Minden munkatárs egy szervezeten belül könnyen kezelhető, rugalmas szoftverrel szeret dolgozni. Kérdés persze, hogy kinek mit jelent a rugalmasság, és meddig érdemes hagyni, hogy a különböző folyamatokat tetszés szerint lehessen változtatni. Mi az, ami segíti a hatékonyságot, és hol a határ, amikor már átláthatatlanok lesznek ezek a rendszerek?

Elöljáróban egy konkrét eset tanulságairól

A cikk további részében megemlítünk más szoftvereket, amelyeket világszerte rengeteg cég használ megfelelően, és elvitathatatlan érdemeik vannak a digitális tranzakció terén is. A példáinkban természetesen nem ezeket a rendszereket akarjuk kritikával illetni, sokkal inkább a felhasználói oldaltól kapott visszajelzések alapján szeretnénk bemutatni, mikor lesz a korábbi előnyös tulajdonságból olyan akadály, ami áttekinthetetlenné teheti a rendszerben tárolt információkat.

Mi késztet egy cégvezetőt arra, hogy lecseréljen egy már évekkel korábban bevezetett szoftvert?

Tegnapi történet: egy bemutató során kiderült, hogy egy építőipari cég a projekt management szoftvere helyett keres egy másik alkalmazást. A megbeszélés során elmondták, mi a tevékenységük, beszéltek a projektjeikről, és arról, hogy milyen adatokat, dokumentumokat kívánnak a rendszerben tárolni, ezeket milyen módon kívánják összegyűjteni. Az is kiderült, hogy jelenleg a Monday.com-ot használják, amit egy ideig nagyon szerettek, de aztán egyre inkább azt vették észre, hogy a folyamatok során kapott adatok nem adnak megfelelő információt egy-egy projektről, ráadásul a kollégák feladatai is követhetetlenné váltak.

Hogyan következhet be egy ilyen eset?

A fenti kérdés akaratlanul is felmerül, mert nehezen érthető, hogy ami az elején 1-2 évig jól működött, az ma már inkább káoszt okoz. Kiderült, hogy a Monday.com egyik nagy előnye a rugalmasság. A folyamatokban lévő projektek nem mindig azonosak, ezért egyre többször, menet közben nyúltak bele a folyamatok szabályozásába, így az újabb projektek lefutása, adminisztrációja adott esetben pontosnak tűnt, de összehasonlítani egyiket a másikkal nem tudták, sem pénzügyileg, sem más tekintetben. Egyre nehezebb volt a megfelelő összesítéseket, statisztikákat “elővarázsolni”, és ez minden tekintetben a homályt növelte. A vezetők nem látták, hogy az adatok mennyire megbízhatóak, ezért a munkatársakat kérték meg, hogy külön kimutatásokat készítsenek, vagyis az adminisztrációs terhek ismét drasztikusan megnőttek.

A belátás bölcsessége

Eljött egy pillanat, amikor már komolyan kellett venni a nyomást mindkét oldalról: az elvárásokat, illetve a terhelés csökkentését egy optimális szintre. A belső vizsgálat során derült ki, hogy habár mindenki mindent pontosan adminisztrál, a rendszer által biztosított rugalmasság már nem előny, hanem hátrányt okoz. Minden apró változást úgy akartak lekövetni, hogy a szoftverben definiált adminisztrációs folyamatot rendszeresen átírták. Mintha egy társasjátékban minden kört más-más szabályok szerint kellene játszani.

A kiút

A cég jelenleg is keresi a megfelelő megoldást egy olyan alkalmazásban, ahol előre lehet definiálni a folyamatokat. Meg kell határozni a projekteknél előforduló leggyakoribb és legfontosabb lépéseket, sőt, folyamat csoportokat kell megnevezni. Egy példával élve: a Projekt, mint fő folyamat, ehhez kapcsolódnak alfolyamatként a szerződéskötés valamint a kivitelezés lépései, egy másik alfolyamat lehet az alvállalkozók bevonása, a pénzügyi elszámolás (számlák, teljesítési igazolások) kezelése. Természetesen ezeket az alfolyamatokat is tovább lehet bontani, pl. kimenő számlák vagy bejövő számlák kezelése. Amennyiben ez ilyen folyamat struktúrát sikerül meghatározni, a következő lépés a struktúrát leképezni képes szoftver megkeresése.

Az xFLOWer mint lehetséges megoldás

Az xFLOWer támogatja a folyamatok gyors kialakítását a Low Code módszer segítségével. Megoldható a folyamatok “átrajzolása” is, ha arra valóban szükség van, de ez nem azt jelenti, hogy minden projekt előtt össze kell ülni, és kitalálni valamilyen új szabályrendszert. És a legnagyobb előny, hogy alfolyamatokat is definiálni tudunk, ezáltal a kész rendszer sokkal jobban leképezi majd a teljes valós folyamatot, a projektek strukturális mélységeit is.