mellett:

  • Értékesítés - Az értékesítési dokumentumok - ajánlatok, megrendelések, szerződések - készítésének és szerkesztésének rendszerbe foglalása valamint automatizálása akár több óra munkaidőt is megspórolhat az értékesítési szervezet számára napi szinten. Az előzőekben említett ügyfélelőnyök szintén megjelennek, így automatizációk alkalmazása az értékesítésben különösen megtérülő lehet.
  • Operáció - gyorsabb partner onboarding folyamat, kevesebb hibalehetőség, egyszerűsített működés, minőségbiztosítási módszerek gyakorlati megvalósítása
  • Jog és pénzügy - Automatikus dokumentum előállítás, folyamat és dokumentum szintű kimutatások
  • HR - gyorsabb beléptetés, kevesebb adminisztratív feladat, gyorsabb betanulási folyamat. Mindemellett akár például az új belépő jogosultságainak kiosztása - melyekbe az eszközök elérése is beletartozhat - valamint a kilépők jogosultság visszavétele és automatikusan kezelhető és dokumentálható.

5. Versenyelőny a konkurenciával szemben

Az automatizáció nagyban átalakíthatja a vállalatot - pozitív értelemben. Amikor automatizációról van szó, fontos feltenni a kérdést: hogy lehetne a legtöbbet kihozni az automatizációs projektből akár rövid, akár hosszabb távon?
Ugyanígy, amikor az egyszerűbb folyamatok automatizációjával elkészültünk, érdemes számba venni, hogy milyen további üzleti folyamatok automatizációja oldható meg ezeken túlmenően? Természetesen az elsődleges cél az üzleti folyamatok optimalizálása, melynek egy része az automatizáció, ugyanakkor lényeges, hogy már a tervezés fázisában is figyelmet fordítsunk ezen eshetőségekre is. A legtöbb startup egyébként pontosan e gondolatmenet gyakorlatba ültetésével ér el hatalmas sikereket: működésüket optimalizálják és automatizálnak mindent, amit lehet - így akár egész iparágakat is felforgathatnak, nem véletlenül. Már bejáratott, működő vállalkozások számára tanulságos példát jelentenek e vállalkozások.

Konklúzió

Ügyfeleink közt számos olyan régóta, nemzetközi szinten működő vállalat található meg, amelyek folyamatosan optimalizálják és teszik hatékonyabbá működésüket, ezzel évről évre jobb eredményeket érnek el és egyre hatékonyabban működnek. Belső folyamatok, ügyfelekhez kapcsolódó folyamatok és további operatív tevékenységek is szinte minden évben újra gondolásra, tökéletesítésre kerülnek, erre akár egy egész szervezeti egység is rendelkezésre áll némelyik vállalatnál. Következésképpen elmondható, hogy üzleti folyamataink kezelése, optimalizálása és automatizálása a hatékony működés és a növekedés egy olyan sarokpontja, amely mellett már nem lehet szemlélőként elmenni. Az xFLOWer az ön vállalkozását is segít hatékonyabbá, jobban működővé tenni, és így eredményesebb, rentábilis működést biztosít - ismerje meg az xFLOWer-t és érjen el többet cégével!