Beszerzések tekintetében a megfelelően kialakított jóváhagyási folyamatok nem csupán a költségek “elszállását”, hanem a jóváhagyók felelősséget is képesek pontosan kimutatni. Ugyanakkor igény szerint akár automatikus jóváhagyások is beállíthatók, komplex kritériumrendszer alapján. Ilyen lehet, például ha egy szervezeti egység időarányos költségkeretét, igénylési jogosultságát és az egyes eszközök egyedi értékét is vizsgálja a rendszer. Egyszerű példával élve, ha a könyvelési osztály számára X Ft. havi keret áll rendelkezésre irodaszerek beszerzésére és ezen beszerzések nem igényelnek külön jóváhagyást 5 000 Ft határérték alatt, akkor a rendszer automatikusan jóváhagyhatja az igényt és tovább viheti a folyamatot. Az xFLOWer természetesen komplex emberi jóváhagyások folyamatait is támogatja, azaz meghatározható tetszőleges számú jóváhagyó, a jóváhagyások lehetnek sorosak vagy párhuzamosak, vagy kialakítható például olyan jóváhagyási struktúra is, ahol pl. 5 jóváhagyóból legalább 3-nak kell egy adott igényt jóváhagynia, hogy a folyamat tovább lephessen. Az egyedileg kialakított jóváhagyási folyamatok biztosítják a már meglévő jóváhagyási rutinok digitális támogatását, azaz nem szükséges átalakítani a meglévő jóváhagyási struktúrát – a rendszer rugalmasan alkalmazkodik a bevált működéshez. A jóváhagyási folyamatok szintén felgyorsulhatnak, köszönhetően az azonnali adattovábbításnak, valamint a határidők szigorú, folyamatok mentén megvalósított ellenőrzésének. Így kevesebb fennakadás, gyorsabb és hatékonyabb működés érhető el a vonatkozó költségek csökkenése mellett.