Honey bee covered with yellow pollen collecting nectar from dandelion flower. Important for environment ecology sustainability. Copy space

Beszerzési folyamatok

Jóváhagyások

Alkalmazza a megszokott jóváhagyási folyamatait elektronikus beszerzésekben és egyszerűsítse a jóváhagyásokhoz kapcsolódó eljárásokat! Akár automatizált jóváhagyásokat is kialakíthat az xFLOWer segítségével.

Automatizált dokumentumok

Támogassa testreszabott folyamatkezelő rendszerrel e-sourcing folyamatait és tegye még költséghatékonyabbá és gyorsabbá stratégiai beszerzéseit!

Operatív beszerzések

Kezelje belső beszerzési igényeit előre kialakított, egyedi üzleti folyamatok mentén, amely minden résztvevő számára transzparens, gyors működést tesz lehetővé!

Stratégiai beszerzések

A stratégiai beszerzések esetében kiemelten fontos, hogy a legalkalmasabb szállító kerüljön kiválasztásra. Így nem csupán árelőnyre tehetünk szert, hanem biztosíthatjuk a megvásárolt termékek, alapanyagok és szolgáltatások egyenletesen magas minőségét. Jól kialakított e-sourcing folyamatok segítségével olyan átfogó beszerzés támogató rendszer alakítható ki, ami alkalmazkodik a szervezet változó igényeihez, ugyanakkor transzparenciát és nagyobb teljesítményt is eredményez, akár automatikus folyamatlépések beiktatása által. A sok esetben használt e-sourcing rendszerek legtöbbje nem támogatja megfelelően a beszerzés előkészítését illetve utókövetését, amiket ennélfogva más módon kell megoldani. Az xFLOWer azonban a teljes beszerzési ciklusok szoftveres támogatását kínálja olyan üzleti folyamatok mentén, amelyek szabadon kialakíthatók és mindig azonos határidőkkel és tevékenységek mentén valósulhatnak meg. Ugyanakkor a rendszer rugalmasan alakítható vezetői jóváhagyást követően, így nem szükséges más rendszert beszerezni egy-egy új vagy módosított funkció kialakításához. A beszerzések lebonyolítása tetszőleges számú résztvevővel történhet, szigorúan szabályozott jogosultságok és előre kialakított dokumentáció használata mellett. Így minden érintett számára transzparens folyamatok alakulnak ki, amelyekben döntéseket viszont kizárólag az arra jogosultak hozhatnak.

Operatív beszerzések

Kisebb, belső beszerzési igények esetében is lényeges, hogy az igénylések, jóváhagyások, kifizetések és további teendők is egységes folyamatok mentén, egy átfogó rendszeren keresztül valósulhassanak meg. Az xFLOWer workflow rendszerben szabadon kialakíthatók a belső igénylések folyamatai, kezdve az igénylésektől a jóváhagyásokon keresztül egészen a számlázáshoz kapcsolódó folyamatokig. Nagyobb szervezet esetén a rendszerben olyan folyamatok kialakítására is lehetőség van, ahol a munkakörök és igénylési jogosultságok összekapcsolódnak, azaz az egyes munkakörökben dolgozó kollégák csak bizonyos eszközök beszerzését igényelhetik. Ennek megfelelően csökken az adminisztratív terhelés, hiszen nem szükséges minden esetben külön mérlegelni, hogy az adott munkakör számára szükséges-e egy adott beszerzés vagy sem. A rendszerben költségkeretek és keretszerződések kezelésére is van lehetőség a szervezeti egységes és/vagy a munkavállalók szintjén is, ennek megfelelően a beszerzések értéke megfelelő kereteken belül tartható. Sőt, a rendszer képes figyelni például egy keretszerződés által lefedett időperiódust és költségkeretet, majd ezek összehasonlításával jelezni, ha az időarányos költségkeret átlépésre kerül.

Elolvasom

Jóváhagyások

Beszerzések tekintetében a megfelelően kialakított jóváhagyási folyamatok nem csupán a költségek “elszállását”, hanem a jóváhagyók felelősséget is képesek pontosan kimutatni. Ugyanakkor igény szerint akár automatikus jóváhagyások is beállíthatók, komplex kritériumrendszer alapján. Ilyen lehet, például ha egy szervezeti egység időarányos költségkeretét, igénylési jogosultságát és az egyes eszközök egyedi értékét is vizsgálja a rendszer. Egyszerű példával élve, ha a könyvelési osztály számára X Ft. havi keret áll rendelkezésre irodaszerek beszerzésére és ezen beszerzések nem igényelnek külön jóváhagyást 5 000 Ft határérték alatt, akkor a rendszer automatikusan jóváhagyhatja az igényt és tovább viheti a folyamatot. Az xFLOWer természetesen komplex emberi jóváhagyások folyamatait is támogatja, azaz meghatározható tetszőleges számú jóváhagyó, a jóváhagyások lehetnek sorosak vagy párhuzamosak, vagy kialakítható például olyan jóváhagyási struktúra is, ahol pl. 5 jóváhagyóból legalább 3-nak kell egy adott igényt jóváhagynia, hogy a folyamat tovább lephessen. Az egyedileg kialakított jóváhagyási folyamatok biztosítják a már meglévő jóváhagyási rutinok digitális támogatását, azaz nem szükséges átalakítani a meglévő jóváhagyási struktúrát – a rendszer rugalmasan alkalmazkodik a bevált működéshez. A jóváhagyási folyamatok szintén felgyorsulhatnak, köszönhetően az azonnali adattovábbításnak, valamint a határidők szigorú, folyamatok mentén megvalósított ellenőrzésének. Így kevesebb fennakadás, gyorsabb és hatékonyabb működés érhető el a vonatkozó költségek csökkenése mellett.

Beszerzési folyamatok szoftveres támogatása

A beszerzési folyamatok informatikai támogatására különböző eszközök állnak rendelkezésre. A kiszolgálandó szervezet típusa, fejlettsége, mérete jelentősen meghatározza, hogy milyen megoldásra van szüksége.

  • E-sourcing, azaz elektronikus stratégiai beszerzési megoldások elsősorban a szállító kiválasztás folyamatait támogatják
  • Operatív beszerzési folyamatok támogatása során a katalógusszerű szolgáltatások, áruk  beszerzési igényei, azok jóváhagyása és csoportos megrendelése történik.
  • Számla feldolgozás során a beérkező számlák automatikusan kapcsolódhatnak a megrendelőkhöz, teljesítési igazolásokhoz, így a kifizetés részben vagy teljesen automatizálható.

Minden esetben szükséges a felelősségi körök pontos megállapítása, hisz a szervezett működés egyik alapvető feltétele. Akár egy munkavállalói igény, belső megrendelés, szállító kiválasztása vagy egy számlatétel jóváhagyása egy adott pont után a felelős jóváhagyó kollégához kell, hogy megérkezzen. Mivel az operatív folyamatok szinte mindegyike igényel jóváhagyást a szervezet bizonyos szintjeiről, ennek informatikai támogatása alapvető fontosságú.

Lorem ipsum dolor sit amet makbet dükben incsom du a haventuritom.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam eget viverra nibh, ut facilisis arcu. Sed vehicula consectetur ante ut molestie. Aliquam euismod nunc quis consequat luctus. Morbi eu congue sem, id varius mi. Donec placerat feugiat leo, sed fermentum nibh. Proin non elit vel nisl tristique lacinia. Nulla varius est et odio vestibum. quis mollis dui mattis. Sed tristique varius purus fermentum rutrum. Pellentesque augue lacus, pellentesque sit amet.

További olvasmányok

A workflow bevezetés haszna 2 – Javuló ügyfélélmény

A workflow bevezetés haszna cikksorozatunk első részében megvizsgáltuk, hogy milyen, elsőre talán nem evidens haszna lehet egy ilyen rendszer alkalmazásának a munkavállalók szempontjából. Sorozatunk jelen, második részében ügyféloldalról szemléljük ugyanezt a témakört: ügyfeleink vajon érzékelik valamilyen módon az új rendszer használatát?

Elolvasom

A workflow bevezetés haszna 1 – Elégedettebb csapat

A workflow rendszerek bevezetésére szánt komoly idő, energia és pénzügyi befektetés jelentős megtérüléssel kecsegtet. Ugyanakkor, ha még nincs szervezetünknél workflow rendszer vagy nincs személyes tapasztalatunk az ilyen megoldásokkal, jogosan merülhetnek fel további kérdések is. Ezekre keresünk választ jelen, és sorozatunk következő bejegyzéseiben.

Elolvasom

COVID-19 és a gazdaság – készüljünk fel időben!

A COVID-19 koronavírus hazai megjelenésével soha nem látott mértékben növekedett az otthoni munkavégzés aránya. Értelemszerű, hogy egy ilyen súlyosságú járványügyi helyzet esetében, aki csak teheti, elkerüli a személyes érintkezést, különösen az egy légtérben történő, huzamos idejű tartózkodást.

Elolvasom

VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!