Ajánlatkezelés

Ajánlatok kezelése

Workflow rendszer ikon

Kimenő ajánlatok

Az ajánlatok elkészítése az értékesítési munka egyik sarokpontja. Ugyanakkor az ajánlatkészítés - különösen magas hozzáadott értékű, összetett üzleti tevékenységek esetében - nem kizárólag az értékesítési csapat folyamata. Sok esetben szükséges műszaki, jogi, vagy éppen vezetői egyeztetés, mielőtt az ajánlat jóváhagyásra kerülhet. Kezeljen minden ajánlati folyamatot egy rendszerben, hogy minden ajánlat időben, megfelelő tartalommal készüljön el!

Workflow szoftver ikon

BEJÖVŐ ajánlatok

Amikor egy meglévő vagy új partner, beszállító árajánlatot küld cégünk részére, akkor annak elemzése és elbírálása összetett, többszereplős tevékenységláncon keresztül valósul meg. A beérkező ajánlatok esetében nem csupán az ár vagy éppen a műszaki tartalom, hanem akár jogi, környezetvédelmi vagy egyéb szempontok alapján is szükséges megvizsgálni az érkezett dokumentumot. Ezek kezelése nem csupán személyek, hanem akár társosztályok vagy akár szakértő alvállalkozók bevonását is igényelheti. Ezen összetett tevékenységek végig vitelére az xFLOWer ajánlatkezelő modulja a megoldás!

Workflow ikon

Ajánlatok és szerződések összerenDelése

Legyen szó kimenő vagy bejövő ajánlatokról, amennyiben bármely árajánlat elfogadásra kerül, úgy tartozni fog hozzá valamilyen szerződés. Az átláthatóság biztosítása szempontjából kiemelten lényeges, hogy megállapítható legyen, mely szerződés mely ajánlathoz tartozik. Így elkerülhető, hogy olyan szerződés kerüljön például jóváhagyásra, amelynek tartalma nem egyezik a hozzátartozó ajánlat tartalmával. Ezen túlmenően - amennyiben az ajánlat módosítás nélkül került elfogadásra - az xFLOWer akár automatikusan is képes szerződést generálni az azt megelőző ajánlatból.

Jelentéskészítés, vállalatirányítás

Konzisztens kimenő ajánlatok, nagyobb sales hatékonyság

Az xFLOWer ajánlatkezelő modulja lehetővé teszi, hogy egy rendszeren belül állítson össze komplex ajánlati anyagokat, melyek akár szakmai, műszaki, jogi vagy egyéb információkat is tartalmazhatnak. Az ajánlat összeállítása így eleve többszereplős tevékenységlánc, azonban ha az értékesítési csapat tagjai egyénileg is állítják össze a kimenő árajánlatokat, vezetői jóváhagyásuk még mindig szükséges. Ennek megfelelően az ajánlati dokumentum “utazni” kezd a szervezeten belül és egy erre a célra kialakított folyamatkezelő rendszer használata nélkül útja követhetetlenné válik. Ennek megfelelően nem készül el időre, tartalmilag problémás vagy éppen jóváhagyás nélkül kerül az ügyfélhez. Mindezen problémák megelőzésére képes az xFLOWer workflow rendszer ajánlatkezelő modulja  melyben kötött, előre definiált üzleti folyamatok mentén készülhetnek el ajánlatai.

Vállalatirányítási rendszer bevezetése

Ajánlatok és szerződések

Az elkészült és elfogadott ajánlatok a folyamat későbbi fázisaiban összerendelhetőek szerződésekkel, teljesítési igazolásokkal (munkalapokkal) számlákkal is, melyek hozzájuk tartoznak így az egész tevékenységlánc átlátható és követhető marad, valamint minden dokumentum és esemény a rendszerben később bármikor visszakereshetővé válik.

Dokumentumok automatizálása - workflow szoftver

Dokumentumtár

xFLOWer egy ajánlattal kapcsolatos teljes dokumentumkezelési tevékenységet kezeli. 
Az iktatáson túl tárolja az összes dokumentumot, az ügyfél history-jából 1-1 kattintással visszakereshetően.

xFLOWer ereje a sablonizált dokumentumok előállításában mutatkozik meg legjobban. Az ajánlati folyamat típusának, állapotának, az ügyfél szolgáltatásainak függvényében akár automatikusan is előállhatnak a válaszdokumentumok, néhány esetben akár humán jóváhagyás nélkül is kiküldésre kerülhetnek. 

Projekt menedzsment szoftver

Gyorsabb elbírálás, gördülékenyebb beszerzés

Beszerzési igények esetében a bejövő árajánlatok kezelése, összehasonlítása és értékelése is szükséges. Ezen tevékenységek során az ajánlat több kolléga együttes munkáját kívánja meg, akár több szervezeti egységen vagy szakterületen keresztül is. A beérkező ajánlatok ennek megfelelően személyek vagy osztályok között “utaznak” és különféle részeik kerülnek elbírálásra. Így az értékelési folyamat lineáris marad, ami lassítja megvalósulását, nem említve az emiatt bekövetkezhető hibák lehetőségét. Az xFLOWer ajánlatkezelő modulja azonban más. Mivel a rendszer folyamat szinten képes kezelni az árajánlatokat, a beérkező ajánlatok esetében minden résztvevő számára egyszerre osztja ki saját értékelési, jóváhagyási vagy egyéb, az adott ajánlattal kapcsolatos feladatát. Így az ajánlat értékelése nem csupán követhető marad, hanem az egyes társosztályok sokkal hamarabb képesek elvégezni saját feladatukat, hisz nem kell a megelőző folyamatlépést végzőre várniuk. A munka így gördülékenyebb, az ajánlatok értékelése és a kapcsolatos további tevékenységek is gördülékenyebben, gyorsabban, nagyobb hatékonysággal zajlanak. Ismerje meg az xFLOWer-t és kezelje bejövő ajánlatait eredményesebben!

Projekt menedzsment szoftver

Lorem ipsum dolor sit amet makbet dükben incsom du a haventuritom.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam eget viverra nibh, ut facilisis arcu. Sed vehicula consectetur ante ut molestie. Aliquam euismod nunc quis consequat luctus. Morbi eu congue sem, id varius mi. Donec placerat feugiat leo, sed fermentum nibh. Proin non elit vel nisl tristique lacinia. Nulla varius est et odio vestibum. quis mollis dui mattis. Sed tristique varius purus fermentum rutrum. Pellentesque augue lacus, pellentesque sit amet.

xFLOWEr ajánlatkezelő folyamatai

xFLOWer Ajánlatkezelő szoftverben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen ajánlatkezeléshez kapcsolódó ügyintézési tevékenység.    
Az ajánlatkezelési folyamatok nem érnek véget ajánlat összeállításánál és eltárolásánál. Az ajánlatkezelő szoftver az ajánlatok elkészítésének folyamatán túl az ajánlati tevékenység teljes operatív életciklusát kezeli:

  • Ajánlatok megújítása
  • Korábbi ajánlatok előkeresése
  • Különböző ajánlatverziók kezelése
  • Ajánlatok összeállítása csoportmunkában
  • Ajánlatok jóváhagyási folyamatai (szolgáltatástípus, ár, stb. függvényében más-más jóváhagyók)
  • Ajánlatok konvertálása különböző formátumok között (word / pdf / email)
  • Ajánlatok – szerződések – megrendelések összekapcsolása
  • Ügyfelek ajánlati kedvezményeinek kezelése (alkalmazható kedvezmények, akciós szolgáltatások)
  • Ügyfelek és szolgáltatási lehetőségek összekapcsolása (milyen típusú / területű / méretű ügyfélnek mikor mit értékesíthetünk: pl.: debreceni húsvéti akció keretében ajándék)
  • Szolgáltatáscsomagok kezelése (különböző altermékek csomagban történő értékesítése)
  • Időpont-egyeztetések
  • E-mailek (fogadott, küldött) kezelése, tárolása, ügyfelekhez rendelése
  • Beérkező ajánlatkérések feldolgozása: email-ek iktatása, autoreply
  • Elfogadott ajánlat után szerződéskezelései folyamat indítása
  • Munkalapok kezelése – ha például szükséges előzetes helyszíni ügyfélegyeztetés
  • Szolgáltatások / ajánlatok módosításának folyamatai
  • Cross-sales, up-sales
  • Ügyfelek – ügyfélmenedzserek közti kommunikációs folyamat

Ön dönti el, hogy milyen Ajánlatkezelési folyamatokat fog használni; alapértelmezésben az alábbi tevékenységláncot javasoljuk: 

  • ajánlatkérés
  • kereskedő kiválasztás
  • ajánlatkészítés
  • ellenőrzés
  • jóváhagyás
  • visszajelzések kezelése
  • lezárás – szerződési folyamat indítása
  • jelentéskészítés

A fentieket természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve tudja használni.
Olyan űrlapokkal (beviteli mezők), sablonokkal (előre elkészített word file-ok) amelyeket Ön elképzel. Mivel xFLOWer egy folyamatkezelő rendszer, ezért a fenti tevékenységsorozat tetszés szerint szűkíthető / bővíthető, pillanatok alatt megoldható például:

  • értékfüggő jóváhagyás
  • hatszemes jóváhagyás
  • kedvezményrendszer kialakítása
  • mennyiségfüggő kedvezmények
  • csoportmunka támogatás
  • stb.

ajánlatkezelés törzsek

xFLOWer Ajánlatkezelő modulja alapból tartalmazza az ügyféltörzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen ajánlatokkal kapcsolatos adatokat szeretne kezelni. Így felveheti természetesen a kereskedelmi adatokat: cégméret, földrajzi adatok, vásárlási potenciál, telephelyek, kapcsolattartókon túl a partnerek lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait is rögzítheti.
Természetesen az Ön által kínált szolgáltatáshoz / termékhez tartozó információk egyedi ajánlatok szintjén is kezelhetőek, illetve a szolgáltatás típusától függően eltérő adatokat tartalmazhat. Például kialakítható:

  • Napelemeket árul: négyzetméter, fogyasztás-kw, épület tájolás, stb.
  • Nyílászárókat árul: méret, anyag, zsanér, kilincs, hangszigetelés, szín, stb.
  • Medikai szolgáltatást árul: terem / orvos / időpont / szükséges orvosi eszközök, stb.
  • Borokat árul: ország, régió, borász, évjárat, minőség, díjak, stb.
  • Telefonokat árul: gyártó, típus, évjárat, használtság foka, oprendszer, tartozékok, stb.
  • stb.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az ügyfeleket.
Ha Ön nem csak “sima” ügyféltörzset szeretne kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az ajánlatkezelési szoftver folyamatai minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

Hogyan működik az ajánlatkezelő

Az alábbi példán keresztül láthatjuk az ajánlatkezelő modul működését:

  1. Ajánlatkérés beérkezése – a rendszer rögzíti az ajánlatkérés adatait, melyek ügyféladatokból, konkrét igényekből és egyénileg meghatározott adatokból állhatnak. Az ajánlatkérés beérkezéséről visszajelzést küld az ügyféljelölt felé.
  2. Feladatok kiosztása – A rendszer minden résztvevő számára kiosztja az ajánlatkészítés feladatait – pl. felmérés, költségszámítás, vállalási határidő megállapítása, önköltség számítás
  3. Ajánlati adatok rögzítése – A meghatározott feladatok elkészültét követően a rendszer rögzíti az ajánlati sablonban a keletkezett adatokat
  4. Ellenőrzés – Az adatok rögzítését követően a rendszer ellenőrzésre továbbítja az elkészült ajánlatot a kijelölt kolléga számára, aki szükség szerint módosíthatja az ajánlatot, vagy amennyiben megfelelőnek találja, úgy el is fogadhatja azt.
  5. Ajánlat kiküldése – Az elfogadott ajánlatot a rendszer automatikusan eljuttatja az ajánlatkérő részére a meghatározott kommunikációs csatornán keresztül, pl. emailben vagy (postázási modul használata esetén) postai küldeményként
  6. Visszajelzések kezelése – A rendszer az ajánlat kiadását követő pre – sales folyamatot is kezeli, rögzíti  az ajánlatra érkező visszajelzéseket és kiosztja a szükséges értékesítői feladatokat, pl. az ajánlat kiadása után néhány nappal telefonhívást írhat elő az értékesítő kolléga számára.
  7. Folyamat lezárása – Az ajánlatadási folyamat akkor kerül lezárásra, amikor az ügyfél konkrét visszajelzést ad annak elfogadásáról vagy elutasításáról. Elutasítás esetén nincs további teendő vagy folyamat, míg elfogadás esetén a rendszer továbbíthatja a szerződések elkészítéséért felelős kollégák felé. xFLOWer használata esetén ez általában az xFLOWer szerződéskezelő folyamatának indítását jelenti.
  8. Jelentéskészítés – a folyamat lezárását követően a rendszer előre meghatározott, igény szerint kialakított jelentést küld a vezetőség illetve a felelősök számára az ajánlatadás eredményéről, költségéről, határidők betartásáról.

VEGYE FEL VELÜNK A KAPCSOLATOT!

    További olvasmányok

    Folyamatautomatizáció

    Üzleti folyamatautomatizáció lehetőségei

    Milyen feltételei vannak az üzletifolyamat-automatizációnak, hogy az sikerrel záruljon? Ma már minden vállalkozás vezetője tisztában van vele, hogy automatizáció nélkül nem maradhat versenyben. Ráadásul mindenhonnan azt hallani, hogy digitalizáció.

    Elolvasom