Az ajánlatok elkészítése az értékesítési munka egyik sarokpontja. Ugyanakkor az ajánlatkészítés - különösen magas hozzáadott értékű, összetett üzleti tevékenységek esetében - nem kizárólag az értékesítési csapat folyamata. Sok esetben szükséges műszaki, jogi, vagy éppen vezetői egyeztetés, mielőtt az ajánlat jóváhagyásra kerülhet. Kezeljen minden ajánlati folyamatot egy rendszerben, hogy minden ajánlat időben, megfelelő tartalommal készüljön el!
Amikor egy meglévő vagy új partner, beszállító árajánlatot küld cégünk részére, akkor annak elemzése és elbírálása összetett, többszereplős tevékenységláncon keresztül valósul meg. A beérkező ajánlatok esetében nem csupán az ár vagy éppen a műszaki tartalom, hanem akár jogi, környezetvédelmi vagy egyéb szempontok alapján is szükséges megvizsgálni az érkezett dokumentumot. Ezek kezelése nem csupán személyek, hanem akár társosztályok vagy akár szakértő alvállalkozók bevonását is igényelheti. Ezen összetett tevékenységek végig vitelére az xFLOWer ajánlatkezelő modulja a megoldás!
Legyen szó kimenő vagy bejövő ajánlatokról, amennyiben bármely árajánlat elfogadásra kerül, úgy tartozni fog hozzá valamilyen szerződés. Az átláthatóság biztosítása szempontjából kiemelten lényeges, hogy megállapítható legyen, mely szerződés mely ajánlathoz tartozik. Így elkerülhető, hogy olyan szerződés kerüljön például jóváhagyásra, amelynek tartalma nem egyezik a hozzátartozó ajánlat tartalmával. Ezen túlmenően - amennyiben az ajánlat módosítás nélkül került elfogadásra - az xFLOWer akár automatikusan is képes szerződést generálni az azt megelőző ajánlatból.
Az xFLOWer ajánlatkezelő modulja lehetővé teszi, hogy egy rendszeren belül állítson össze komplex ajánlati anyagokat, melyek akár szakmai, műszaki, jogi vagy egyéb információkat is tartalmazhatnak. Az ajánlat összeállítása így eleve többszereplős tevékenységlánc, azonban ha az értékesítési csapat tagjai egyénileg is állítják össze a kimenő árajánlatokat, vezetői jóváhagyásuk még mindig szükséges. Ennek megfelelően az ajánlati dokumentum “utazni” kezd a szervezeten belül és egy erre a célra kialakított folyamatkezelő rendszer használata nélkül útja követhetetlenné válik. Ennek megfelelően nem készül el időre, tartalmilag problémás vagy éppen jóváhagyás nélkül kerül az ügyfélhez. Mindezen problémák megelőzésére képes az xFLOWer workflow rendszer ajánlatkezelő modulja melyben kötött, előre definiált üzleti folyamatok mentén készülhetnek el ajánlatai.
Az elkészült és elfogadott ajánlatok a folyamat későbbi fázisaiban összerendelhetőek szerződésekkel, teljesítési igazolásokkal (munkalapokkal) számlákkal is, melyek hozzájuk tartoznak így az egész tevékenységlánc átlátható és követhető marad, valamint minden dokumentum és esemény a rendszerben később bármikor visszakereshetővé válik.
xFLOWer egy ajánlattal kapcsolatos teljes dokumentumkezelési tevékenységet kezeli.
Az iktatáson túl tárolja az összes dokumentumot, az ügyfél history-jából 1-1 kattintással visszakereshetően.
xFLOWer ereje a sablonizált dokumentumok előállításában mutatkozik meg legjobban. Az ajánlati folyamat típusának, állapotának, az ügyfél szolgáltatásainak függvényében akár automatikusan is előállhatnak a válaszdokumentumok, néhány esetben akár humán jóváhagyás nélkül is kiküldésre kerülhetnek.
Beszerzési igények esetében a bejövő árajánlatok kezelése, összehasonlítása és értékelése is szükséges. Ezen tevékenységek során az ajánlat több kolléga együttes munkáját kívánja meg, akár több szervezeti egységen vagy szakterületen keresztül is. A beérkező ajánlatok ennek megfelelően személyek vagy osztályok között “utaznak” és különféle részeik kerülnek elbírálásra. Így az értékelési folyamat lineáris marad, ami lassítja megvalósulását, nem említve az emiatt bekövetkezhető hibák lehetőségét. Az xFLOWer ajánlatkezelő modulja azonban más. Mivel a rendszer folyamat szinten képes kezelni az árajánlatokat, a beérkező ajánlatok esetében minden résztvevő számára egyszerre osztja ki saját értékelési, jóváhagyási vagy egyéb, az adott ajánlattal kapcsolatos feladatát. Így az ajánlat értékelése nem csupán követhető marad, hanem az egyes társosztályok sokkal hamarabb képesek elvégezni saját feladatukat, hisz nem kell a megelőző folyamatlépést végzőre várniuk. A munka így gördülékenyebb, az ajánlatok értékelése és a kapcsolatos további tevékenységek is gördülékenyebben, gyorsabban, nagyobb hatékonysággal zajlanak. Ismerje meg az xFLOWer-t és kezelje bejövő ajánlatait eredményesebben!
Lorem ipsum dolor sit amet makbet dükben incsom du a haventuritom.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam eget viverra nibh, ut facilisis arcu. Sed vehicula consectetur ante ut molestie. Aliquam euismod nunc quis consequat luctus. Morbi eu congue sem, id varius mi. Donec placerat feugiat leo, sed fermentum nibh. Proin non elit vel nisl tristique lacinia. Nulla varius est et odio vestibum. quis mollis dui mattis. Sed tristique varius purus fermentum rutrum. Pellentesque augue lacus, pellentesque sit amet.
xFLOWer Ajánlatkezelő szoftverben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen ajánlatkezeléshez kapcsolódó ügyintézési tevékenység.
Az ajánlatkezelési folyamatok nem érnek véget ajánlat összeállításánál és eltárolásánál. Az ajánlatkezelő szoftver az ajánlatok elkészítésének folyamatán túl az ajánlati tevékenység teljes operatív életciklusát kezeli:
Ön dönti el, hogy milyen Ajánlatkezelési folyamatokat fog használni; alapértelmezésben az alábbi tevékenységláncot javasoljuk:
A fentieket természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve tudja használni.
Olyan űrlapokkal (beviteli mezők), sablonokkal (előre elkészített word file-ok) amelyeket Ön elképzel. Mivel xFLOWer egy folyamatkezelő rendszer, ezért a fenti tevékenységsorozat tetszés szerint szűkíthető / bővíthető, pillanatok alatt megoldható például:
xFLOWer Ajánlatkezelő modulja alapból tartalmazza az ügyféltörzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen ajánlatokkal kapcsolatos adatokat szeretne kezelni. Így felveheti természetesen a kereskedelmi adatokat: cégméret, földrajzi adatok, vásárlási potenciál, telephelyek, kapcsolattartókon túl a partnerek lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait is rögzítheti.
Természetesen az Ön által kínált szolgáltatáshoz / termékhez tartozó információk egyedi ajánlatok szintjén is kezelhetőek, illetve a szolgáltatás típusától függően eltérő adatokat tartalmazhat. Például kialakítható:
Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az ügyfeleket.
Ha Ön nem csak “sima” ügyféltörzset szeretne kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az ajánlatkezelési szoftver folyamatai minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.
Az alábbi példán keresztül láthatjuk az ajánlatkezelő modul működését:
Bármilyen profilú vállalatról legyen szó, a beszerzés – a logisztika egyik alappilléreként – nélkülözhetetlen része a zökkenőmentes és hatékony működésnek. A különböző eszközök, berendezések, alapanyagok, termékek vagy egyéb inputok rendelkezésre
Milyen feltételei vannak az üzletifolyamat-automatizációnak, hogy az sikerrel záruljon? Ma már minden vállalkozás vezetője tisztában van vele, hogy automatizáció nélkül nem maradhat versenyben. Ráadásul mindenhonnan azt hallani, hogy digitalizáció.
Miként lehet több száz párhuzamos képzést, oktatás megszervezni? Hogy válasszunk szoftver ennek az adminisztrálásához? Lehet-e ennek automatizálni az adminisztrációját?
A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, utolsó bejegyzésében a workflow bevezetések egy olyan hasznát taglaljuk, ami operatív és vezetői szinten is könnyíti a folyamatok fejlesztését, bevezetését, illetve segít kímélni a fejlesztési projektekbe bevonandó IT erőforrásokat is. Hogyan? Bejegyzésünkből kiderül.
A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, negyedik részében megvizsgáljuk, hogy hogyan csökkenti a workflow – BPM – rendszerek bevezetési a napi működéssel összefüggő üzleti kockázatokat.
A workflow bevezetés haszna sorozatunk jelen, harmadik részében a workflow bevezetés által kínált mérhető és gyakorlati versenyelőnyt kínáló attribútumokra fókuszálunk.
