dandelion-desktop-background-1920-640

BACK Office

szervezett folyamatok

Egy kisebb vállalatnál is legalább 50 féle üzleti folyamatot kell háttérembereknek elvégeznie. Ha ezek nincsenek rendben, akkor a cég is működésképtelen.

Automatizált dokumentumok

Ismerős? Panaszlevélre kapott válaszban az én nevem és címem van, de a tartalma nem nekem szól. Miért is: copypaste hozta létre az ügyintéző, de nem minden mezőt cserélt le! Az Ön cégénél ez nem történhet meg!

Együttműködés, kommunikáció

Ha egynél több ember dolgozik egy területen, akkor már könnyen összekeverednek a feladatok? Ki a felelős? Ki folytassa? Mi a határidő? Kit kell bevonni? Ki hagyja jóvá? Ugye Ön ezeket a tevékenységeket nem e-maillel és Excel-lel szervezi?

workflow

Folyamatba szervezetten

Minden cég legnagyobb ellensége a káosz, amely átláthatatlanná teszi a működést, zavart okoz a dokumentumok között, ennek eredményeképpen a munkatársak sem tudnak hatékonyan, gyorsan, magas minőségben dolgozni. Mindezek eredménye pedig az idő és erőforrás igényes működés, ami komoly piaci hátrányt jelenthet. Hiszen amennyiben versenytársai gyorsabban, olcsóbban és magasabb minőségben képesek kiszolgálni vevőiket, úgy ügyfelei elpártolhatnak cégétől. Emiatt hosszútávon komolyan sérülhet vállalkozása bevétel és profittermelő képessége, végsősoron akár csődbe is mehet. Iktassa ki ezeket a hátráltató tényezőket és érjen el gyorsabb, precízebb, termelékenyebb működést. Hogy hogyan? Először is az üzleti folyamatok modellezésével átláthatóvá válik a működés, majd a folyamatok rendszerbe foglalásával minden napi tevékenység követhetővé és átláthatóvá válik. Az xFLOWer workflow rendszer mindezen előnyöket kínálja cégének, sőt, sok manuális feladat automatizálása is megoldható használatával! Nincs több elkeveredett dokumentum, elfelejtett feladat vagy határidő, lassú, nehézkes működés! Így a rendszer bevezetésével nem csupán átlátja a napi működést, hanem időt és pénzt is spórol, miközben gyorsítja cége működését. Az eredmény? Gyorsabb teljesítés, jobb ügyfélszolgálat és kommunikáció – elégedettebb ügyfelek. Mindez kevesebb költség mellett. 

Elolvasom

Folyamatban a dokumentumok

Az xFLOWer-ben nem csupán az egyes feladatok, hanem teljes üzleti folyamatok kezelésére van lehetőség, azaz összeállíthatóak olyan, sok egymást követő feladatból álló tevékenységláncok, amelyek a vállalati célok eléréséhez szükségesek. A folyamatokhoz dokumentumsablonok is kapcsolódnak, melyek mindig a megfelelő időben állnak a munkatársak rendelkezésére úgy, hogy verziózásuk és automatikus előállításuk is egy rendszeren belül megoldott. Minden feladat és dokumentum visszakövethető: mindig látszik ki, mikor, mit csinált, mulasztott-e el határidőt vagy éppen mindig határidő előtt elkészült mindennel. A további funkciók lehetővé teszik a szerkesztett dokumentumok – és minden egyéb: számlák, szállítólevelek, megrendelések, ajánlatok, szerződések, stb. – vezetői jóváhagyását, véleményezését és egységes elektronikus tárolását is.
xFLOWer egységes dokumentumtárként működik, melyben minden egyes korábbi ügyfélkontaktus, dokumentum, levél, irat, számla egy-egy kattintással elérhető a teljes történetével együtt.

Csoportmunka, ügykezelés

A cégvezetők többsége e-mailekben oszt ki feladatokat, majd ugyanígy, e-mailben igyekszik követni azok megvalósulását. Amellett, hogy a mai napig ez a feladatkiosztás egyik legelterjedtebb módja, már sokkal kézenfekvőbb eszközök is rendelkezésre állnak a feladatok kiosztására és azok utókövetésére. Ezekkel az eszközökkel az e-mailes feladatkiosztás hátrányai maradéktalanul kiküszöbölhetőek: visszajelzések kezelése, határidők figyelése, teljesülés követése, emlékeztetők, stb. Hasonló problémák merülnek fel egy dokumentum közös szerkesztése esetében is: honnan tudjuk, melyik az utolsó verzió? Mi történik, ha egy kolléga már szerkesztette a dokumentumot, de mi még nem kaptuk meg az utolsó verziót? Hogy kerül jóváhagyásra egy dokumentum? És így tovább. Az xFLOWer workflow megoldást kínál mindezen problémákra is: a feladatok kiosztása, a dokumentumok szerkesztése és verziózása, a folyamatok követése csupán néhány olyan funkciója, amivel a napi munka hatékonysága sokszorosára növelhető.

Lorem ipsum dolor sit amet makbet dükben incsom du a haventuritom.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam eget viverra nibh, ut facilisis arcu. Sed vehicula consectetur ante ut molestie. Aliquam euismod nunc quis consequat luctus. Morbi eu congue sem, id varius mi. Donec placerat feugiat leo, sed fermentum nibh. Proin non elit vel nisl tristique lacinia. Nulla varius est et odio vestibum. quis mollis dui mattis. Sed tristique varius purus fermentum rutrum. Pellentesque augue lacus, pellentesque sit amet.

Lorem ipsum dolor sit amet makbet dükben incsom du a haventuritom.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam eget viverra nibh, ut facilisis arcu. Sed vehicula consectetur ante ut molestie. Aliquam euismod nunc quis consequat luctus. Morbi eu congue sem, id varius mi. Donec placerat feugiat leo, sed fermentum nibh. Proin non elit vel nisl tristique lacinia. Nulla varius est et odio vestibum. quis mollis dui mattis. Sed tristique varius purus fermentum rutrum. Pellentesque augue lacus, pellentesque sit amet.

További olvasmányok

Folyamat alapon 13 – hibabejelentések folyamatai

A hibabejelentéseket fogadó, az ügyfél számára visszajelzést adó, esetleg hiba státuszokat (pl. még nem foglalkoztunk vele, elkezdtük a javítást, elkészült, stb.) kezelő rendszereket általánosságban ticketing rendszereknek nevezzük. Egy hiba elhárításának, javításának folyamatai azonban messze túlmutatnak ezeken a funkciókon. Hogyan kezelhetünk minden, az egyes hibabejelentésekhez kapcsolódó tevékenységet egységesen, egy rendszeren belül? Erről szól mai posztunk.

Elolvasom

Folyamat alapon 10 – Jóváhagyások kezelése

Vajon miért lehet olyan lényeges – és érdekes – a jóváhagyások kezelése, hogy külön blogposztot szenteljünk neki? Hiszen a jóváhagyás egyszerű: szóban jelezzük, vagy emailben megírjuk igényünket felettesünknek, aki vagy jóváhagyja, vagy elutasítja, nem? Rövid válaszunk: nem. A jóváhagyások kezelése ennél jóval összetettebb és szervezeti szempontból lényegesebb tevékenység, így mai posztunk témája ez lesz.

Elolvasom

Folyamat alapon 9 – Az ügyfélszolgálati folyamatok

Ügyfélszolgálati folyamatok alatt leginkább olyan front office típusú tevekénységeket szokás érteni, amelyek az ügyfelekkel való közvetlen kapcsolattartást hivatottak kiszolgálni, segíteni illetve valamilyen mértékig nyomon követni panaszaik, igényeik megoldását. Ezzel szemben az ügyfélszolgálati folyamatok értelmezése ennél jóval tágabban is elképzelhető, hiszen az egyes igények és problémák megoldási tevékenységei szervesen kapcsolódnak a front offce munkához.

Elolvasom

VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!