Ajánlatkezelő szoftver

Kimenő és bejövő ajánlatok, szerződések - minden feladat folyamatban!

Kimenő ajánlatok kezelése

Az ajálnatok elkészítése az értékesítési munka egyik sarokpontja. Ugyanakkor az ajánlatkészítés - különösen magas hozzáadott értékű, összetett üzleti tevékenységek esetében - nem kizárólag az értékesítési csapat folyamata. Sok esetben szükséges műszaki, jogi, vagy éppen vezetői egyeztetés, mielőtt az ajánlat jóváhagyásra kerülhet. Kezeljen minden ajánlati folyamatot egy rendszerben, hogy minden ajánlat időben, megfelelő tartalommal készüljön el!

Bejövő ajánlatok kezelése

Amikor egy meglévő vagy új partner, beszállító árajánlatot küld cégünk részére, akkor annak elemzése és elbírálása összetett, többszereplős tevékenységláncon keresztül valósul meg. A beérkező ajánlatok esetében nem csupán az ár vagy éppen a műszaki tartalom, hanem akár jogi, környezetvédelmi vagy egyéb szempontok alapján is szükséges megvizsgálni az érkezett dokumentumot. Ezek kezelése nem csupán személyek hanem akár társosztályok vagy akár szakértő alvállalkozók bevonását is igényelheti. Ezen összetett tevékenységek végigvitelére az xFLOWer ajánlatkezelő modulja a megoldás!

Ajánlatok és szerződések összerendelése

Legyen szó kimenő vagy bejövő ajánlatokról, amennyiben bármely árajánlat elfogadásra kerül, úgy tartozni fog hozzá valamilyen szerződés. Az átláthatóság biztosítása szempontjából kiemelten lényeges, hogy megállapítható legyen, mely szerződés mely ajánlathoz tartozik. Így elkerülhető, hogy olyan szerződés kerüljön például jóváhagyásra, amelynek tartalma nem egyezik a hozzátartozó ajánlat tartalmával. Ezen túlmenően - amennyiben az ajánlat módosítás nélkül került elfogadásra - az xFLOWer akár automatikusan is képes szerződést generálni az azt megelőző ajánlatból.


Konzisztens kimenő ajánlatok, nagyobb sales hatékonyság.

Az xFLOWer ajánlatkezelő modulja lehetővé teszi, hogy egy rendszeren belül állítson össze komplex ajánlati anyagokat, melyek akár szakmai, műszaki, jogi vagy egyéb információkat is tartalmazhatnak. Az ajánlat összeállítása így eleve többszereplős tevékenységlánc, azonban ha az értékesítési csapat tagjai egyénileg is állítják össze a kimenő árajánlatokat, vezetői jóváhagyásuk még mindig szükséges. Ennek megfelelően az ajánlati dokumentum "utazni" kezd a szervezeten belül és egy erre a célra kialakított folyamatkezelő rendszer használata nélkül útja követhetelenné válik. Ennek megfelelően nem készül el időre, tartalmilag problémás vagy éppen jóváhagyás nélkül kerül az ügyfélhez. Mindezen problémák megelőzésére képes az xFLOWer workflow rendszer ajánlatkezelő modulja, melyben kötött, előre definiált üzleti folyamatok mentén készülhetnek el az árajánlatok, útjuk követhető marad és minden - végső és köztes - határidő lejártát is figyeli a rendszer. Az elkészült és elfogadott ajánlatok a folyamat későbbi fáziásaiban összerendelhetőek szerződésekkel, teljesítési igazolásokkal (munkalapokkal) számlákkal is, melyek hozzájuk tartoznak így az egész tevékenységlánc átlátható és követhető marad, valamint minden dokumentum és esemény a rendszerben később bármikor visszakereshetővé válik.

 

További tájékoztatásBemutató igénylés

 

Gyorsabb elbírálás, gördülékenyebb beszerzés.

Beszerzési igények esetében a bejövő árajánlatok kezelése, összehasonlítása és értékelése is szükséges. Ezen tevékenységek során az ajánlat több kolléga együttes munkáját kívánja meg, akár több szervezeti egységen vagy szakterületen keresztül is. A beérkező ajánlatok ennek megfelelően személyek vagy osztályok között "utaznak" és különféle részeik kerülnek elbírálásra. Így az értékelési folyamat lineáris marad, ami lassítja megvalósulását, nem említve az emiatt bekövetkezhető hibák lehetőségét. Az xFLOWer ajánlatkezelő modulja azonban más. Mivel a rendszer folyamat szinten képes kezelni az árajánlatokat, a beérkező ajánlatok esetében minden résztvevő számára egyszerre osztja ki saját értékelési, jóváhagyási vagy egyéb, az adott ajánlattal kapcsolatos feladatát. Így az ajánlat értékelése nem csupán követhető marad, hanem az egyes társosztályok sokkal hamarabb képesek elvégezni saját feladatukat, hisz nem kell a megelőző folyamatlépést végzőre várniuk. A munka így gördülékenyebb, az ajánlatok értékelése és a kapcsolatos további tevékenységek is gördülékenyebben, gyorsabban, nagyobb hatékonysággal zajlanak. Ismerje meg az xFLOWer-t és kezelje bejövő ajánlatait eredményesebben!

 

További tájékoztatásBemutató igénylés

 

Szerződések és ajánlatok - minden információ összhangban.

Legyen szó kimenő vagy bejövő ajánlatokról, kiemelten fontos, hogy a kiadott ajánlatokban tett vállalások a szerződésekben is leképeződjenek. Mi történik amennyiben az ajánlatok és szerződések tartalma között különbségek maradnak? Kimenő ajánlat esetében olyan vállalások kerülhetnek a szerződésbe, melyeket nem áraztunk be - viszont teljesítenünk kell. Ezáltal a projekt - rosszabb esetben az egész vállalat nyereségessége is - veszélybe kerülhet. Amennyiben bejövő ajánlat tartalma nem kerül át beszállítósi szerződéseünkbe, úgy előfordulhat, hogy olyan tételekért is fizetünk - az ajánlati ár alapján - melyek teljesítésére nem került sor - így végsősoron anyagi kár érhet. Nem beszélve az ilyen ellentmondásos helyzetekben kialakuló konfliktusokról, akár jogi procedúrákról, melyek további erőforrásokat vonnak el cégünktől. Az xFLOWer ajánlatkezelő rendszere képes az ajánlatok és szerződések akár blokkonkénti összerendelésére, az egyes tartalmi elemek akár párhuzamosan történő végső jóváhagyási folyamatainak végigvitelére is. Ennek megfelelően nem fordulhat elő, hogy szerződéseink olyan elemet tartalmazzanak, amelyet a kiadott ajánlat nem, vagy fordítva; azaz, hogy az ajánlati árban foglaltakkal szemben alacsonyabb teljesítési kötelezettség maradjon partneri szerződéseinkben.

 

További tájékoztatásBemutató igénylés

 

AJÁNLATKEZELŐ SZOFTVER

A beérkező megrendelések, ajánlatkérések kezelése meghatározó a sikeres szerződéskötések tekintetében. Gyors, az ügyfelek számára mindenben megfelelő ajánlati folyamat kialakítása önmagában is növeli az értékesítés esélyét, ami kiemelt versenyelőny lehet az értékesítésben, alapvető szükséglet az operatív működés támogatására.

 

MIÉRT EZT AZ AJÁNLATKEZELŐ SZOFTVERT VÁLASSZA?

Az xFLOWer egy magyar fejlesztésű folyamatkezelő, ügykövető rendszer, melynek ajánlatkezelő modulja magyar cégvezetők tapasztalatai alapján nyerte el mai funkcionalitását. A legtöbb ajánlatkezelő szoftverrel ellentétben ez nem csak egy ajánlat-nyilvántartó, melyben státuszok és határidők állíthatóak, hanem egy sokkal összetettebb, de mégis egyszerűen használható megoldásrendszer.
A legterjedtebb nyelvek mellett az xFLOWer ajánlatkezelő magyarul is használható.

 

AJÁNLATKEZELŐ KERETRENDSZER – A SZOFTVERES TÁMOGATÁS

xFLOWer ajánlatkezelő modulja egy olyan keretrendszert biztosít, mely azonnal tartalmazza a működéshez legfontosabb üzleti folyamatokat és törzsadatokat, de ezek gyorsan testre szabhatók akár a bevezetés szakaszában, akár később bármikor módosíthatók, bővíthetők!
Az xFLOWer ajánlatkezelő szoftver egy felhő alapú szolgáltatás, de tulajdonképpen „csak” egy alapkeretet biztosít ahhoz, hogy olyan vállalati környezetet hozzon létre magának, amelyben nem kell minden negyedévben egy új szoftveres megoldás kiválasztásán törnie a fejét. Nézze meg az 
xFLOWer Cloud kínálatát. Az xFLOWer ajánlatkezelő szoftver bevezetésével ezekhez a modulokhoz Ön is bármikor hozzáférhet: ha most van szüksége rá akkor most, ha csak később akkor ezek az xFLOWer ajánlatkezelő szoftver kereteibe pillanatok alatt beemelhetőek utólag is.

 

AJÁNLATKEZELŐ SZOFTVER FOLYAMATAI

xFLOWer Ajánlatkezelő szoftverben mindent folyamatok vezérelnek, ezekhez dokumentumok kapcsolódhatnak. A folyamatok lépésről lépésre vezetik végig a munkatársakat az ügyintézési tevékenységeken, így véletlenül sem maradhat el semmilyen ajánlatkezeléshez kapcsolódó ügyintézési tevékenység.    
Az ajánlatkezelési folyamatok nem érnek véget ajánlat összeállításánál és eltárolásánál. Az ajánlatkezelő szoftver az ajánlatok elkészítésének folyamatán túl az ajánlati tevékenység teljes operatív életciklusát kezeli:

Ön dönti el, hogy milyen Ajánlatkezelési folyamatokat fog használni; alapértelmezésben az alábbi tevékenységláncot javasoljuk: 

  • ajánlatkérés
  • kereskedő kiválasztás
  • ajánlatkészítés
  • ellenőrzés
  • jóváhagyás
  • visszajelzések kezelése
  • lezárás – szerződési folyamat indítása
  • jelentéskészítés

A fentieket természetesen az Ön igényeinek megfelelően paraméterezve tudja használni.
Olyan űrlapokkal (beviteli mezők), sablonokkal (előre elkészített word file-ok) amelyeket Ön elképzel. Mivel xFLOWer egy folyamatkezelő rendszer, ezért a fenti tevékenységsorozat tetszés szerint szűkíthető / bővíthető, pillanatok alatt megoldható például:

  • értékfüggő jóváhagyás
  • hatszemes jóváhagyás
  • kedvezményrendszer kialakítása
  • mennyiségfüggő kedvezmények
  • csoportmunka támogatás
  • stb.
 

AJÁNLATKEZELÉSI SZOFTVER TÖRZSEK

Az xFLOWer Ajánlatkezelő modulja alapból tartalmazza az ügyféltörzsek kezelését, de azt Ön határozhatja meg, hogy az alapadatokon kívül milyen az ajánlatokkal kapcsolatos adatokat szeretne kezelni. Így felveheti természetesen a kereskedelmi adatok: cégméret, földrajzi adatok, vásárlási potenciál, telephelyek, kapcsolattartók túl a partnerek lábméretét, nyelvtudását, árbevételét, gyerekeinek számát vagy épp a feleség foglalkozását vagy politikai kapcsolatait is rögzítheti.
Természetesen az Ön által kínált szolgáltatáshoz / termékhez tartozó információk egyedi ajánlatok szintjén is kezelhetőek, illetve a szolgáltatás típusától függően eltérő adatokat tartalmazhat. Például kialakítható:

  • Napelemeket árul: négyzetméter, fogyasztás-kw, épület tájolás, stb.
  • Nyílászárókat árul: méret, anyag, zsanér, kilincs, hangszigetelés, szín, stb.
  • Medikai szolgáltatást árul: terem / orvos / időpont / szükséges orvosi eszközök, stb.
  • Borokat árul: ország, régió, borász, évjárat, minőség, díjak, stb.
  • Telefonokat árul: gyártó, típus, évjárat, használtság foka, oprednszer, tartozékok, stb.
  • stb.

Amennyiben Önnek már vannak törzsadatai (pl.: más rendszerekben), akkor lehetőség van ezen informatikai rendszerekkel interface kapcsolatokat kialakítani, így például az xFLOWer felületén nem kell ismételten rögzítenie az ügyfeleket.
Ha Ön nem csak "sima" ügyféltörzset szeretne kezelni (név, cím, telefon), hanem speciális adatai vannak, akkor sincs akadálya xFLOWer használatának. Kialakítható HR törzs, Ingatlan törzs, Adós törzs, Eszköz törzs, Szerződés törzs, Megbízó törzs vagy bármi. Az ajánlatkezelési szoftver folyamatai minden esetben a megfelelő törzshöz kapcsolódnak.

 

HOGYAN MŰKÖDIK AZ AJÁNLATKEZELŐ?

Az alábbi példán keresztül láthatjuk az ajánlatkezelő modul működését:

  1. Ajánlatkérés beérkezése – a rendszer rögzíti az ajánlatkérés adatait, melyek ügyféladatokból, konkrét igényekből és egyénileg meghatározott adatokból állhatnak. Az ajánlatkérés beérkezéséről visszajelzést küld az ügyféljelölt felé.
     
  2. Feladatok kiosztása – A rendszer minden résztvevő számára kiosztja az ajánlatkészítés feladatait – pl. felmérés, költségszámítás, vállalási határidő megállapítása, önköltség számítás
     
  3. Ajánlati adatok rögzítése – A meghatározott feladatok elkészültét követően a rendszer rögzíti az ajánlati sablonban a keletkezett adatokat
     
  4. Ellenőrzés – Az adatok rögzítését követően a rendszer ellenőrzésre továbbítja az elkészült ajánlatot a kijelölt kolléga számára, aki szükség szerint módosíthatja az ajánlatot vagy amennyiben megfelelőnek találja, úgy el is fogadhatja azt.
     
  5. Ajánlat kiküldése – Az elfogadott ajánlatot a rendszer automatikusan eljuttatja az ajánlatkérő részére a meghatározott kommunikációs csatornán keresztül, pl emailben vagy (postázási modul használata esetén) postai küldeményként
     
  6. Visszajelzések kezelése – A rendszer az ajánlat kiadását követő pre - sales folyamatot is kezeli, rögzíti  az ajánlatra érkező visszajelzéseket és kiosztja a szükséges értékesítői feladatokat, pl. az ajánlat kiadása után néhány nappal telefonhívást írhat elő az értékesítő kolléga számára.
     
  7. Folyamat lezárása – Az ajánlatadási folyamat akkor kerül lezárásra, amikor az ügyfél konkrét visszajelzést ad annak elfogadásáról vagy elutasításáról. Elutasítás esetén nincs további teendő vagy folyamat, míg elfogadás esetén a rendszer továbbíthatja a szerződések elkészítéséért felelős kollégák felé. xFLOWer használata esetén ez általában az xFLOWer szerződéskezelő folyamatának indítását jelenti.
     
  8. Jelentéskészítés – a folyamat lezárását követően a rendszer előre meghatározott, igény szerint kialakított jelentést küld a vezetőség illetve a felelősök számára az ajánlatadás eredményéről, költségéről, határidők betartásáról.
 

AZONNAL HASZNÁLHATÓ AJÁNLATKEZELŐ SZOFTVER

A legjobb rendszer sem jelent megoldást, ha a mögöttes folyamatok kialakításába hiba kerül. Épp emiatt az xFLOWer Cloud moduljai tartalmazzák azokat a bevált gyakorlatokon alapuló, előre elkészített folyamatokat, amelyek a használatba vétel első pillanatától kezdve biztosítják a professzionális munkaszervezést – vezetői szinten így csupán azt szükséges meghatározni, hogy melyik szerepkörben mely kollégák tevékenykednek, a többit a rendszer elvégzi.

Az xFLOWer Cloud ajánlatkezelési megoldása mindezt tartalmazza és lehetővé teszi a teljes folyamat kezelését, függetlenül az ügyek, felhasználók és párhuzamos folyamatok számától. Az egyes részfolyamatok automatizálása szintén megoldott, így pénzt, energiát és időt spórol vállalata számára. Az érdeklődők ennek köszönhetően gyorsan, egységes arculattal és a vállalt határidők pontos betartása mellett kapják kézhez ajánlatát.

Az eredmény? Gyorsabb, hatékonyabb ajánlatkezelési folyamat és automatizáció, ami leendő ügyfelei elégedettségét, terméke vagy szolgáltatása hozzáadott értékét növeli.