xFLOWer

Blog

Átlátod szolgáltatásaidat?

Mai bejegyzésünkben kilépünk az Így tedd rendbe a céged sorozatunk kereteiből és megvizsgáljuk a szolgáltatások kivitelezését, a rendszeresen végzendő, akár külső helyszíni munkák átláthatóvá tételét is.

Mi is történik éppen?

Ez a kérdés sok cégvezetőben felmerülhet, amikor olyan projekteket vagy egyéb, külső helyszíni szolgáltatásokat kell cégével elvégeznie, melyeken személyesen bármely okból nem lehet jelen. Egy – egy ilyen jellegű projektet vagy tevékenységet még viszonylag egyszerű akár fejben vagy Excel táblákban, esetleg e-mailekben kezelni, ám a projektek számának növekedésével legalábbis arányosan (de néha exponenciálisan) növekszik a kezelendő tevékenységek, határidők, felelősök, munkalapok vagy egyéb dokumentumok száma is. Vagy vegyünk egy életszerű példát; amennyiben egy cég ital automatákat, kávégépeket, vagy egyéb hasonló eszközöket helyez ki – akár bérbeadás formájában – akkor azoknak rendszeres feltöltéséről, karbantartásáról, javításáról gondoskodnia kell. Nem hangzik bonyolultnak, igaz? Akkor most gondoljunk bele mekkora feladat ezt a tevékenységet kezelni mondjuk 500 automata vagy gép esetében…

  • 500 helyre kiszállni
  • Többezer féle karbantartási feladatot elvégezni
  • Többszáz féle, számosságában több ezer darab alkatrészt kezelni  – raktár, logisztika, beszerzés, kiszállítás, cserék, garanciális ügyintézés…
  • Egy időben több csapat, eltérő földrajzi helyeken végzi fentieket…

Így már jóval összetettebb a tevékenységlánc! Ennyi mindent fejben tartani lehetetlen, megfelelő eszköz nélkül kezelni pedig költséges, fennáll a hibázás veszélye és még a szolgáltatás minőségét sem garantálhatjuk.

Szolgáltatások folyamatai

Legyen szó gyakorlatilag bármilyen operatív tevékenységről, ezek biztosan folyamatba szervezhetők, hiszen valamilyen tevékenységlánc részét képzik. Természetesen, ha az egyes projektek vagy egyéb operatív folyamatok csak nagy vonalakban hasonlítanak egymásra, akkor nem célszerű egyesével, minden elemei tevékenységet leképezve folyamatba szerveznünk ezeket a tevékenységeket. Ugyanakkor azonos peremfeltételek esetén mégis kezelhetjük a különféle nagyobb egységeket és sok kérdésre választ kaphatuk. Vagy alkalmazhatunk kontrolling szemléletet is, hogy biztosítjuk az egyes tevékenységek nyereségességét. Ilyenek lehetnek például:

 

  • Munkaóra, embernap ráfordítás
  • Számított munkaórák/munkanapok vs. valós munkaórák/munkanapok
  • Szükséges eszközök
  • Szükséges alapanyagok
  • Beszerzések kezelése
  • Határidők, ütemezés
  • Alvállalkozói kifizetések kezelése

Jónéhány további szempontot is említhetnénk, ám gondolatébresztőnek talán megfelel fenti lista is. Természetesen minél összetettebb egy-egy projekt és minél több fut egyszerre, annál fontosabb ezek megfelelő kezelése egy olyan rendszerben, ami testreszabottan képes megvalósítani tervezési igényeinket.
Ugyanakkor bármilyen ismétlődő, projektként értelmezhető tevékenység kontrollingját megvalósíthatjuk így, azaz ha az előző, folyamatos karbantartás példánkat szemléljük, láthatjuk, hogy ezek ismétlődnek és mindig ugyanúgy kell, hogy megvalósuljanak. Így bár nem nevezhetjük ezeket klasszikus projekteknek, mégis sok hasonlóságot mutatnak, ennélfogva tervezésük és kontrollingjuk is ugyanúgy valósítható meg.

Fő szempontok vezetői szinten

A gyakorlatból szeretnénk bemutatni néhány példát – a teljesség igénye nélkül – arra vonatkozóan, hogy ilyen tevékenység esetén mi az ami egy vezető számára számít:

  • Munkák kiosztása, rendszeresen ismétlődő feladatok (pl. karbantartások) munkatársakhoz rendelése – átláthatóan, elszámoltathatóan, akár automatikusan
  • Munkalapok kezelése – hiszen ezen igazolások nélkül az elvégzett munka nem számlázható!
  • Melyik kihelyezett géppel mi történik? Milyen karbantartási periódusban tart a gép (pl. első vagy második éves karbantartás? Három évente nagygenerál? 1-3-6-X havi rendszeres karbantartás? Esetleg több ilyen egyszerre?)
  • Ki végezte el az adott munkát? Milyen alkatrészeket vitt magával? Ezek közül mi került felhasználásra? A nem használt alkatrészek visszakerültek a raktárba?
  • Gépcsere esetén a cseregép kiszállításra került? A cserélt gép visszakerült a raktárba? Van garanciális teendő, ügyintézés?
  • Az alvállalkozók telejsítése megfelelő volt? Megérkeztek a teljesítési igazolások? Kifizethetők a számlák? Tartozunk vagy követelünk?

Nem véletlen, hogy ezen feladatok végigvitele, illetve fenti kérdések pontos ismerete minden vezető és cégtulajdonos számára elengedhetetlen! Egy megfelelően paraméterezett workflow rendszer képes arra, hogy az igényekhez igazodva végigvigye fenti munkafolyamatokat és valós idejű jelentéseket készítsen az illetékesek számára – így azonnal visszajelzést kaphatunk minden eseményről, nincs több elfelejtett határidő, kevesebb “elvesztett” alkatrészt kell leírni és az illetékesek mindig tudni fogják, hogy hol, kivel mi történik éppen.

Ezért ajánljuk az xFLOWer Cloud workflow rendszert, ami baráti áron, magyar nyelven, felhő alapon oldja meg ezeket a problémákat!

workflow szoftver blog cikk

SOP vagy workflow szoftver?

A vállalati back office folyamatok standardizálására népszerű megoldás a Standard Operating Procedure (SOP) dokumentumok használata, azonban egy workflow rendszerrel mindez még hatékonyabbá is tehető.

Elolvasom
Projekt menedzsment szoftver

Miért használjon projekt menedzsment szoftvert?

Minden sikeres cég számára elengedhetetlen a hatékonyság, ezért fontos, hogy olyan szoftveres megoldást használjon, amely megkönnyíti a napi munkát. Az xFLOWer projekt menedzsment szoftvere automatizált rendszerbe szervezi az elvégzendő feladatokat, és támogatja az együttműködést.

Elolvasom
beszerzési rendszer

Átlátható folyamatok a logisztikában beszerzési rendszerrel

Bármilyen profilú vállalatról legyen szó, a beszerzés – a logisztika egyik alappilléreként – nélkülözhetetlen része a zökkenőmentes és hatékony működésnek. A különböző eszközök, berendezések, alapanyagok, termékek vagy egyéb inputok rendelkezésre állása és elérhetősége nem ütközhet akadályba, hiszen az komoly problémát okozhat a vállalat működésében, és a költségeket is jelentősen megemelheti.

Elolvasom