Beszerzési folyamatok támogatása

Transzparens, automatizált, digitális beszerzési folyamatok - testreszabva.

Jóváhagyások

Alkalmazza a megszokott jóváhagyási folyamatait elektronikus beszerzésekben és egyszerűsítse a jóváhagyásokhoz kapcsolódó eljárásokat! Akár automatizált jóváhagyásokat is kialakíthat az xFLOWer segítségével.

Stratégiai beszerzések

Támogassa testreszabott folyamatkezelő rendszerrel e-sourcing folyamatait és tegye még költséghatékonyabbá és gyorsabbá stratégiai beszerzéseit!

Operatív beszerzések

Kezelje belső beszerzési igényeit előre kialakított, egyedi üzleti folyamatok mentén, amely minden résztvevő számára transzparens, gyors működést tesz lehetővé!


xFLOWer beszerzés 1

Stratégiai beszerzések

A stratégiai beszerzések esetében kiemelten fontos, hogy a legalkalmasabb szállító kerüljön kiválasztásra. Így nem csupán árelőnyre tehetünk szert, hanem biztosíthatjuk a megvásárolt termékek, alapanyagok és szolgáltatások egyenletesen magas minőségét. Jól kialakított e-sourcing folyamatok segítségével olyan átfogó beszerzés támogató rendszer alakítható ki, ami alkalmazkodik a szervezet változó igényeihez, ugyanakkor transzparenciát és nagyobb teljesítményt is eredményez, akár automatikus folyamatlépések beiktatása által. A sok esetben használt e-sourcing rendszerek legtöbbje nem támogatja megfelelően a beszerzés előkészítését illetve utókövetését, amiket ennélfogva más módon kell megoldani. Az xFLOWer azonban a teljes beszerzési ciklusok szoftveres támogatását kínálja olyan üzleti folyamatok mentén, amelyek szabadon kialakíthatók és mindig azonos határidőkkel és tevékenységek mentén valósulhatnak meg. Ugyanakkor a rendszer rugalmasan alakítható vezetői jóváhagyást követően, így nem szükséges más rendszert beszerezni egy-egy új vagy módosított funkció kialakításához. A beszerzések lebonyolítása tetszőleges számú résztvevővel történhet, szigorúan szabályozott jogosultságok és előre kialakított dokumentáció használata mellett. Így minden érintett számára transzparens folyamatok alakulnak ki, amelyekben döntéseket viszont kizárólag az arra jogosultak hozhatnak.

 
xFLOWer beszerzés 2

Operatív beszerzések

Kisebb, belső beszerzési igények - azaz olyan kisértékű eszközök, amelyek az operatív működéshez szükségesek és nem anyagjellegű vagy nagyértékű, stratégiai beszerzések - esetében is lényeges, hogy az igénylések, jóváhagyások, kifizetések és további teendők is egységes folyamatok mentén, egy átfogó rendszeren keresztül valósulhassanak meg. Az xFLOWer workflow rendszerben szabadon kialakíthatók a belső igénylések folyamatai, kezdve az igénylésektől a jóváhagyásokon keresztül egészen a számlázáshoz kapcsolódó folyamatokig. Nagyobb szervezet esetén a rendszerben olyan folyamatok kialakítására is lehetőség van, ahol a munkakörök és igénylési jogosultságok összekapcsolódnak, azaz az egyes munkakörökben dolgozó kollégák csak bizonyos eszközök beszerzését igényelhetik. Ennek megfelelően csökken az adminisztratív terhelés, hiszen nem szükséges minden esetben külön mérlegelni, hogy az adott munkakör számára szükséges-e egy adott beszerzés vagy sem. Ugyanakkor, ha bizonyos szervezeti egységek - pl. IT - további szervezeti egységek beszerzéseiért is felelősek, arra is lehetőség nyílik, hogy e beszerzéseket bár más szervezeti egység számára végezzük, mégis megmaradjon az előbb említett korlátozás. Így pl. egy laptop vagy telefon beszerzése esetében minden munkakörhöz rendelhető akár költségkeret, akár pontos típus, akár bizonyos tulajdonság megléte vagy hiánya is. (pl. fejlesztői laptopokban mindenképpen legyen SSD és legalább 4 magos processzor) A rendszerben költségkeretek és keretszerződések kezelésére is van lehetőség a szervezeti egységes és/vagy a munkavállalók szintjén is, ennek megfelelően a beszerzések értéke megfelelő kereteken belül tartható. Sőt, a rendszer képes figyelni például egy keretszerződés által lefedett időperiódust és költségkeretet, majd ezek összehasonlításával jelezni, ha az időarányos költségkeret átlépésre kerül. Ilyen lehet, például ha az első negyedév még nem telt el, viszont az éves keret több, mint 25%-a már igénylésre és jóváhagyásra került.

 
xFLOWer beszerzések 3

Jóváhagyások

Beszerzések tekintetében a megfelelően kialakított jóváhagyási folyamatok nem csupán a költségek "elszállását", hanem a jóváhagyók felelősséget is képesek pontosan kimutatni. Ugyanakkor igény szerint akár automatikus jóváhagyások is beállíthatók, komplex kritériumrendszer alapján. Ilyen lehet, például ha egy szervezeti egység időarányos költségkeretét, igénylési jogosultságát és az egyes eszközök egyedi értékét is vizsgálja a rendszer. Egyszerű példával élve, ha a könyvelési osztály számára X Ft. havi keret áll rendelkezésre irodaszerek beszerzésére és ezen beszerzések nem igényelnek külön jóváhagyást 5 000 Ft határérték alatt, akkor a rendszer automatikusan jóváhagyhatja az igényt és tovább viheti a folyamatot. Ugyanakkor, ha olyan igények keletkeznek, ahol értékhatár alatti és feletti tételek is szerepelnek, akkor a rendszer képes automatikusan jóváhagyni a határérték alatti tételeket, míg a fennmaradó igényeket továbbítja a meghatározott jóváhagyókhoz. Az xFLOWer természetesen komplex emberi jóváhagyások folyamatait is támogatja, azaz meghatározható tetszőleges számú jóváhagyó, a jóváhagyások lehetnek sorosak vagy párhuzamosak, vagy kialakítható például olyan jóváhagyási struktúra is, ahol pl. 5 jóváhagyóból legalább 3-nak kell egy adott igényt jóváhagynia, hogy a folyamat tovább lephessen. Az egyedileg kialakított jóváhagyási folyamatok biztosítják a már meglévő jóváhagyási rutinok digitális támogatását, azaz nem szükséges átalakítani a meglévő jóváhagyási struktúrát - a rendszer rugalmasan alkalmazkodik a bevált működéshez. A jóváhagyási folyamatok szintén felgyorsulhatnak, köszönhetően az azonnali adattovábbításnak, valamint a határidők szigorú, folyamatok mentén megvalósított ellenőrzésének. Így kevesebb fennakadás, gyorsabb és hatékonyabb működés érhető el a vonatkozó költségek csökkenése mellett.

 

BESZERZÉSI FOLYAMATOK SZOFTVERES TÁMOGATÁSA

A beszerzési folyamatok informatikai támogatására különböző eszközök állnak rendelkezésre. A kiszolgálandó szervezet típusa, fejlettsége, mérete jelentősen meghatározza, hogy milyen megoldásra van szüksége.

  • E-sourcing, azaz elektronikus stratégiai beszerzési megoldások elsősorban a szállító kiválasztás folyamatait támogatják
  • Operatív beszerzési folyamatok támogatása során a katalógus szerű szolgáltatások, áruk  beszerzési igényei, azok jóváhagyása és csoportos megrendelése történik.
  • Számla feldolgozás során a beérkező számlák automatikusan kapcsolódhatnak a megrendelőkhöz, teljesítési igazolásokhoz, így a kifizetés részben vagy teljesen automatizálható.

Minden esetben szükséges a felelősségi körök pontos megállapítása, hisz a szervezett működés egyik alapvető feltétele. Akár egy munkavállalói igény, belső megrendelés, szállító kiválasztása vagy egy számlatétel jóváhagyása egy adott pont után a felelős jóváhagyó kollégához kell, hogy megérkezzen. Mivel az operatív folyamatok szinte mindegyike igényel jóváhagyást a szervezet bizonyos szintjeiről, ennek informatikai támogatása alapvető fontosságú.

MILYEN BESZERZÉSI FOLYAMAT TÁMOGATÓ ESZKÖZT VÁLASSZON?

Cégünk többféle megoldást kínál a beszerzési folyamatok támogatására.

  1. Teljes nagyvállalati p2p (purchase to pay) folyamattámogatás esetén, amely az összes beszállító katalógusainak kezelésétől kezdve az emberi beavatkozás nélkül karakterfelismeréssel történő számlafeldolgozást is támogatja egyedi, csak erre a célra fejlesztett szoftveres megoldást javaslunk bevezetni. A világvezető szoftverfejlesztő cégeitől közt több olyan van, aki csak ilyen megoldások bevezetésével foglalkozik: SAP AribaBaswareTISKofaxEzen termékek bevezetésére partnercégeinkkel közös megoldást dolgoztunk ki doqFLOWer néven. Ha ez érdekli, akkor erről itt tájékozódhat: doqFLOWer.
  2. xFLOWer beszerzési workflow saját professzionális megoldásunk - olvasson tovább ennek részletes megismeréséhez.
 

MIÉRT AZ XFLOWER BESZERZÉS TÁMOGATÓ SZOFTVER-T VÁLASSZA?

Amennyiben az Ön meglévő informatikai környezetébe szeretne egy olyan workflow és dokumentumkezelő eszközt beiktatni, amely képes a különböző jóváhagyási igények feladására, a jóváhagyási igények dokumentált formában történő végig vitelére, eközben kapcsolódik különböző törzsadatokhoz, majd interface-eken keresztül más rendszerekkel is képes kommunikálni és a végén még a beérkező számlák feldolgozási folyamatát is kezeli, akkor az xFLOWer-t ajánljuk.

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű folyamatkezelő, ügykövető rendszer, melynek rengeteg modulja / folyamata magyar cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb folyamatkezelő rendszerrel ellentétben ez nem csak egy „behuzalozott” folyamat, melyben néhány tevékenység követi egymást, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer beszerzéskezelő szoftver magyarul is használható.

BESZERZÉSI FOLYAMAT KEZELŐ KERETRENDSZER

Az xFLOWer beszerzési folyamat modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatók, bővíthetők!

Az xFLOWer beszerzés kezelő egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer beszerzés kezelő bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

BESZERZÉST TÁMOGATÓ FOLYAMATOK

xFLOWer keretrendszerben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen egymáshoz kapcsolódó tevékenység.

Bármilyen összetett is legyen egy üzleti folyamat, kapcsolódjanak az egyes tevékenységláncok sorosan, párhuzamosan egymáshoz, legyenek egy folyamatnak automata döntései, kapcsolódjon interface-en keresztül más megoldásokhoz a lehetőségeknek nincs határa. Néhány példa arra, hogy milyen tevékenységekben lehet az xFLOWer segítség:

 

Beszerzési folyamatok automatizálása

Ön dönti el, hogy milyen beszerzési folyamat logikát fog használni és ön tudja ezek működését tetszés szerint testre szabni xFLOWer eszközeivel.

Milyen lehetőségei vannak? A következő példák a teljesség igénye nélkül mutatják be a rendszer egyes opcióit:

  • Soros jóváhagyás: egymás után több személy
  • Párhuzamos jóváhagyások: egyszerre többen is részt vesznek a jóváhagyásban
  • 2-4-6-X szemes jóváhagyás: legalább N meghatározott képességű munkatárs jóváhagyása szükséges
  • N/M: M személy közül legalább N jóváhagyása szükséges (pl. 5 vezetőből legalább 2 hagyja jóvá)
  • Automatizálhat döntéseket: 
  • VIP ügyfél másként,
  • Személyes ügyfélmenedzserrel rendelkező ügyfél másként
  • Akinek keretszerződése van azt másként
  • Automatizálhat jóváhagyásokat:
  • Pl.: ha  az ügyfélnek van rendszeres havi számlája (pl.: rezsi számla) és ebben a hónapban még nem volt számlája és a  számla összege nem tár el 10%-nál nagyobb mértékben az előző havitól, akkor emberi beavatkozás nélkül is jóváhagyódik…

BESZERZÉS KEZELÉS - TÖRZSEK

Az xFLOWer keretrendszer alapból tartalmazza az ügyféltörzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen beszerzési alapadatokat szeretne kezelni. Így felveheti a partnerek lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagyok politikai kapcsolatait.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az ügyfeleket.

Ha Ön nem csak "sima" ügyféltörzset szeretne csak kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

MIÉRT HASZNOS AZ XFLOWER BESZERZÉS MODUL?

Az xFLOWer Cloud beszerzés kezelési megoldása átláthatóvá teszi a folyamatokat, a felelősségi körök pontos kijelölését és a felhasználói jogosultságok ennek megfelelő kiosztását. A modullal automatizálhatóak a folyamat egyes lépései, például amennyiben egy megrendelési űrlap kitöltéséhez minden adat rendelkezésre áll az adatbázisban, a modul automatikusan kitölti a szükséges mezőket és jóváhagyásra továbbítja az űrlapot.

 

HOGYAN MŰKÖDIK A BESZERZÉS MODUL?

(Példa: eszközbeszerzési igény)

  1. Igény felmerülése, igénylő űrlap kitöltése – például rendszeres irodaszer beszerzési igény. Az igénylő rögzíti igényét a rendszerben, amely mentésre kerül, így a későbbiekben ismét felhasználható.
     
  2. Árajánlatok bekérése – A modulban megadhatóak olyan szállítók, akiktől a rendszer automatikusan, emailben árajánlatot kér az igényben foglalt termékekre vagy szolgáltatásokra.
     
  3. Igény és árajánlat továbbítása a jóváhagyó felé – Amikor a kért árajánlatok megérkeznek, az igénylő kiválaszthatja melyik ajánlatot továbbítja jóváhagyásra (vagy az összes ajánlat automatikusan a jóváhagyóhoz kerülhet, beállítás szerint)
     
  4. Jóváhagyás után a megrendelés továbbítása a szállító felé – a jóváhagyó amennyiben az igényt és a beérkezett ajánlatok valamelyikét egyaránt megfelelőnek ítéli, úgy a folyamat lezárásáról értesítést kap az igénylő illetve megtörténik a nyertes ajánlatadótól a megrendelés.
     
  5. Átadás a pénzügyre – A jóváhagyás lezárását követően a rendszer átadja a folyamatot a beszerzés vagy a pénzügyi osztály illetékesei számára.

AZONNAL HASZNÁLHATÓ BESZERZÉS FOLYAMAT

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud beszerzés kezelő megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az igények, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Automatizált, akár több szervezeti egységen átnyúló jóváhagyás kezelés, ami csökkenti munkatársai terheltségét, munkaidőt takarít meg és biztosítja a folyamatok precíz kivitelezést.