Bevezetés az automatizált folyamatok világába 7.

A CRM rendszerek széleskörű elterjedése nagy mértékben könnyítette meg a kis és középvállalkozások ügyfélkezelési és értékesítési folyamatait. A CRM rendszerek hallatán sokan asszociálnak egy alapértelmezetten minden vállalkozás számára szükséges, legtöbb vállalati folyamatot lefedő, amolyan mindenes megoldásra. Komplex értékesítési folyamatok esetén azonban amikor úgy érezzük, hogy elértük a CRM rendszerek korlátait, nagy valószínűséggel egy sokkal rugalmasabb folyamatkezelő megoldásra lesz szükségünk.

Mire és mire nem való egy CRM rendszer?

Egy CRM rendszer kiválóan alkalmas kis és középvállalkozások ügyfeleinek átlátható kezelésére, projektmenedzsmentre, de bizonyos esetekben még akár a számlázásra is. Ez a funkcionalitás legtöbbször képes lefedni az általános feladatokat számtalan vállalkozás életében.

A folyamatkezelő rendszerek ezzel szemben egy teljesen más megközelítéssel állnak hozzá minden problémához. Segítségükkel gyakorlatilag bármilyen egyedi üzleti folyamat felépíthető akár sablonok felhasználásával, akár nulláról. Az efféle pontos tervezés bár elsőre erőforrásigényesebb, hosszú távon óriási rugalmasságot biztosít bármilyen változás esetén.

Automatizálási lehetőségek

Bár a legtöbb CRM rendszer ad lehetőséget egyedi automatizmusok felépítésére, az integrációs lehetőségeik általában korlátozottak.

Az xFLOWer például képes NAV adatkapcsolatra, számlázz.hu és cégkapu összeköttetésre és számtalan egyéb integrációra, hogy az adatokat közvetlenül, kétirányú adatkapcsolaton tudja beszerezni és ne legyen szükség valamilyen OCR (szövegfelismerés képről) megoldást alkalmazni.

Rugalmasság

Ha értékesítéssel kapcsolatos problémáinkra egyesével keresünk megoldást, találni fogunk egy-egy valamire specializálódott monolitikus rendszert, melyeket a hatékony munkavégzés érdekében érdemes lenne egyszerre használni. Az ilyen szoftveres megoldások azonban általában nem úgy lettek tervezve, hogy rugalmasan együtt tudjanak működni egymással.

A specifikus megoldások helyett előnyösebb egy olyan robusztus, de rugalmas rendszert választanunk, amely egyetlen szereplőként képes biztosítani vállalkozásunk legtöbb igényét.

Egy folyamatkezelő rendszer egyaránt képes a legegyszerűbb és legbonyolultabb automatizmusok felépítésére is. A folyamatba beépíthetünk döntéseket, elágazásokat, de lehetőségünk van a dokumentumok kezelésére is.

Gyakorlati felhasználás

Az egyszerű példa kedvéért tekintsük meg egy fiktív webshop működését, amelynek több ezer különböző termék áll a rendelkezésére. Egy ilyen webshopnak általában a következő feladatokat kell ellátnia:

● Beszállítói kapcsolatok kezelése

● Termékfeltöltés és készletkezelés

● Megrendelések kezelése

● Számlakezelés

● Szállítás és logisztika

● Vevőszolgálat, panaszkezelés

Egy webshop üzemeltetése során számos előnnyel jár egy folyamatkezelő rendszer használata a hagyományos CRM rendszerekkel vagy kész webshop megoldásokkal szemben, különösen az értékesítéshez kapcsolódó területeken, melyek nem képezik közvetlenül egy webshop részét.

A készletnyilvántartás folyamata nagy részben automatizálható és valós idejű, lehetővé téve a pontos és friss raktárkészlet nyomon követését, így elkerülhető a kiárusított vagy hiányzó termékek miatti kellemetlenség.

Egy webshop működése során rengeteg számla keletkezik, ezért azokat kézzel kezelni óriási adminisztrációs többletet jelentene. Mivel a számlakezelés is teljes egészében automatizálható, lehetőség van a számlák azonnali kiküldésére és a befizetésének nyomon követésére, így javul a pénzügyi folyamatok hatékonysága és csökken a késedelmes fizetések kockázata.

A megrendelési és szállítási folyamat tökéletesen átláthatóvá válik a megrendelés pillanatától a kézbesítésig, minimalizálva a hibalehetőségeket és a késést. A szállítás során az ügyfél és a vállalat is folyamatosan tájékoztatást kaphat a rendszertől a csomagok aktuális helyzetéről és az esetleges elakadásokról.

A hatékony panaszkezelést a rendszer úgy biztosítja, hogy a beérkező kéréseket a konkrét megrendeléssel összekapcsolva önálló feladatként kezeli és automatikus értesítést küld a felelősnek, a gyors és hatékony megoldás érdekében.

Összegzés

Természetesen egy folyamatkezelő megoldást bármilyen értékesítési folyamat során érdemes használni, nem csak egy webshop esetén.

A folyamatok megfelelő felépítéséhez mindig érdemes tapasztalt szakemberek segítségét kérni, hisz néhány fölösleges lépés óriási többletköltséget és sok emberi erőforrást igényelhet.

A Click On-nál ügyfeleink teljeskörű kiszolgálása érdekében szoftveres megoldásunkat minden esetben csak személyre szabott segítségnyújtással és folyamattervezéssel értékesítjük.

Az értékesítés támogatása üzleti folyamatokkal

A megfelelő rendszerek és eszközök biztosítása segíti az értékesítési csapat hatékony működését. Az automatizált folyamatok és a minőségi , azonnal hozzáférhető adatok pedig segítik a döntéshozatalt és a célzott értékesítési tevékenységet.

BŐVEBBEN