A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, utolsó bejegyzésében a workflow bevezetések egy olyan hasznát taglaljuk, ami operatív és vezetői szinten is könnyíti a folyamatok fejlesztését, bevezetését, illetve segít kímélni a fejlesztési projektekbe bevonandó IT erőforrásokat is. Hogyan? Bejegyzésünkből kiderül.
A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, negyedik részében megvizsgáljuk, hogy hogyan csökkenti a workflow – BPM – rendszerek bevezetési a napi működéssel összefüggő üzleti kockázatokat.
A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, harmadik részében a workflow bevezetés által kínált mérhető és gyakorlati versenyelőnyt kínáló attribútumokra fókuszálunk.
A workflow bevezetés haszna cikksorozatunk első részében megvizsgáltuk, hogy milyen, elsőre talán nem evidens haszna lehet egy ilyen rendszer alkalmazásának a munkavállalók szempontjából. Sorozatunk jelen, második részében ügyféloldalról szemléljük ugyanezt a témakört: ügyfeleink vajon érzékelik valamilyen módon az új rendszer használatát?
A workflow rendszerek bevezetésére szánt komoly idő, energia és pénzügyi befektetés jelentős megtérüléssel kecsegtet. Ugyanakkor, ha még nincs szervezetünknél workflow rendszer vagy nincs személyes tapasztalatunk az ilyen megoldásokkal, jogosan merülhetnek fel további kérdések is. Ezekre keresünk választ jelen, és sorozatunk következő bejegyzéseiben.
A COVID-19 koronavírus hazai megjelenésével soha nem látott mértékben növekedett az otthoni munkavégzés aránya. Értelemszerű, hogy egy ilyen súlyosságú járványügyi helyzet esetében, aki csak teheti, elkerüli a személyes érintkezést, különösen az egy légtérben történő, huzamos idejű tartózkodást.
Szabadságolások tekintetében nem valószínű, hogy az üzleti folyamatok jutnak eszünkbe, sokkal inkább valamilyen nyilvántartás, színes Exceltábla, néhányszáz email, vagy hasonlók. De miért ne kezelhetnénk folyamatként a szabadásgolásokat is?
Mi a minőségbiztosítás és mik a folyamatai? Jelen bejegyzésünkben saját megközelítésünkben igyekszünk értelmezni e fogalmat. Hitünk szerint a minőségbiztosítási tevékenységek nem az audit után azonnal feledésbe merülő dokumentációk esetleges leporolását, vagy falra függesztését jelentik. Sokkal inkább olyan üzleti folyamatok kialakítását és ezek mentén történő munkavégzést, ami biztosítja, hogy a leírtak szerint valósuljon meg a gyakorlati működés.
A hibabejelentéseket fogadó, az ügyfél számára visszajelzést adó, esetleg hiba státuszokat (pl. még nem foglalkoztunk vele, elkezdtük a javítást, elkészült, stb.) kezelő rendszereket általánosságban ticketing rendszereknek nevezzük. Egy hiba elhárításának, javításának folyamatai azonban messze túlmutatnak ezeken a funkciókon. Hogyan kezelhetünk minden, az egyes hibabejelentésekhez kapcsolódó tevékenységet egységesen, egy rendszeren belül? Erről szól mai posztunk.
Kintlévőségeink kezelése talán hálátlan, ám szükséges, és jó esetben megtérülő feladat. Ugyanakkor sok esetben nehéz lehet meghatározni, hogy milyen kintlévőségeink vannak pontosan, ezekhez milyen adatok kapcsolódnak, illetve, hogy melyiket hogyan kezeljük. De milyen segítséget nyújthat ebben workflow rendszerek használata?
A be és kiléptetések kezelésén túlmenően egy sor olyan operatív feladatunk lehet a munkaerőkezelés terén, melyeket célszerű folyamat alapon elvégeznünk. ennek oka, hogy ily módon hatékonyabb, egyszerűbb, és sok esetben manuális munkát is kiváltó módon végezhetjük el ezeket a tevekénységeket. A teljesség igénye nélkül érintünk néhány területet, ahol hasznos lehet folyamatszinten is gondolkodni illetve célszerű folyamatkezelő rendszert használni.
Vajon miért lehet olyan lényeges – és érdekes – a jóváhagyások kezelése, hogy külön blogposztot szenteljünk neki? Hiszen a jóváhagyás egyszerű: szóban jelezzük, vagy emailben megírjuk igényünket felettesünknek, aki vagy jóváhagyja, vagy elutasítja, nem? Rövid válaszunk: nem. A jóváhagyások kezelése ennél jóval összetettebb és szervezeti szempontból lényegesebb tevékenység, így mai posztunk témája ez lesz.
Ügyfélszolgálati folyamatok alatt leginkább olyan front office típusú tevekénységeket szokás érteni, amelyek az ügyfelekkel való közvetlen kapcsolattartást hivatottak kiszolgálni, segíteni illetve valamilyen mértékig nyomon követni panaszaik, igényeik megoldását. Ezzel szemben az ügyfélszolgálati folyamatok értelmezése ennél jóval tágabban is elképzelhető, hiszen az egyes igények és problémák megoldási tevékenységei szervesen kapcsolódnak a front offce munkához.
Az utóbbi évtized a CRM rendszerek gyors és széleskörű terjedését hozta a kis és középvállalkozások körében. Ez mindenképpen örvendetes, hiszen sok vállalkozás értékesítése vált így hatékonyabbá, valamint rengeteg olyan értékesítési és marketing technikát is elsajátíthattak, alkalmazhattak a felhasználók, amelyek régebben kizárólag a nagyobb vállalatok számára voltak elérhetők.
Minden cég élete bevételek és költségek körül forog. Tervezés, allokáció, jóváhagyás, korrekció és így tovább, hogy csak néhány ehhez kapcsolódó tevékenységet említsünk. Hogyan kezelhetjük költségeinket hatékonyan és egységesen, megelőzve azok elszállását?
A számlázáshoz kapcsolódó üzleti folyamatok kimenő és bejövő számláinkat is érinthetik. Egy klasszikus számlakezelő rendszer általánosságban csak a bejövő számlákra fókuszál, ám képességei még ezesetben is limitáltak lehetnek. Workflow rendszerrel azonban bejövő és kimenő irányú számláinkat is egységes, testreszabott üzleti folyamatok mentén kezelhetjük, így biztosítva pénzforgalmunk átláthatóságát is.
A panaszkezelési tevékenységről – jogosan – leginkább az ügyfélszolgálati munka juthat eszünkbe, ahol az ügyfelekkel való kommunikáció, problémáik rögzítése illetve a számukra adott visszajelzések kezelése történik. De mitől oldódnak meg az ügyfelek panaszai, a kommunikáción kívül mire lehet még szükség a megoldáshoz?
Sorozatunk mai részében a szerződések kezelését vizsgáljuk meg az üzleti folyamatok szempontjából. Miért nem statikusak szerződéseink és milyen folyamatokon keresztül kezelhetjük őket? Mi a teendőnk meglévő szerződéseinkkel? Hogyan archiváljunk digitálisan? Posztunkból kiderül!
Sorozatunk előző részében alaposan elemeztük a bejövő dokumentumok folyamat alapú kezelésének lehetőségeit. Ugyanakkor a szervezeten belül is keletkeznek dokumentumok, amiket ugyanígy kezelni szükséges – erről lesz szó most!
A Folyamat alapon sorozat előző részében áttekintettük az ajánlatadási folyamatokhoz kapcsolódó egyes tevékenységeket és megvizsgáltuk, miért fontos folyamatok alapján felépítenünk ajánlatadási tevékenységeinket. Jelen bejegyzésben pedig a dokumentumok kezelését igyekszünk a folyamatok oldaláról bemutatni, mivel gyakorlatilag minden dokumentumhoz kapcsolódnia kell valamilyen ügyintézésnek – azaz üzleti folyamatnak.
Új sorozatunk első részében az ajánlatkezelés folyamatát tekintjük át. Fontos felhívnunk a figyelmet, hogy a bemutatott folyamatok csupán egy lehetséges utat jelentenek, amit értelemszerűen módosítani, testre szabni lehet szükséges annak függvényében, hogy vállalkozásunkban pontosan hogyan végezzük ezt a tevékenységet.
Új sorozatunkban arra vállalkozunk, hogy a napi rutinok, operatív tevékenységek nagy részét bemutassuk egy kissé talán más nézőpontból, mint a megszokott.
Az ipar 4.0 kifejezés az elmúlt években szinte minden ipari innováció kapcsán felmerült. Nagyjából ugyanez elmondható a digitalizáció és digitális transzformáció kifejezések kapcsán. Mindhárom kifejezés középpontjában – az automatizálás mellett – az adatok gyűjtése, értelmezése és az eredmények alklamazása áll, melyek alapján jobb, megalapozottabb üzleti döntések hozhatók.
A napokban robbant a hír, miszerint az amerikai Amazon óriásvállalat raktári dolgozóit, azok munkavégzését egy olyan rendszer figyeli folyamatosan, ami képes akár figyelmeztetéseket küldeni vagy munkaviszonyokat megszüntetni, akár teljesen automatikusan is.
A vállalati és egyéb hierarchikus rendszereket áttekintve az a benyomásunk alakulhat ki, – egyébként jogosan – hogy a szervezet csúcsán helyet foglaló szereplők mondják ki az utolsó szót lényeges kérdésekben illetve hoznak meg bizonyos döntéseket. Természetesen anélkül, hogy abba – hivatalos értelemben – komolyabb beleszólása lenne bárkinek is. Valóban…?
Az élet minden területén igyekszünk a legjobb, vagy legalábbis számunkra legmegfelelőbb megoldásokat megtalálni. Legyen szó autó, ház, vagy éppen egy szoftver vásárlásáról. Ez természetes igény, ami teljesen érthető, ahogyan szintén logikusnak tűnik, hogy a megfelelő megoldást úgy választhatjuk ki, ha ismerjük az elérhető megoldásokat, lehetőségeinket
Napjainkban egyre többen foglalkoznak legalább hobbiszinten programozással, kvázi szoftverfejlesztéssel. Mostanra kialakult egy programozói réteg, amely leginkább saját igényeit kielégítő alkalmazásokat, programokat ír, amikor ideje és energiája engedi. De rájuk bízhatjuk-e vállalatunk működését?
A szerződések kezelése minden cég életében meghatározó fontosságú, hiszen e dokumentumok tartalmazzák a leglényegesebb adatokat, teendőket, határidőket, amelyek ügyfeleink kiszolgálására vagy egyéb, “kötelező” tevékenységre vonatkoznak. Amennyiben szerződéseinket nem kezeljük megfelelően, úgy a bennük foglalt – általában igen fontos – vállalalások teljesülését kockáztatjuk.
Minden vállalkozás más és más. Máshogy működnek, más koncepciók alapján végzik tevékenységüket, ennek megfelelően teljesen eltérő, egyedi igényeik lehetnek a működésüket támogató szoftverek tekintetében is.
Túl a “fejlett telefonkönyvön” …mi mindent tartogat még az értékesítés és a hozzá kapcsolódó folyamatok? Bejegyzésünkből kiderül.
A következőkben néhány konkrét, alapvető cégműködés tervezési tevékenységről értekezünk, hiszen ahogy előző bejegyzésünkben kifejtettük, a jól működő, sikeres vállalkozás alapja a tervezett, később optimalizált működés kialakítása és fenntartása.
Kezdjük tehát az alapokkal, és vegyük szemügyre az operatív működést, jelenleg nem a szakmai kivitelezésre, hanem az ügyvitelre fókuszálva!
Miért fontos, hogy cégünket szervezetten, rendszerekben gondolkodva működtessük? Hogyan tarthatjuk meg ügyfeleinket, ahelyett, hogy a konkurenciával harcolnánk értük? Mitől lesz igazán elégedett ügyfelünk és hogyan tarthatjuk fenn elégedettségét hosszú távon is? Erről szól mai bejegyzésünk.
Még alig múltak el az ünnepek, máris több vezető portál cikkez arról, hogy a tavalyi után az idei évben is béremelések várhatóak. Cégvezetőként mit gondolsz, amikor e híreket olvasod? Lehet, van költséghatékonyabb megoldás is? Olvasd el bejegyzésünket és ismerd meg tippjeinket a helyzet kezelésére!
Szerencsére mára igen sok szervezetnek sikerült túllépnie a papír vezérelte folyamatok széleskörű alkalmazásán. Természetesen e folyamat – utóbb már digitális transzformáció néven – még mindig tart, viszont már látszik, hogy sok vállalkozás felismerte milyen előnyökkel jár a papír alapú ügyintézés modernizálása. De miért is lesz egy folyamat dokumentum vezérelt?
Az egyes számlák manuális kiállítása, küldése, után követése időrabló, “felesleges” tevékenység lehet. Ezt felismerve – és ügyfeleink igényeire válaszul – megteremtettük az összeköttetést a Számlázz.hu és az xFLOWer workflow rendszer között – így a számlázás folyamata már akár teljességében is automatizálhatóvá vált!
A workflow (azaz folyamatkezelés) és a projektkezelés sok tekintetben hasonlóak. De mik a különbségek közöttük? Helyettesíthetik egymást? Hogyan lehet – akár együttesen – hatékonyan felhasználni ezen eszközöket vállalkozásunkban? Erről szól mai bejegyzésünk.
Az évek során több, kisebb – nagyobb informatikai rendszer esetében is megfigyelhetővé vált az üzenet miszerint „a mi termékünk mindent elvégez, ne vásárolj testreszabott vagy egyedi megoldást”. Ez amellett, hogy szép ígéret és nemes cél, a gyakorlatban nem megvalósítható – vagy csak fájdalmas kompromisszumok árán.
A médiában szinte napi gyakorisággal jelenik meg egy újabb ágazat, ahol a legnagyobb problémát és növekedési gátat a munkaerőhiány jelenti. Lássuk mit tehetünk ellene ügyviteli oldalon!
Mai bejegyzésünkben megosztunk néhány hasznos és érdekes tippet, ami mindazon KKV vezetők számára hasznos, akik szeretnék, hogy cégük eredményesebben, hatékonyabban, több profitot termelve – azaz egy szóval: jobban – működjön
Nemzetközi felmérések alapján bebizonyosodott, hogy a dokumentumkezelésnek mekkora szerepe lehet a vállalat eredményességében.
Mai bejegyzésünkben igyekszünk átfogó képet kínálni a klasszikus ticketing funkciókon túlmutató, ám azokhoz igen szorosan kapcsolódó üzleti folyamatokról és azon integrációkról, melyek a ticketing tevékenységek hatékonyságát nagyságrendekkel megnövelik.
Magas hozzáadott értékű, összetett termék vagy szolgáltatás értékesítése esetében általában hosszabb, összetettebb értékesítési ciklus – és ennek megfelelő értékesítési folyamat – szükséges a sikeres zárás eléréséhez.
A napokban számolt be róla a Fortune, hogy a Google és a Facebook is bedőlt egy hatalmas csalásnak, aminek következtében összesen 100 millió dollárt csaltak ki tőlük. Az eset kapcsán néhány fontos tényre szeretnénk rávilágítani bejegyzésünkben.
Gyakran felmerülő kérdés, hogy pontosan milyen szempontok mentén célszerű ticketing rendszert választani? Ezen igény kielégítésére csokorba szedtük a megközelítésünkben, illetve a gyakorlaban tapasztaltak alapján legfontosabb aspektusokat, amelyeket mindenképpen érdemes és célszerű figyelembe venni ticketing rendszer választása esetén.
Mai bejegyzésünkben kilépünk az Így tedd rendbe a céged sorozatunk kereteiből és megvizsgáljuk a szolgáltatások kivitelezését, a rendszeresen végzendő, akár külső helyszíni munkák átláthatóvá tételét is.
Hogyan előzd meg a költségek elszállását? Három lépéses útmutató vállalkozóknak.
Rendhagyó posztunkban ma olyan megoldást mutatunk be, ami a nagyban megnövekedett ügyféligények – garanciális igény, csere, panasz, reklamáció – kezelését teszi lehetővé úgy, hogy a cég erőforrásait ne merítse ki a megnövekedett kommunikációs teher.
Mi lehet rosszabb annál, mint mikor cégvezetőként átéljük, hogy bár szerződés szerint, megfelelően teljesítettünk, kiállított számlánkat mégsem fizeti ki ügyfelünk? Vagy éppen késedelmesen, esetleg nem megfelelő teljesítésre hivatkozva igyekszik a kialkudott árat csökkenteni, vagy akár a fizetést elkerülni?
A mai témánk első ránézésre nem egyértelműen kapcsolódik jelen sorozat tematikájához. Azonban ha kicsit mögé nézünk az eseményeknek (vagy értékesítési adatoknak) és megpróbáljuk megfejteni, hogy mi lehet az oka annak ,ha vevőink csak egyszer vásárolnak, akkor jó eséllyel kétféle oka lehet annak, ha másodjára már nem minket választanak.
Mai posztunkban az értékesítést és a már értékesített projektek kivitelezését vesszük górcső alá, hiszen bármilyen jól is működjön egy vállalkozás ügyviteli szempontból, az üzleti oldal gerincét mégiscsak az értékesítés, a vevők elégedettsége és a cég ebből származó hírneve jelenti.
Az operatív döntések meghatározzák a cég működését. Minden, a napi munka során felmerülő kérdéssel kapcsolatban valamilyen döntést kell hozni, hogy egy adott munkafolyamat tovább haladhasson. Lehetnek ezek “kis” dolgok is, például, ha elfogy valamilyen alapanyag, akkor a munka folytatásához be kell szerezni belőle és azután folytatható csak az adott munkafolyamat.
