BESZERZÉSI FOLYAMATOK SZOFTVERES TÁMOGATÁSA

A beszerzési folyamatok informatikai támogatására különböző eszközök állnak rendelkezésre. A kiszolgálandó szervezet típusa, fejlettsége, mérete jelentősen meghatározza, hogy milyen megoldásra van szüksége.

  • E-sourcing, azaz elektronikus stratégiai beszerzési megoldások elsősorban a szállító kiválasztás folyamatait támogatják
  • Operatív beszerzési folyamatok támogatása során a katalógus szerű szolgáltatások, áruk  beszerzési igényei, azok jóváhagyása és csoportos megrendelése történik.
  • Számla feldolgozás során a beérkező számlák automatikusan kapcsolódhatnak a megrendelőkhöz, teljesítési igazolásokhoz, így a kifizetés részben vagy teljesen automatizálható.

Minden esetben szükséges a felelősségi körök pontos megállapítása, hisz a szervezett működés egyik alapvető feltétele. Akár egy munkavállalói igény, belső megrendelés, szállító kiválasztása vagy egy számlatétel jóváhagyása egy adott pont után a felelős jóváhagyó kollégához kell, hogy megérkezzen. Mivel az operatív folyamatok szinte mindegyike igényel jóváhagyást a szervezet bizonyos szintjeiről, ennek informatikai támogatása alapvető fontosságú.

MILYEN BESZERZÉSI FOLYAMAT TÁMOGATÓ ESZKÖZT VÁLASSZON?

Cégünk többféle megoldást kínál a beszerzési folyamatok támogatására.

  1. Teljes nagyvállalati p2p (purchase to pay) folyamattámogatás esetén, amely az összes beszállító katalógusainak kezelésétől kezdve az emberi beavatkozás nélkül karakterfelismeréssel történő számlafeldolgozást is támogatja egyedi, csak erre a célra fejlesztett szoftveres megoldást javaslunk bevezetni. A világvezető szoftverfejlesztő cégeitől közt több olyan van, aki csak ilyen megoldások bevezetésével foglalkozik: SAP Ariba, Basware, TIS, Kofax. Ezen termékek bevezetésére partnercégeinkkel közös megoldást dolgoztunk ki doqFLOWer néven. Ha ez érdekli, akkor erről itt tájékozódhat: doqFLOWer.
  2. xFLOWer beszerzési workflow saját professzionális megoldásunk…. olvasson tovább ennek részletes megismeréséhez.

 

MIÉRT AZ xFLOWer beszerzés támogató szoftver-t válassza?

Amennyiben az Ön meglévő informatikai környezetébe szeretne egy olyan workflow és dokumentumkezelő eszközt beiktatni, amely képes a különböző jóváhagyási igények feladására, a jóváhagyási igények dokumentált formában történő végig vitelére, eközben kapcsolódik különböző törzsadatokhoz, majd interface-eken keresztül más rendszerekkel is képes kommunikálni és a végén még a beérkező számlák feldolgozási folyamatát is kezeli, akkor az xFLOWer-t ajánljuk.

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű folyamatkezelő, ügykövető rendszer, melynek rengeteg modulja / folyamata magyar cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb folyamatkezelő rendszerrel ellentétben ez nem csak egy „behuzalozott” folyamat, melyben néhány tevékenység követi egymást, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.

A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer beszerzéskezelő szoftver magyarul is használható.

BESZERZÉSI FOLYAMAT KEZELŐ KERETRENDSZER

xFLOWer beszerzési folyamat modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatók, bővíthetők!

Az xFLOWer beszerzés kezelő egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer beszerzés kezelő bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

BESZERZÉST TÁMOGATÓ FOLYAMATOK

xFLOWer keretrendszerben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen egymáshoz kapcsolódó tevékenység.

Bármilyen összetett is legyen egy üzleti folyamat, kapcsolódjanak az egyes tevékenységláncok sorosan, párhuzamosan egymáshoz, legyenek egy folyamatnak automata döntései, kapcsolódjon interface-en keresztül más megoldásokhoz a lehetőségeknek nincs határa. Néhány példa arra, hogy milyen tevékenységekben lehet az xFLOWer segítség:

BESZERZÉSI FOLYAMATOK AUTOMATIZÁLÁSA

Ön dönti el, hogy milyen beszerzési folyamat logikát fog használni és ön tudja ezek működését tetszés szerint testre szabni xFLOWer eszközeivel.

Milyen lehetőségei vannak:

  • Soros jóváhagyás: egymás után több személy
  • Párhuzamos jóváhagyások: egyszerre többen is részt vesznek a jóváhagyásban
  • 2-4-6-X szemes jóváhagyás: legalább N meghatározott képességű munkatárs jóváhagyása szükséges
  • N/M: M személy közül legalább N jóváhagyása szükséges (pl. 5 vezetőből legalább 2 hagyja jóvá)
  • Automatizálhat döntéseket: 
  • VIP ügyfél másként,
  • Személyes ügyfélmenedzserrel rendelkező ügyfél másként
  • Akinek keretszerződése van azt másként
  • Automatizálhat jóváhagyásokat:
  • Pl.: ha  az ügyfélnek van rendszeres havi számlája (pl.: rezsi számla) és ebben a hónapban még nem volt számlája és a  számla összege nem tár el 10%-nál nagyobb mértékben az előző havitól, akkor emberi beavatkozás nélkül is jóváhagyódik…

BESZERZÉS KEZELÉS - TÖRZSEK

Az xFLOWer keretrendszer alapból tartalmazza az ügyféltörzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen beszerzési alapadatokat szeretne kezelni. Így felveheti a partnerek lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagyok politikai kapcsolatait.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az ügyfeleket.

Ha Ön nem csak "sima" ügyféltörzset szeretne csak kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az üzleti folyamatok minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

MIÉRT HASZNOS AZ XFLOWER BESZERZÉS MODUL?

Az xFLOWer Cloud beszerzés kezelési megoldása átláthatóvá teszi a folyamatokat a felelősségi körök pontos kijelölését és a felhasználói jogosultságok ennek megfelelő kiosztását. A modullal automatizálhatóak a folyamat egyes lépései, például amennyiben egy megrendelési űrlap kitöltéséhez minden adat rendelkezésre áll az adatbázisban, a modul automatikusan kitölti a szükséges mezőket és jóváhagyásra továbbítja az űrlapot.

HOGYAN MŰKÖDIK A BESZERZÉS MODUL?

(Példa: eszközbeszerzési igény)

  1. Igény felmerülése, igénylő űrlap kitöltése – például rendszeres irodaszer beszerzési igény. Az igénylő rögzíti igényét a rendszerben, amely mentésre kerül, így a későbbiekben ismét felhasználható.
     
  2. Árajánlatok bekérése – A modulban megadhatóak olyan szállítók, akiktől a rendszer automatikusan, emailben árajánlatot kér az igényben foglalt termékekre vagy szolgáltatásokra.
     
  3. Igény és árajánlat továbbítása a jóváhagyó felé – Amikor a kért árajánlatok megérkeznek, az igénylő kiválaszthatja melyik ajánlatot továbbítja jóváhagyásra (vagy az összes ajánlat automatikusan a jóváhagyóhoz kerülhet, beállítás szerint)
     
  4. Jóváhagyás után a megrendelés továbbítása a szállító felé – a jóváhagyó amennyiben az igényt és a beérkezett ajánlatok valamelyikét egyaránt megfelelőnek ítéli, úgy a folyamat lezárásáról értesítést kap az igénylő illetve megtörténik a nyertes ajánlatadótól a megrendelés.
     
  5. Átadás a pénzügyre – A jóváhagyás lezárását követően a rendszer átadja a folyamatot a beszerzés vagy a pénzügyi osztály illetékesei számára.

AZONNAL HASZNÁLHATÓ BESZERZÉS FOLYAMAT

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud beszerzés kezelő megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az igények, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára.

Az eredmény? Automatizált, akár több szervezeti egységen átnyúló jóváhagyás kezelés, ami csökkenti munkatársai terheltségét, munkaidőt takarít meg és biztosítja a folyamatok precíz kivitelezést.